หลายๆคนอาจจะมีความสับสนระหว่างซอฟต์แวร์ทั้งสองประเภทนี้กันอยู่มากพอสมควร บางทีก็ใช้สลับกันไปมา จนไม่แน่ใจว่าถ้าจะซื้อซอฟต์แวร์หลังบ้านใหม่ ควรจะมองหา ERP? หรือแค่โปรแกรมบัญชีก็พอ? ASAP Project จะช่วยอธิบายให้เห็นว่าสองประเภทนี้ต่างกันอย่างไร
1. ขนาดของซอฟต์แวร์
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resources Planning หมายความว่า ระบบที่จะบริหารจัดการทุกอย่างขององค์กร ซึ่งจะประกอบด้วยหลายๆ โมดูลด้วยกัน ตั้งแต่ทั้งหน้าบ้านจนถึงหลังบ้าน เช่น ระบบสต็อก ขาย ซื้อ การเงินบัญชี ภาษี ผลิต HR CRM คลังสินค้า เป็นต้น ยิ่งมีหลายโมดูลก็ยิ่งระบบใหญ่ ซึ่งแน่นอนว่าต้องใช้เวลาในการขึ้นระบบนานมากเท่านั้น
ERP สามารถแบ่งตามขนาดได้เป็น 2 ขนาด คือ ขนาดกลาง และ ขนาดใหญ่
ERP ขนาดกลาง คือไม่ได้มีครบทุกโมดูลแต่อาศัยการเปิดเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์เฉพาะทางอื่นๆ เพื่อให้ได้โซลูชั่นที่ครบถ้วน
ERP ขนาดใหญ่ คือมีทุกโมดูลในตัวเองและเชื่อมต่อกันทั้งหมด ซึ่งในบางกรณีอาจต้องมีการเขียนเพิ่มเติม เพื่อปรับเปลี่ยนบางฟีเจอร์ให้เหมาะสม
โปรแกรมบัญชี นั้นมีขนาดที่เล็กกว่า ERP และแน่นอน โฟกัสเพียงที่ระบบบัญชี ซึ่งจะดูแลเรื่องเจ้าหนี้ลูกหนี้ การลงบัญชี การออกรายงานด้านบัญชี ภาษี ซึ่งในบางแบรนด์ อาจจะรวมถึงการทำเงินเดือน การจัดการส่วนของขายและซื้อ แต่ก็จะเป็นเพียงแค่ใบสั่งขาย/สั่งซื้อ มีระบบการจัดการค่าใช้จ่ายบ้าง แต่ไม่ละเอียดนัก
หรืออาจจะพูดสั้นๆได้ว่า โปรแกรมบัญชี ก็คือ Subset ของ ERP นั่นเอง
2. โมดูลผลิต
ERP มักจะมีโมดูลของการผลิต ซึ่งจะสามารถรองรับ BOM (Bill of Materials) หรือสูตรการผลิตหลายระดับ เพื่อจะบริหารต้นทุนสินค้าได้ อีกทั้งยังสามารถเพิ่มตัวแปรที่จับต้องไม่ได้ เช่น ค่าโสหุ้ย หรือค่าแรงเข้าไปเป็นต้นทุนได้อีกด้วย
ดังนั้นหากคุณทำธุรกิจผลิตสินค้า หรือธุรกิจอาหารครบวงจร ERP น่าจะเป็นคำตอบที่ยั่งยืนกว่า
โปรแกรมบัญชี มักจะไม่ได้รองรับ BOM แม้จะมีรหัสสินค้าก็ตาม ทำให้คุณอาจจะต้องไปพึ่งการเชื่อมต่อกับระบบผลิต หรือโปรแกรมขายหน้าร้านที่มีความสามารถในจุดนี้
โดยทั่วไปแล้วโปรแกรมบัญชีจะรองรับการจับตัวแปรที่จับต้องได้และมีหลักฐานชัดเจน เช่นค่าใช้จ่ายต่างๆเป็นหลัก แต่ยังไม่สามารถบันทึกในส่วนของค่าแรงค่าโสหุ้ยได้ และการจับรายละเอียดเป็นรายโปรเจ็คเพื่อวิเคราะห์ก็ไม่สามารถทำได้เช่นกัน
