5 สัญญาณว่าบริษัทยังอยู่ในยุค ‘ไดโนเสาร์’
ในโลกที่ทุกธุรกิจต้องแข่งขันด้วยความเร็วโดยการเอาเทคโนโลยีมาเป็นตัวเร่งขั้นตอนการทำงาน การปรับตัวให้ไวในทุกส่วนขององค์กรดูเหมือนเป็นเรื่องจำเป็นที่คนทำงานอย่างเราๆ ต้องทำให้ได้ แต่ก็ยังมีบริษัทอีกจำนวนมากที่ยอมแพ้กับการแข่งขัน ไหวตัวไม่ทันกับความเร็วของคู่แข่ง และยังปล่อยให้ตัวเองอยู่ในยุค “ไดโนเสาร์” โดยไม่ตั้งใจ
เรามาดู 5 สัญญาณที่จะช่วยให้เราสังเกตองค์กรของเราว่ายังเป็น “ไดโนเสาร์” ในยุคดิจิตอลอยู่หรือเปล่า
TYPE
Thoughts
1️⃣ พึ่งพากระดาษและ Excel ส่วนตัวจนมากเกินไป
🚨 คุณยังใช้กระดาษในหลายกระบวนการทำงานจนเกินไป หรือยังต้องพึ่งพาการทำ Excel ในทุกการทำรายงาน แถม Excel ยังไม่สามารถแชร์กันได้ เพราะเก็บไว้ในเครื่องส่วนตัวของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
🚨 พบปัญหากระดาษหาย หรือต้องนั่งเก็บข้อมูลจากกระดาษทีละแผ่นเพื่อทำรายงาน
🚨 Excel หนักมาก ใช้เวลาโหลดข้อมูลนาน เพราะมีผูกสูตรไว้อย่างแน่หนา ไม่กล้าเปลี่ยนชีท
ขั้นแรกของการขยับจากยุคนี้ มาลองใช้ Office Suite ที่อยู่บน Cloud และแชร์ไฟล์ให้หลายๆ คนในองค์กรทำงานร่วมกันได้ เปลี่ยนจากกระดาษมาเป็นไฟล์ดิจิตอลกันก่อน
เริ่มเปลี่ยนแปลงด้วยแพลตฟอร์มที่เป็นที่นิยมอย่าง Google Workspace, Office365, Zoho หรือ Lark Suite
2️⃣ ซอฟต์แวร์ยุคก่อน 90 หรือซอฟต์แวร์ที่ไม่เวิร์คแต่ยังใช้ต่อไป
🚨 คุณยังใช้ซอฟต์แวร์ที่หน้าจอยังเป็นสีดำ ตัวอักษรและเคอร์เซอร์กระพริบเป็นสีเขียวๆ อยู่ เหมือนในหนัง Matrix หรือยังเป็นเขียนด้วยภาษาที่เลือกใช้กันไปแล้ว ไม่มีใครพัฒนาด้วยภาษานี้แล้ว
🚨 ซอฟต์แวร์ที่ใช้ไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบใหม่ๆ ในโลกปัจจุบันได้ เพราะไม่รองรับการทำ API
🚨 ซอฟต์แวร์ที่ใช้อยู่ค่อนข้างผุพัง ใช้งานได้บ้าง ไม่ได้บ้าง ข้อมูลผิดพลาด และที่สำคัญคือผู้พัฒนาไม่อยู่แล้ว หรือไม่ซัพพอร์ทเวอร์ชันที่ใช้อยู่แล้ว
ลองประเมินความเสียหายที่ซอฟต์แวร์ที่ใช้มีต่อการทำงาน ความเสี่ยงในการเสียโอกาสทางธุรกิจ และความยั่งยืนในการเติบโตในอนาคต แล้วค่อยๆ วางแผนตัดสินใจเลือกระยะเวลาในการเลิกใช้ และการนำระบบใหม่เข้ามาใช้กันดีกว่า
3️⃣ ยังไม่มีเครื่องมือเพื่อซัพพอร์ทการ Work From Home หรือจากสถานที่อื่นๆ ข้างนอกออฟฟิศ
🚨 คุณยังไม่มีระบบเพื่อประชุมออนไลน์ด้วยคุณภาพที่ดี
