มารู้จักกระบวนการ "ขึ้นระบบ" หรือ Implementation ของซอฟต์แวร์
เข้าใจความสำคัญและขั้นตอนของการวางระบบในการนำซอฟต์แวร์ไปใช้งานอย่างประสบความสำเร็จ
TYPE
Thoughts
รู้จักกระบวนการขึ้นระบบ
ซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจ (Business Software) เป็นเครื่องมือสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพและขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวหน้า อย่างไรก็ตาม การนำซอฟต์แวร์มาใช้งานนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อน ซึ่งต้องมี "การวางระบบหรือขึ้นระบบ" (Implementation) ก่อนเริ่มใช้งานจริง
การขึ้นระบบ คือ กระบวนการในการจัดเตรียมความพร้อมทั้งในเรื่องของข้อมูล ผู้ใช้งาน ระบบ และการทำ Change Management ที่จำเป็นต่อการปรับกระบวนการทำงานทั้งหมดเพื่อไปใช้ระบบใหม่ ตลอดจนการให้บริการและซัพพอร์ทจนระบบใหม่ขึ้นได้อย่างประสบความสำเร็จ
การขึ้นระบบมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในการนำซอฟต์แวร์ไปใช้งาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ เช่น ERP และ CRM ของค่ายต่างชาติ ซึ่งมีความซับซ้อนสูง การขึ้นระบบที่ดีจะช่วยให้การนำระบบไปใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น และบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพขั้นตอนหลักๆ ในการให้บริการ
ขั้นตอนในการขึ้นระบบ (Implementation Process)
ขั้นตอนหลักในการขึ้นระบบ ส่วนใหญ่แล้ว จะประกอบไปด้วย
การเก็บรายละเอียดความต้องการลูกค้าอย่างละเอียด เช่น ขั้นตอนการทำงานในแต่ละฝ่ายเป็นอย่างไร ใช้เอกสารอะไร มีการอนุมัติอย่างไร จะต้องมีงานเชื่อมต่อระหว่างฝ่ายอย่างไร แล้วทำเป็น Blueprint หรือ Functional design (หรือแล้วแต่ว่าบริษัทไหนจะเรียกยังไง) ซึ่งจะเป็นสรุปเกี่ยวกับระบบงานของลูกค้าที่จะนำขึ้นมาไว้ในซอฟต์แวร์
การปรับแต่งโปรแกรมเพิ่มเติม (Customization) ตามความต้องการลูกค้า หากมี โดยขั้นตอนนี้จะมีโปรแกรมเมอร์เข้ามาเกี่ยวข้อง อาจใช้เวลาแล้วแต่ระดับความยากง่ายของความต้องการที่เก็บมา และรวมถึง
การแต่งฟอร์มเอกสาร ให้มีลักษณะหน้าตาตามที่แต่ละองค์กรใช้จริงและทดสอบพิมพ์ออกมา
การปรับแต่งรายงานในระบบให้ตอบโจทย์ความต้องการ
การตั้งค่าระบบต่างๆ เช่น ผู้ใช้งานและสิทธิการเข้าถึงข้อมูล ภาษี ฟอร์ม หน้างบ วิธีคิดต้นทุน วิธีคิดค่าเสื่อมของแต่ละองค์กร เป็นต้น
การเชื่อมต่อระบบอื่นๆ (Integration) ซึ่งจริงๆ แล้วอาจจะอยู่ในขั้นตอนนี้หรือจะทำทีหลังเมื่อไหร่ก็ได้ ขึ้นอยู่กับความพร้อมของอีกระบบด้วย
การเตรียมเท็มเพลตข้อมูลหลัก (Master data) ที่จะต้องนำเข้าในระบบใหม่ ในกรณีที่จะย้ายจากฐานข้อมูลที่ใช้อยู่เดิม โดยทาง vendor จะมีเท็มเพลตให้อยู่แล้ว และจะให้ลูกค้าเป็นฝ่ายใส่ข้อมูลมาให้ หรืออาจจะใช้วิธีดึงมาจากระบบอื่นด้วยการเชื่อมต่อ
ทำการทดสอบระบบ (UAT และ SIT) เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ใช้งานยอมรับวิธีการใช้งานจริงและไม่ติดปัญหาอะไร รวมถึงว่าระบบต่างๆ เชื่อมต่อกันได้อย่างถูกต้องและราบรื่น
สอนการใช้งาน (Training) ให้ผู้ใช้งานคุ้นเคยและเข้าใจวิธี/คอนเซ็ปต์การทำงานของโปรแกรม
Go live หรือเริ่มใช้ระบบจริง โดยอาจจะมีทีมงานประกบช่วยดูให้ทำงานได้เรียบร้อย ไม่มีปัญหา
รูปแบบการให้บริการ
บริการวางระบบจะประกอบด้วย
การให้บริการ ณ สถานที่ของลูกค้า หรือที่เรียกกันว่า on-site และ
การทำงานหลังบ้าน คือกลับมาเตรียมงานให้ลูกค้าที่ออฟฟิศ
ซึ่งราคาของโปรเจ็ควางระบบนั้น ขึ้นอยู่กับจำนวนวันทั้งหมดที่จะต้องใช้ทั้งหมด (Man day) หากเป็นธุรกิจที่มีความซับซ้อน หรือมีระบบงานที่เฉพาะตัวมากๆ ไม่เหมือนที่อื่น ก็อาจต้องใช้วันบริการที่มากขึ้นตามลำดับ
กรณีที่มีการปรับแต่งระบบเพิ่มเติม (Customization)
หากมีการปรับแต่งพัฒนาระบบเพิ่มเติม (Customization) เพื่อให้มีฟีเจอร์ที่เหมาะกับธุรกิจนั้นๆ จะทำให้ระยะเวลาของโปรเจ็คยาวนานและราคาสูงขึ้น เพราะมีขั้นตอนต่างๆเพิ่มเข้ามา ดังนี้:
เก็บสเป็คงานหรือความต้องการและตรวจสอบยืนยันกัน
โปรแกรมเมอร์พัฒนาตามคยวามต้องการ
ทดสอบระบบ
แก้ BUG หรือข้อผิดพลาดที่พบ
ทำคู่มือ และส่งมอบงานให้ลูกค้า
มั่นใจก่อนเลือกผู้ให้บริการ
การขึ้นระบบ ถือว่าเป็นกระบวนการหนึ่งที่สำคัญที่สุด และเป็นปัจจัยที่เราควรให้ความสำคัญในการเลือกผู้ให้บริการ ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการรายใด ควรจะตรวจสอบให้มั่นใจถึงประเด็นเหล่านี้
รายละเอียด และขอบเขตการให้บริการระหว่างการขึ้นระบบ
ผู้ที่จะทำหน้าที่เป็น Project Manager ภายในของเรา (มีทีมงานที่มีความสามารถและความเข้าใจในกระบวนการทำงานภายใน และเทคโนโลยี)
ค่าใช้จ่ายต่อ Man Day ในกรณีที่ต้องมีการพัฒนาเพิ่ม
การให้บริการหลัง Go Live เป็นต้น
ASAP Project เป็นที่ปรึกษาด้าน Digital Transformation ที่จะช่วยสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับธุรกิจด้วยเทคโนโลยี
#implementation