3. รายละเอียดและความซับซ้อน
เนื่องจาก ERP เป็นระบบใหญ่ รายละเอียดที่ผู้ใช้งานบันทึกเข้าไปในโมดูลหนึ่ง จะถูกนำไปใช้ในส่วนอื่นๆ ได้ จึงต้องมีช่องข้อมูลจำนวนมากกว่า และมีความซับซ้อนกว่าซอฟต์แวร์บัญชี เช่น การบันทึกเอกสารด้านขาย อาจต้องระบุทั้งงวดการชำระเงิน จำนวนเงินมัดจำ รายละเอียดของส่วนลด ลูกค้า โปรเจ็ค และอื่นๆอีกมากมาย เพราะข้อมูลจะต้องถูกดึงไปยังระบบบัญชีและผลิต เช่นเดียวกันกับการบริหารสินค้าใน ERP จะต้องระบุเงื่อนไขมากมายในรหัสสินค้า ทั้งวิธีคิดต้นทุน ราคาขาย ราคาซื้อ ราคาลด เพราะทั้งหมดจะเกี่ยวโยงกับระบบคลัง ผลิต ซื้อ และบัญชี เป็นต้น
ในขณะเดียวกัน โปรแกรมบัญชี ซึ่งมีขนาดเล็กกว่า ทำให้ขอบเขตการทำงานค่อนข้างชัดเจนและตรงไปตรงมา ทำให้ผู้ใช้งานทำงานง่าย เรียนรู้ได้เร็ว เพราะมีช่องข้อมูลที่ต้องระบุไม่มากนัก แต่อาจทำให้ต้องใช้ระบบอื่นหรือทำงาน manual ใน excel ควบคู่ไปด้วยเพื่อเก็บรายละเอียดอื่นๆในส่วนที่ซอฟต์แวร์บัญชีจัดการไม่ได้
4. ระยะเวลาการขึ้นงานและการเรียนรู้
ERP มีความซับซ้อน แต่ละโมดูลมีความเฉพาะตัว ทำให้ต้องมีขบวนการที่เรียกว่า “การวางระบบ” หรือ “Implementation” ที่ต้องใช้ความพิถีพิถันในการทำ การวางระบบคือการที่ทีมงานของผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เข้าประชุมร่วมกับลูกค้า เพื่อทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงานจริง ก่อนจะจัดอบรมผู้ใช้งานให้เข้าใจการใช้งาน ERP ให้รองรับขบวนการทำงานของแต่ละฝ่าย โดยปกติแล้วอาจจะต้องใช้เวลาตั้งแต่ 4 เดือนถึง 2-3 ปีกว่าจะขึ้นระบบสำเร็จ 100% แล้วแต่ขนาดและความซับซ้อนของระบบ
โปรแกรมบัญชี มีความกระทัดรัดกว่าและเป็นส่วนงานที่ผู้ทำบัญชีเข้าใจอยู่แล้ว ด้วยช่องข้อมูลที่ไม่มาก ทำให้อาจจะไม่ต้องมีการวางระบบเหมือน ERP แค่ดูวิดิโอการใช้งาน และสอบถามเล็กๆ น้อยๆ ก็สามารถเข้าใจและใช้งานได้ด้วยตนเอง ภายในระยะเวลาภายในประมาณ 1-2 เดือน
5. ราคา
ERP ด้วยฟีเจอร์และความสามารถที่มากกว่า ERP จึงมีราคาที่สูงกว่าโปรแกรมบัญชีทั่วไปอย่างแน่นอน ซึ่งโมเดลการขายของแต่ละแบรนด์นั้นอาจจะแตกต่างกันเล็กน้อย ภาพรวมในตลาดจะมีการขายอยู่ 2 แบบคือแบบขายขาด และแบบเช่าใช้รายปี แต่ส่วนมากในไทยยังเป็นแบบขายขาดกันอยู่ และจะมีค่าบริการรายปีตั้งแต่ปีที่ 2 เป็นต้นไป ด้วยอัตราตั้งแต่ 10-25%
