หากเรามองไปรอบๆ ก็จะเห็นร้านอาหาร และคาเฟ่เปิดใหม่กันเรื่อยๆ ทีเดียว ASAP Project เลยอยากจะหยิบประเด็นเรื่องของระบบขายหน้าร้านหรือ Point of Sales (POS) มาเล่าให้ฟังสำหรับเพื่อนๆ ที่กำลังคิดจะเปิดร้านเป็นของตนเองในอนาคต ว่าจะต้องเลือกยังไงให้เหมาะกับธุรกิจในช่วงเวลานั้นๆ
เริ่มแรก เรามาแบ่งประเภทระบบหน้าร้านกันก่อน โดยขอแบ่งเป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ ได้แก่
POS แบบพื้นฐาน
POS ขั้นสูง (Advance)
ระบบ POS แบบพื้นฐาน
มักจะมีขนาดเล็กมักจะมีขนาดเล็ก ใช้งานง่าย เป็น web-based และ mobile application ใช้งานได้ทุกที่ บนหลายแพลตฟอร์ม บางแบรนด์สามารถใช้งานบน Tablet ได้อีกด้วย
โดยทั่วไป POS แบบพื้นฐานจะเน้นฟีเจอร์ในการรับออเดอร์ และขายหน้าร้าน เหมาะกับธุรกิจรีเทลหรือคาเฟ่ขายสินค้าที่รับมาเป็นชิ้นๆ ที่ไม่ได้มีเมนูที่ต้องปรุงแบบซับซ้อน อาจไม่เหมาะกับธุรกิจร้านอาหารที่มีเมนูที่ต้องปรุงด้วยวัตถุดิบหลากหลาย หรือสั่งทำจากครัวกลาง
ส่วนมาก จะไม่ได้ทำเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ (หากต้องการต้องไปคุยเป็นกรณีๆ ไป) ระบบสต็อกไม่ได้ซับซ้อนไม่ได้มีสาขามากมาย และไม่ได้ทำโปรโมชั่นที่ซับซ้อน อาจจะมีหรือไม่มีระบบสมาชิกในตัว รายงานที่ได้มักจะเป็นแบบ Raw data หรือเป็นข้อมูลดิบ ไม่ได้มีตัวเลือกให้กรองข้อมูลมาก ส่วนใหญ่เน้นให้ผู้ใช้งาน export ออกมาเป็น excel หรือ csv แล้วมาทำข้อมูลตามที่ต้องการเองอีกที
ระบบ POS แบบขั้นสูง
จะมีหลายโมดูลมากกว่าจะมีหลายโมดูลมากกว่า แต่บางแบรนด์อาจจะไม่ได้เป็น web หรือ mobile application ทั้งหมด รองรับธุรกิจร้านอาหารหรือรีเทล ที่มีสาขามากมาย มีครัวกลางผลิตอาหาร มีหลายคลังในแต่ละสาขา
นอกจากรับออเดอร์และทำการขายแล้ว POS ขั้นสูงจะสามารถบริหารในส่วนของการออกใบคิวของออเดอร์ในครัว การบริหารโต๊ะและที่นั่งในร้าน การทำโปรโมชั่นแบบซับซ้อน สร้างเงื่อนไขเองได้ บริหารสต็อกในตัวบางส่วน การสั่งซื้อวัตถุดิบ และการบริหารฐานลูกค้า อาจจะมีหรือไม่มีการจัดการเรื่องสมาชิก
สำหรับเรื่องสต็อก POS ขั้นสูงจะสามารถรองรับสินค้าที่มีสูตรการผลิต หรือ Bill of Materials (BOM)ได้ (แต่จะไม่ได้ลึกถึงระดับการคำนวณหาต้นทุนที่ชัดเจนของสินค้า) และที่สำคัญ คือจะเปิดเชื่อมต่อกับระบบหลังบ้านอย่างโปรแกรมบัญชีหรือ ERP ได้อีกด้วย
การเลือกระบบหน้าร้านนั้น ไม่จำเป็นว่าจะต้องเลือกตัวที่มีฟีเจอร์มากที่สุด เพราะยิ่งฟีเจอร์มากและซับซ้อนมากเท่าไหร่ ก็จะต้องลงทุนมากขึ้นเท่านั้นทั้งเรื่องเงิน เวลา และทรัพยากรบุคคลที่ต้องเรียนรู้การใช้งาน ทางที่ดี ควรจะพิจารณาถึงข้อต่อไปนี้ก่อน
ลักษณะธุรกิจว่าเป็นคาเฟ่เล็กๆ หรือเป็นร้านอาหาร มีหลายสาขาหรือไม่ หรือครัวกลางหรือไม่ มีการทำโปรโมชั่นซับซ้อนหรือไม่ เป็นต้น
อายุของธุรกิจว่าเพิ่งเริ่มเปิดหรือไม่ ควรจะลงทุนแล้วหรือยัง หรือทำมาได้ 2-3 ปีแล้วและมีแนวโน้มที่จะขยายต่อไปอีก
ระบบหลังบ้านว่ามีอยู่แล้วหรือไม่ หากใช้อยู่แล้ว ใช้เป็นโปรแกรมบัญชีตัวเล็ก หรือใช้ระบบ ERP แล้วระบบเหล่านั้นเปิดเชื่อมต่อกับระบบ POS หรือไม่
สินค้าที่ขายว่าเป็นการซื้อมาขายไปเป็นราย Item หรือเป็นการผลิตเอง แล้วนำมาขาย หากเป็นกรณีหลัง ต้องการจับต้นทุนละเอียดมากเพียงใด เป็นต้น
ไม่ว่าจะเป็นระบบเล็กหรือใหญ่ ASAP Project คิดว่าเริ่มมีไว้ก็ดีกว่าไม่มีเลย เวลาจะต่อยอด จะไม่มีข้อมูล ทำให้บริหารและตัดสินใจยาก หากเพื่อนๆ คนไหนกำลังมองหาโซลูชั่นการขายเฉพาะกรณีของตนเอง ก็ปรึกษาเราได้เลยที่ hello@asapproject.co!
หมายเหตุ: ข้อมูลข้างต้นอ้างอิงระบบ POS ในประเทศเป็นหลัก