ทรานส์ฟอร์มให้สำเร็จ ด้วย การมอบหมาย “หน้าที่และขอบเขตความรับผิดชอบที่ชัดเจน”

ในองค์กร มักจะมีสิ่งที่เรียกว่า Job Description หรือขอบเขตงานกันอยู่แล้วในทุกตำแหน่งใช่มั้ยคะ 

แต่โปรเจกต์ DX ที่จะทำการทรานส์ฟอร์มสิ่งที่มีอยู่แล้ว หรือทำสิ่งใหม่ๆ ให้เกิดขึ้นในองค์กร มักจะเป็นหน้าที่ใหม่ที่ขอบเขตงานเหล่านี้ไม่มีเขียนไว้ และไม่มีใครเป็นเจ้าของที่ชัดเจน 
และนั่นคือจุดเริ่มต้นของอุปสรรคในการทำโปรเจกต์ค่ะ

จากประสบการณ์ของเรา การทำให้ R&R หรือ Roles and Responsibilities ของหน้าที่ใหม่เหล่านั้น ชัดเจนมากๆ เป็นสิ่งที่สำคัญมาก ต้องทำก่อน และต้องทำให้เร็ว
แต่หลายครั้ง องค์กรอาจจะยังไม่เห็นความสำคัญหรือเร่งด่วนของเรื่องนี้ ลงมือจัดการช้าไป จนเกิดผลกระทบและต้องมาตามจัดการตามหลัง

TYPE

Thoughts

เรื่องใหม่ ไม่มีใครทำ

พูดถึงการทำ DX เรามักจะพูดถึงโปรเจกต์ใหม่ ทำเรื่องที่ไม่มีคนทำมาก่อน ไม่มีเขียนอย่างละเอียดไว้ในขอบเขตงานตอนสมัครเข้ามา พอโดนดึงเข้ามาทำโปรเจกต์ด้วยกัน แน่นอนว่าต้องมีความสับสน ไม่เข้าใจ ไม่ชัดเจน ไม่รู้ใครต้องทำอะไร ต้องแจ้งใคร ต้องให้ใครอนุมัติ ฯ

ความสับสนตรงนี้ ถ้าไม่ยอมจับมามองให้ชัดเจน จะกลายเป็นที่มาของความทะเลาะเบาะแว้ง และการเกี่ยงงาน ที่เราไม่มีเวลาพอจะมานั่งแก้ปัญหาในโปรเจกต์ที่เร่งรีบ

หลายครั้งที่มีหน้าที่ใหม่หรืองานใหม่ที่เพิ่มเข้ามาจากโปรเจกต์ มักจะไม่มีใครกล้าพอจะยกมือรับมาทำ หรือยกมือโยนให้คนอื่นทำ (อย่างน้อยๆ ก็ในประเทศแถบเอเชียเรา)

นั่นเป็นซีนที่จริงๆ “Project Sponsor” ต้องเข้ามามีบทบาทให้การตัดสินใจ และมอบหมายหน้าที่ หากโครงสร้างของทีมยังไม่ชัด ถึงขนาดแม้แต่ Project Manager ก็ยังไม่เคลียร์

⚠️ มาดูกันว่า ถ้าเราไม่เคลียร์ R&R ให้เร็ว จะเกิดอะไรขึ้นได้บ้าง

[1] โปรเจกต์หยุดแบบไม่มีใครรู้สาเหตุ

ในโปรเจกต์ใหม่ๆ มักจะมีงานที่ตอนแรกมองไม่เห็นอยู่เยอะพอสมควร

พอถึงเวลาทำจริงๆ ก็เพิ่งจะมาเจอว่าต้องมีหน้าที่นี้ด้วย 
หาก PM ไม่รู้จะมอบหมายให้ใคร หรือไม่มีอำนาจพอจะมอบหมาย และยังไม่สามารถจะ Escalate ขึ้นไปได้เร็วพอ โปรเจกต์ก็อาจจะหยุดชะงัก สับสน และเกิดความตึงเครียด โดยไม่รู้ว่าเกิดจากเรื่องไหน ใคร หรือทีมไหนควรจะเข้ามาช่วยแก้ไข 

[2] ความไม่ลงรอยและความขัดแย้ง

หากทีมทำงานถูกปล่อยให้จัดการงานกันเอง ก็อาจจะมีสถานการณ์ที่ว่าแต่ละทีมพยายามไม่รับหน้าที่ใหม่ๆ ที่ไม่ชัดเจนเข้ามาไว้ในมือ โดยไม่สามารถหรือไม่รับรู้ภาระงานในมือของกันและกัน 

ความตึงเครียดตรงนี้ อาจก่อให้เกิดปัญหาการสื่อสารที่ไม่เหมาะสมเวลาเผชิญหน้ากัน และลดขวัญกำลังใจในการทำโปรเจกต์ร่วมกันได้ค่ะ

