มารู้จัก 3 วิธีการเชื่อมต่อของซอฟต์แวร์ที่พบบ่อย ก่อนเลือกระบบ
หากคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์ เพื่อพัฒนาธุรกิจของคุณ อย่าลืมให้ความสำคัญกับนโยบายการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ด้วย มาเข้าใจ 3 วิธีการเชื่อมต่อของซอฟต์แวร์ทั่วไปกันครับ!
TYPE
Solution Guide
เลือกซอฟต์แวร์ ต้องดูความเป็นไปได้ในการเชื่อมต่อ
หากคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์ที่จะช่วยพัฒนากระบวนต่างๆ ในธุรกิจ นโยบายในการเปิดเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ เป็นประเด็นสำคัญที่คุณควรคำนึงถึงเป็นอันดับแรก ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมขายหน้าร้าน (POS) สำหรับร้านอาหาร หรือโปรแกรมบัญชีที่ทุกธุรกิจควรมี คุณควรถามตัวเองก่อนว่า ซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกควรสามารถเชื่อมต่อกับระบบหลังบ้านหรือซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่คุณใช้อยู่ได้หรือไม่ เพื่อให้ข้อมูลทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ลดการทำงานซ้ำซ้อน และไม่ต้องคีย์ข้อมูลในโปรแกรมเก่าและโปรแกรมใหม่หลายรอบ
แล้วซอฟต์แวร์ต่างๆ มีวิธีเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่นๆ ยังไงบ้าง? ปกติแล้วจะทำได้อยู่ 3 แบบ ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของผู้ให้บริการคือ
01 การเชื่อมต่อด้วย Excel หรือ CSV
การ Export ข้อมูลจากระบบหนึ่งเป็น Excel หรือ CSV แล้วนำเข้าไปยังอีกระบบหนึ่ง ถือเป็นวิธีที่ง่ายและประหยัดที่สุด ซึ่งอาจจะเป็นฟีเจอร์ที่มีรวมอยู่แล้วในบางซอฟต์แวร์ หรือบางผู้ให้บริการอาจจะพัฒนาเพิ่มเติมให้ได้ฟรี โดยวิธีนี้เป็นวิธีที่ผู้ใช้งานสามารถทำเองได้ แต่ก็ต้องยอมรับว่าวิธีนี้ยังมีความเป็น manual และต้องใช้ User ที่มีความเข้าใจในการปรับและเตรียมข้อมูลอยู่บ้าง
02 การรับส่งข้อมูลผ่านแหล่งข้อมูลกลาง
เป็นวิธีที่ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ทั้ง 2 ระบบทำการตกลงกันว่าจะแลกเปลี่ยนข้อมูลกันที่แหล่งข้อมูลตรงกลาง ซึ่งอาจจะเป็นไดรฟ์กลางหรือแฟ้มกลางในเซิร์ฟเวอร์ของลูกค้า โดยระบบหนึ่งจะเอาชุดข้อมูลที่มีความเปลี่ยนแปลงมาวางไว้ที่แหล่งข้อมูลกลางนั้น และอีกระบบจะเข้ามารับข้อมูลเข้าไปอัพเดทในระบบด้วยความถี่ที่ตกลงกัน เช่น ทุกเที่ยงคืนของทุกวัน เป็นต้น
วิธีนี้ช่วยให้งานอัตโนมัติมากขึ้น แม้ว่าอาจจะไม่ได้ทำงานแบบเรียลไทม์ตลอดเวลา แต่ก็เพียงพอสำหรับการใช้งานทั่วไป
03 การเขียน API เพื่อเชื่อมกัน
เป็นวิธีที่ดีที่สุดจากทุกวิธี โดยบางซอฟต์แวร์ (โดยเฉพาะ SaaS) มักจะมีการทำ API ทิ้งไว้อยู่แล้ว เพื่อให้ผู้พัฒนารายอื่นหรือซอฟต์แวร์อื่นๆสามารถเขียนเชื่อมต่อได้อย่างอิสระ
ในกรณีที่ไม่ใช่ SaaS จะเป็นการพัฒนา API ขึ้นมาเพิ่มเติม โดยผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ทั้งสองฝ่ายจะทำการตกลงกันในประเด็นที่ต้องการเชื่อมต่อ ข้อมูลที่จะมีการส่งต่อกัน ความถี่ และการส่ง-รับระหว่างกัน ทำให้สามารถอัพเดทข้อมูลระหว่างกันได้อย่าง Real time ไม่ต้องมีการรอ
อย่างไรก็ตาม การพัฒนา API นั้นมีค่าใช้จ่ายที่สูงกว่า ใช้เวลาพัฒนานานกว่า จึงต้องพิจารณาอย่างระมัดระวังว่าจำเป็นต้องทำ API ในทุกกรณีหรือไม่
นอกจากนี้ หากผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งสามารถเข้าถึงโครงสร้างข้อมูล (Database structure) ของอีกฝ่ายที่อนุญาตให้เข้ามาได้ ก็สามารถจะพัฒนาคำสั่งเพื่อให้ดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลโดยตรงได้เลย
หากพิจารณาการใช้งานในระยะยาว ความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ เป็นหนึ่งในปัจจัยที่จำเป็นต้องพิจารณาในการคัดเลือกซอฟต์แวร์ที่จะนำมาใช้ โดยควรปรึกษากับผู้ให้บริการถึงวิธีการเชื่อมต่อที่เหมาะสมและค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นทั้งในปีแรกและปีถัดๆไป ด้วยเสมอ
ASAP Project เป็นที่ปรึกษาด้าน Digital Transformation ที่จะช่วยสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับธุรกิจด้วยเทคโนโลยี
#Integration