🚨 ไม่มีการจัดเก็บแชร์ไฟล์สำคัญบน Cloud ของบริษัท
🚨 การขออนุมัติ ไม่ว่าเรื่องอะไร ยังต้องใช้กระดาษวิ่งข้ามโต๊ะ ทุกอย่างใช้ Messenger วิ่งฝ่ารถติดไปมา
🚨 โปรเจกต์จะเดินก็ต่อเมื่อเข้าห้องประชุมกันเท่านั้น
ตั้งแต่ยุคโควิด หลายๆ บริษัทก็เปลี่ยนนโยบายการทำงาน ให้พนักงานทำงานจากที่ไหนก็ได้กันมากขึ้น
ลองนำเครื่องมือการทำงานร่วมกัน อย่าง Project Management, Collaboration Tool, Workflow Management หรือระบบประชุมออนไลน์มาเริ่มใช้ในองค์กรกันดีกว่า
4️⃣ ขาดการทำเทรนนิ่งพัฒนาทักษะด้านดิจิตอลให้กับพนักงาน
🚨 คุณไม่ค่อยได้รับการสนับสนุนให้พัฒนาความรู้หรือทักษะด้านดิจิตอล ไม่ว่าจะเป็นการใช้ Excel ขั้นสูง หรือเรื่องที่กลายเป็นพื้นฐานจำเป็นอย่าง Google Analytics
🚨 ไม่มีคนเก่งในองค์กรที่สามารถพัฒนาทักษะ แต่ก็ไม่มีโครงการในการส่งไปเรียนข้างนอกบ่อยเท่าที่ควร
🚨 การทำเทรนนิ่งยังเป็นเรื่องเนื้อหาเดิมๆ ใช้วิธีเก่าๆ ที่อาจจะไม่เวิร์คแล้วกับโลกวันนี้
ลองมองหาคอร์สดีๆ ออนไลน์ แล้วส่งพนักงานที่มีความสนใจ หรืออยู่ในสายงานที่สัมผัสกับเครื่องมือเทคโนโลยีอยู่แล้วไปเรียน (เช่น ฝ่ายการตลาดและขาย) แล้วให้พนักงานกลุ่มนั้นลองปรับใช้ทักษะด้านดิจิตอลในงานของตนเอง เพื่อเป็นจุดเริ่มต้นในการเปลี่ยนแปลง
5️⃣ วัฒนธรรมที่ไม่คิดใหม่ทำใหม่
🚨 คุณไม่สามารถนำเสนอไอเดียในการทำงานด้วยวิธีการใหม่ๆ ได้
🚨 ไม่มีทรัพยากรให้ได้ลองซื้อเครื่องมือใหม่ๆ มาใช้งาน หรืองบประมาณน้อยเกินกว่าจะทำโปรเจกต์ดิจิตอลใดได้ดี
🚨 กลุ่มบริหารยังไม่เชื่อและไม่ให้น้ำหนักกับการเปลี่ยนแปลงด้วยเทคโนโลยี
ไม่ว่าจะมีเครื่องมือที่ดีแค่ไหน แต่ถ้าวัฒนธรรมยังไม่เอื้อให้คิดใหม่ ก็ทำให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้ยากถึงเป็นไปไม่ได้เลย ลองทำเวิร์คชอปเพื่อเปิดใจ หรือทำโปรเจกต์ตัวอย่าง (Pilot Project) เพื่อเป็นการแสดงหลักฐานว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นไปได้ และเป็นเรื่องที่ดีขององค์กร
แน่นอนว่าการจะออกจากยุคไดโนเสาร์นั้น ใช้แรงและทรัพยากร แต่ถ้าเราไม่เปลี่ยน โลกและการแข่งขันในตลาดก็จะเปลี่ยนเราก่อน ขอเป็นกำลังใจให้ทุกคนปรับตัวให้ทันกับยุคดิจิตอลกันนะครับ
ASAP Project เป็นที่ปรึกษาด้าน Digital Transformation ที่จะช่วยสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับธุรกิจด้วยเทคโนโลยี
#digitalization #digitaltransformation #asapproject