[3] ภาวะหมดไฟ

ในหลายครั้ง โปรเจกต์มีระยะเวลาที่บีบคั้น และเร่งรัด ทำให้คนที่อยู่ในโปรเจกต์บางคนต้องยอมจำนนรับหน้าที่ที่ไม่มีใครทำ มาทำเอง

หาก PM หรือผู้นำองค์กรไม่แสดงการรับรู้และมองเห็นความเสียสละ ความพยายาม และผลลัพธ์ของการทำงานตรงนี้ คนทำงานก็อาจอยู่ในภาวะหมดไฟ และเสียกำลังใจในการทำงาน

[4] ผลผลิต ไม่มีใครตรวจสอบ

เมื่อไม่มี R&R ที่ชัด ก็ไม่มีคนรับผิดชอบตรวจสอบความถูกต้องของผลผลิต หรือ Output ที่ชัด
ผลผลิตนั้นอาจเป็นสิ่งที่มี Impact ต่อองค์กรในวงกว้าง หากผลออกมาดี ก็คงไม่มีปัญหา แต่หากเกิดประเด็นหรือปัญหาขึ้นตามหลัง เราก็มักจะเห็น Blame game ที่ไม่มีที่สิ้นสุด

⚠️ มาดูกันว่า ถ้าเราไม่เคลียร์ R&R ให้เร็ว จะเกิดอะไรขึ้นได้บ้าง

[1] โปรเจกต์หยุดแบบไม่มีใครรู้สาเหตุ

ในโปรเจกต์ใหม่ๆ มักจะมีงานที่ตอนแรกมองไม่เห็นอยู่เยอะพอสมควร

พอถึงเวลาทำจริงๆ ก็เพิ่งจะมาเจอว่าต้องมีหน้าที่นี้ด้วย 
หาก PM ไม่รู้จะมอบหมายให้ใคร หรือไม่มีอำนาจพอจะมอบหมาย และยังไม่สามารถจะ Escalate ขึ้นไปได้เร็วพอ โปรเจกต์ก็อาจจะหยุดชะงัก สับสน และเกิดความตึงเครียด โดยไม่รู้ว่าเกิดจากเรื่องไหน ใคร หรือทีมไหนควรจะเข้ามาช่วยแก้ไข 

[2] ความไม่ลงรอยและความขัดแย้ง

หากทีมทำงานถูกปล่อยให้จัดการงานกันเอง ก็อาจจะมีสถานการณ์ที่ว่าแต่ละทีมพยายามไม่รับหน้าที่ใหม่ๆ ที่ไม่ชัดเจนเข้ามาไว้ในมือ โดยไม่สามารถหรือไม่รับรู้ภาระงานในมือของกันและกัน 

ความตึงเครียดตรงนี้ อาจก่อให้เกิดปัญหาการสื่อสารที่ไม่เหมาะสมเวลาเผชิญหน้ากัน และลดขวัญกำลังใจในการทำโปรเจกต์ร่วมกันได้ค่ะ

[3] ภาวะหมดไฟ

ในหลายครั้ง โปรเจกต์มีระยะเวลาที่บีบคั้น และเร่งรัด ทำให้คนที่อยู่ในโปรเจกต์บางคนต้องยอมจำนนรับหน้าที่ที่ไม่มีใครทำ มาทำเอง

หาก PM หรือผู้นำองค์กรไม่แสดงการรับรู้และมองเห็นความเสียสละ ความพยายาม และผลลัพธ์ของการทำงานตรงนี้ คนทำงานก็อาจอยู่ในภาวะหมดไฟ และเสียกำลังใจในการทำงาน

[4] ผลผลิต ไม่มีใครตรวจสอบ

เมื่อไม่มี R&R ที่ชัด ก็ไม่มีคนรับผิดชอบตรวจสอบความถูกต้องของผลผลิต หรือ Output ที่ชัด
ผลผลิตนั้นอาจเป็นสิ่งที่มี Impact ต่อองค์กรในวงกว้าง หากผลออกมาดี ก็คงไม่มีปัญหา แต่หากเกิดประเด็นหรือปัญหาขึ้นตามหลัง เราก็มักจะเห็น Blame game ที่ไม่มีที่สิ้นสุด

