ภายใต้สถานการณ์ Covid-19 นี้ หลายบริษัทมีนโยบายให้พนักงานทำงานแบบ Work from home ซึ่ง Project Management คือหนึ่งในเครื่องมือที่ถูกหยิบยกขั้นมาใช้งานเพื่อให้ทุกคนสามารถติดตาม และ ประสานงานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้ตัวที่เป็นที่นิยมอย่าง Trello Asana หรือจะเป็นตัวเลือกอื่นๆที่มีมากมายในตลาดแต่ละตัวต่างก็มีจุดเด่น และ ข้อจำกัดของตัวเอง ซึ่งอาจทำให้ผู้ใช้งานหลายๆคนต้องหัวเสียกับการเปลี่ยนแปลงในการทำงานแบบใหม่นี้
แต่ไม่ว่าจะเป็น Project Management ยี่ห้อใดก็ตาม สิ่งหนึ่งที่จะเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จในการใช้งานให้เต็มประสิทธิภาพก็คือ “การวางแผนขึ้นระบบ” หรือ Implementation
ในบทความนี้ ASAP Project จะมาแนะนำ 5 วิธีที่จะทำให้การวางแผนเพื่อใช้งานของคุณประสบความสำเร็จ และทีมงาน แฮปปี้ที่สุดครับ
1) วิเคราะห์ประเภท และ ระดับ (Level) ของงาน
แน่นอนว่างานของเรามีทั้งที่ซับซ้อนมากน้อย แตกต่างกันไป คุณจะต้องลองทบทวนดูว่างานของคุณนั้นมีทั้งหมดกี่ระดับ เช่น
4 ระดับ = Project > Task > Sub-task > Sub-sub Task
จากนั้นลองสำรวจดูว่าเครื่องมือที่เราใช้งานนั้นอนุญาตให้เราบริหารจัดการได้ทั้งหมดกี่ระดับ เช่นถ้าเป็น Trello
ระดับที่ 1 = Board
ระดับที่ 2 = List (column)
ระดับที่ 3 = Card
ระดับที่ 4 = Activities
ซึ่งหากซอฟต์แวร์ตัวนั้นๆมีระดับที่รองรับการทำงานของคุณได้ นั่นก็จะทำให้การวางแผนงานเป็นไปได้อย่างสบายๆ แต่หากงานของคุณมีความละเอียดที่สูงกว่านั้น คุณก็อาจจะต้องลองมองหาวิธีที่ซิกแซกเล็กน้อย ด้วยการตั้งชื่อ รวมสองระดับที่ไม่ได้มีความสำคัญมากนักเข้าด้วยกัน หรือถ้ามันจำเป็นจริงๆ ก็อาจจะต้องลองมองหาเครื่องมือตัวอื่นๆ เพื่อให้ทีมงานทุกคนทำงานได้สะดวก
2) ศึกษาความสามารถของซอฟต์แวร์ในแต่ละระดับ
คุณอาจจะต้องลองดูให้ดีว่าในแต่ละระดับมีฟีเจอร์อะไรบ้าง และตรงกับความต้องการของคุณหรือไม่ เช่น
การ Assign project/task ownerหรือกำหนดความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีม บางส่วนอาจมี Owner ได้หลายคน บางส่วนอาจจะจำกัดให้มีได้แค่คนเดียว
การกำหนด Deadlineสามารถตั้งเวลาให้ทุกคนทราบทั่วกันว่างานนั้นๆต้องเสร็จเมื่อไหร่
การสร้างซ้ำ (Duplication)อาจจะต้องดูให้ดีในกรณีที่งานของคุณเป็นงานประจำเกิดขึ้นซ้ำๆ ซึ่งคุณไม่อยากจะกำหนดค่าต่างๆใหม่ทุกครั้งแน่นอน และฟีเจอร์แบบนี้จะช่วยประหยัดเวลาในการทำงานไปได้มากทีเดียว
3) สร้างกติการ่วมกันในทีม
ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือที่ดีขนาดไหน การสร้างกติกาและทำความเข้าใจร่วมกันคือปัจจัยที่สำคัญที่สุดเพื่อไม่ให้ใครคนใดคนหนึ่ง ใช้งานอย่างสะเปะสะปะ และพาความสับสนมาสู่ทีมงานคนอื่นๆ (จริงๆแล้วก็คล้ายๆกับออฟฟิสของเรานั่นแหละที่จะต้องถูกจัดให้เป็นระเบียบไม่ใช่ใครจะวางของตรงไหนก็ได้) โดยมีสองประเด็นที่ ASAP Project ขอแนะนำว่า “ต้องตกลงกัน” ให้ชัดเจนคือ
การตั้งชื่อ: ควรจะกำหนดให้เป็นระบบเดียวกันเพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ เช่น
200413 ASAP Project - Project Management (วันเดือนปี - ชื่อลูกค้า - รหัสประเภทงาน)
เวลาในการอัพเดทงาน: นี่เป็นอีกเรื่องสำคัญที่หลายคนอาจมองข้าม เมื่อคุณ Work from home แล้ว อาจจะต้องตกลงกันว่า เราจะอัพเดทความคืบหน้าวันละ สองครั้ง 11 โมง และ 4 โมง เย็น เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่ารายละเอียดที่อยู่บนจอนั้น เป็นข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุด
4) Flow และ การกำหนดสิทธิ
ซอฟต์แวร์บางตัวมีฟีเจอร์ในเรื่องของการอนุมัติ ซึ่งคุณควรจะเขียน approval flow หรือ ลำดับการอนุมัติของบริษัทออกมาก่อน ว่ามีใครบ้างที่เกี่ยวข้อง และ มี flow แค่แบบเดียวหรือไม่ ก่อนที่จะลงมือตั้งค่าในระบบ จะได้ไม่ต้องมานั่งแก้ไขหลายๆรอบ
5) ใช้งานอย่างสม่ำเสมอ และ สามัคคีคือพลัง
ข้อสุดท้ายเป็นสิ่งที่สำคัญมากๆ การเปลี่ยนวิธีการทำงานย่อมมีอุปสรรค์เสมอ ทุกคนจะต้องช่วยเหลือกันและกัน ใครทำเป็นก็สอนคนที่ยังไม่เข้าใจให้ทุกคนปรับตัวได้ และ อย่ายอมแพ้ไปทำงานนอกระบบ เพราะจะกลายเป็นข้ออ้างให้คนต่อๆไป จนสุดท้ายจะไม่มีใครยอมใช้ และล้มเหลวไปในที่สุด
สุดท้ายนี้ ASAP Project เชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานในครั้งนี้ จะไม่ใช้แค่รูปแบบชั่วคราวแต่จะเป็นก้าวแรกในการวางรากฐานการทำงานบน Digital Platform ของบริษัทในระยะยาว ซึ่งการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมก็เป็นสิ่งที่คุณไม่ควรจะมองข้าม เพราะบางครั้งการเลือกซอฟต์แวร์ฟรีหรือเลือกใช้ตามคนอื่นๆ แต่มันไม่สามารถรองรับการทำงานได้ดีพอก็อาจจะทำให้ผู้ใช้งานไม่มีความสุข และนำมาซึ่งการปฏิเสธไปในที่สุดครับ