ราคาแล้วแต่ขนาดของ ERP หากเป็นขนาดกลางอาจเริ่มจากหลักแสนต้นๆ หากเป็น ERP ที่มีโมดูลครบถ้วน ก็อาจจะถึงหลักหลายล้าน ทั้งนี้ ราคานอกจากจะเป็นค่าซอฟต์แวร์แล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องและต้องเตรียม Budget ไว้ให้พร้อมด้วย เช่น ค่าบริการวางระบบ ค่าเชื่อมต่อกับระบบอื่นหากมี ค่าจ้างเขียนเพิ่มเติม (Customization) และค่าบริการรายปี (หากมีการคิดเพิ่มเติม) เป็นต้น
โปรแกรมบัญชี เนื่องจากมีผู้ให้บริการจำนวนมากกว่า ERP มาก ทำให้มีการแข่งขันด้านราคากันสูง ราคาจึงถูกกว่า ERP แต่นั่นก็เป็นเหตุให้คนเปลี่ยนไปเปลี่ยนมาบ่อยๆเช่นกัน ส่วนโมเดลการขาย ก็มีทั้ง 2 แบบ ทั้งขายขาด และเช่าใช้ เช่นกัน แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์ที่พัฒนาออกมาใหม่จะเริ่มเป็นแบบเช่าใช้กันมากขึ้น
ส่วนราคาก็เริ่มจากเปิดให้ใช้ฟรี ไปจนถึงหลักหมื่นกลางๆ แล้วแต่ความซับซ้อนที่สามารถจัดการได้ รวมถึงบริการหลังการขายที่มีให้
6. แบรนด์ในไทย
ERP มีให้เลือกตั้งแต่ขนาดกลางจนถึงใหญ่ ทั้งที่พัฒนาโดยคนไทยเองและที่มาจากต่างประเทศ
แบรนด์ที่พัฒนาโดยคนไทยที่เป็นที่นิยมในตลาดมักจะเป็น ERP ขนาดกลาง อย่าง MAC-5, Winspeed, Formula ซึ่งมีฟีเจอร์ที่ค่อนข้าง Universal คือรองรับได้หลากหลายประเภทธุรกิจ แต่ยังมีอีกหลายแบรนด์ที่เป็น ERP สำหรับธุรกิจเเฉพาะ อย่างธุรกิจผลิต หรือ อสังหาริมทรัพย์ เป็นต้น
แบรนด์ของต่างประเทศที่เข้ามาทำตลาดในไทยได้ส่วนใหญ่ มักจะเป็น ERP ขนาดใหญ่ ได้แก่ Odoo, Microsoft Dynamics AX/Navision, SAP B1, SAP HANA และ Oracle เป็นต้น
โปรแกรมบัญชี ก็มีทั้งของไทยและต่างประเทศเช่นเดียวกัน โปรแกรมของไทยที่มีคนใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุด ก็คือ Express ซึ่งอาจจะถือว่าเป็นโปรแกรมบัญชีตัวแรกของทุกคนก็ว่าได้
นอกจากนี้ยังมีแบรนด์อื่นๆที่ได้รับความนิยมอีก เช่น CD Organizer, Autoflight และ Business Plus อย่างไรก็ตามในปัจจุบันยังมีแบรนด์ Startup ที่ทยอยเปิดตัวกันมาเป็นตัวเลือกใหม่ๆ ได้แก่ FlowAccount, PeakEngine และ AccRevo อีกด้วย
ASAP Project หวังว่าทุกคนน่าจะเข้าใจความแตกต่างระหว่างโปรแกรมบัญชีและ ERP ได้ชัดเจนขึ้นแล้ว ดังนั้น ก่อนจะเลือกซื้อซอฟต์แวร์ซักตัว คุณควรจะวิเคราะห์ความต้องการของตนเองให้ดีเสียก่อนว่า ซอฟต์แวร์ที่จะใช้งาน ต้องสามารถจัดการความต้องการที่ซับซ้อนได้มากเพียงใด