⚠️ มาดูกันว่า ถ้าเราไม่เคลียร์ R&R ให้เร็ว จะเกิดอะไรขึ้นได้บ้าง

[1] โปรเจกต์หยุดแบบไม่มีใครรู้สาเหตุ

ในโปรเจกต์ใหม่ๆ มักจะมีงานที่ตอนแรกมองไม่เห็นอยู่เยอะพอสมควร

พอถึงเวลาทำจริงๆ ก็เพิ่งจะมาเจอว่าต้องมีหน้าที่นี้ด้วย 
หาก PM ไม่รู้จะมอบหมายให้ใคร หรือไม่มีอำนาจพอจะมอบหมาย และยังไม่สามารถจะ Escalate ขึ้นไปได้เร็วพอ โปรเจกต์ก็อาจจะหยุดชะงัก สับสน และเกิดความตึงเครียด โดยไม่รู้ว่าเกิดจากเรื่องไหน ใคร หรือทีมไหนควรจะเข้ามาช่วยแก้ไข 

[2] ความไม่ลงรอยและความขัดแย้ง

หากทีมทำงานถูกปล่อยให้จัดการงานกันเอง ก็อาจจะมีสถานการณ์ที่ว่าแต่ละทีมพยายามไม่รับหน้าที่ใหม่ๆ ที่ไม่ชัดเจนเข้ามาไว้ในมือ โดยไม่สามารถหรือไม่รับรู้ภาระงานในมือของกันและกัน 

ความตึงเครียดตรงนี้ อาจก่อให้เกิดปัญหาการสื่อสารที่ไม่เหมาะสมเวลาเผชิญหน้ากัน และลดขวัญกำลังใจในการทำโปรเจกต์ร่วมกันได้ค่ะ

[3] ภาวะหมดไฟ

ในหลายครั้ง โปรเจกต์มีระยะเวลาที่บีบคั้น และเร่งรัด ทำให้คนที่อยู่ในโปรเจกต์บางคนต้องยอมจำนนรับหน้าที่ที่ไม่มีใครทำ มาทำเอง

หาก PM หรือผู้นำองค์กรไม่แสดงการรับรู้และมองเห็นความเสียสละ ความพยายาม และผลลัพธ์ของการทำงานตรงนี้ คนทำงานก็อาจอยู่ในภาวะหมดไฟ และเสียกำลังใจในการทำงาน

[4] ผลผลิต ไม่มีใครตรวจสอบ

เมื่อไม่มี R&R ที่ชัด ก็ไม่มีคนรับผิดชอบตรวจสอบความถูกต้องของผลผลิต หรือ Output ที่ชัด
ผลผลิตนั้นอาจเป็นสิ่งที่มี Impact ต่อองค์กรในวงกว้าง หากผลออกมาดี ก็คงไม่มีปัญหา แต่หากเกิดประเด็นหรือปัญหาขึ้นตามหลัง เราก็มักจะเห็น Blame game ที่ไม่มีที่สิ้นสุด

✅ แล้วเราต้องรับมือยังไง?

พอรู้แบบนี้แล้ว เราก็เตรียมรับมือก่อนทำโปรเจกต์ DX ได้แน่นอน
เราขอแชร์ 3 แนวทางให้จากประสบการณ์จริง

[1] รีบหาให้เจอ ว่าหน้าที่ใหม่ที่ยังไม่เคยมีมาก่อนคืออะไร

และรีบทำให้เกิดความชัดเจน ด้วย Matrix ในการระบุระดับของความรับผิดชอบ
ให้ PM หรือผู้ที่มีอำนาจในการมอบหมายงานเข้ามามีส่วนร่วมและตัดสินใจโดยเร็ว และทำการสื่อสารออกไปอย่างทันเวลา และทั่วถึง

[2] ถ้าต้องมีตำแหน่งใหม่ ให้ HR เข้ามามีส่วนร่วม

บางครั้ง งานอาจจะเฉพาะทาง และจำเป็นต้องมีตำแหน่งใหม่ในองค์กร 

กรณีนี้ เราควรจะดึง HR เข้ามามีส่วนร่วม ให้เข้าใจถึงทักษะหรือความรู้ที่จำเป็นต่อการทำงาน เพื่อที่จะได้ช่วยสรรหาบุคลากรที่เหมาะสมเข้ามาให้ได้ทันเวลา 
ถ้าจะให้ดี ควรหาให้ได้ก่อนจะเริ่มโปรเจกต์ แต่ถ้าไม่ทัน อย่างน้อย ให้เข้ามาก่อนจะ Go Live กับโปรเจกต์ และให้ทำการสานต่อกระบวนการหลังจากนั้น 

ประเด็นสำคัญคือ เราต้องระบุให้ได้ว่าคนที่เราต้องการ จะต้องมีสมรรถนะอะไรที่สำคัญ

[3] ปลูกผัง Growth Mindset

จริงๆ เรื่อง Mindset เป็นเรื่องที่สำคัญสำหรับการทำงานโดยทั่วไปอยู่แล้ว แต่สำหรับคนที่ต้องทำโปรเจกต์ DX ที่ต้องทำอะไรใหม่ๆ และแก้ปัญหาใหม่ๆ ตลอดเวลานั้น เรื่องนี้เป็นเรื่องที่จำเป็น

การมีใจที่เปิดกว้างต่อการเปลี่ยนแปลง ยอมและพร้อมปรับตัวไปกับสถานการณ์ และมุ้งหน้าในการแก้ปัญหาไปข้างหน้าตลอดเวลา เป็นมุมมองที่เราต้องปลูกผังให้กับทีมงานที่จะทำการทรานส์ฟอร์ม เพราะหลายๆ ครั้งเราจะเจอกับสถานการณ์ขับคันที่ต้องกระโดดลงไปแก้ปัญหา เอาตัวเองเข้าไปทำงานแทน หรือต้องนำทีมแบบไม่ทันตั้งตัว หากไม่มี Growth Mindset อาจจะทำให้เรารู้สึกอึดอัด สับสน และกังวลจนทำงานไปเครียดไป  

อย่างไรก็ตาม การที่ทีมจะมีความยืดหยุ่นและปรับตัวได้ ก็ต้องมีผู้นำที่ทำให้เกิดความไว้ใจ เชื่อใจ ว่าจะคอยช่วยซัพพอร์ทและช่วยเหลือ ไม่ว่าสถานการณ์จะดีหรือร้าย


👉🏻 หลายองค์กรที่เราเคยทำงานด้วย ที่มีการเตรียมพร้อมกับการทำ DX มาก มักจะมีทีมทำทรานส์ฟอร์เมชัน หรือ Change Management อยู่แล้ว โดยทีมนี้จะทำหน้าที่วิ่งประสานงานระหว่างฝ่ายงานต่างๆ (Cross-Functional) โดยแต่ละฝ่ายจะเข้าใจอยู่แล้วว่าทีมนี้มีโปรเจกต์อะไร และต้องการให้แต่ละฝ่ายทำอะไรให้ 

ผู้นำขององค์กรเหล่านี้ มีส่วนอย่างมากในการสื่อสารและกระตุ้นให้ทุกฝ่ายให้ความร่วมมือ

✅ แล้วเราต้องรับมือยังไง?

พอรู้แบบนี้แล้ว เราก็เตรียมรับมือก่อนทำโปรเจกต์ DX ได้แน่นอน
เราขอแชร์ 3 แนวทางให้จากประสบการณ์จริง

[1] รีบหาให้เจอ ว่าหน้าที่ใหม่ที่ยังไม่เคยมีมาก่อนคืออะไร

และรีบทำให้เกิดความชัดเจน ด้วย Matrix ในการระบุระดับของความรับผิดชอบ
ให้ PM หรือผู้ที่มีอำนาจในการมอบหมายงานเข้ามามีส่วนร่วมและตัดสินใจโดยเร็ว และทำการสื่อสารออกไปอย่างทันเวลา และทั่วถึง

[2] ถ้าต้องมีตำแหน่งใหม่ ให้ HR เข้ามามีส่วนร่วม

บางครั้ง งานอาจจะเฉพาะทาง และจำเป็นต้องมีตำแหน่งใหม่ในองค์กร 

กรณีนี้ เราควรจะดึง HR เข้ามามีส่วนร่วม ให้เข้าใจถึงทักษะหรือความรู้ที่จำเป็นต่อการทำงาน เพื่อที่จะได้ช่วยสรรหาบุคลากรที่เหมาะสมเข้ามาให้ได้ทันเวลา 
ถ้าจะให้ดี ควรหาให้ได้ก่อนจะเริ่มโปรเจกต์ แต่ถ้าไม่ทัน อย่างน้อย ให้เข้ามาก่อนจะ Go Live กับโปรเจกต์ และให้ทำการสานต่อกระบวนการหลังจากนั้น 

ประเด็นสำคัญคือ เราต้องระบุให้ได้ว่าคนที่เราต้องการ จะต้องมีสมรรถนะอะไรที่สำคัญ

[3] ปลูกผัง Growth Mindset

จริงๆ เรื่อง Mindset เป็นเรื่องที่สำคัญสำหรับการทำงานโดยทั่วไปอยู่แล้ว แต่สำหรับคนที่ต้องทำโปรเจกต์ DX ที่ต้องทำอะไรใหม่ๆ และแก้ปัญหาใหม่ๆ ตลอดเวลานั้น เรื่องนี้เป็นเรื่องที่จำเป็น

การมีใจที่เปิดกว้างต่อการเปลี่ยนแปลง ยอมและพร้อมปรับตัวไปกับสถานการณ์ และมุ้งหน้าในการแก้ปัญหาไปข้างหน้าตลอดเวลา เป็นมุมมองที่เราต้องปลูกผังให้กับทีมงานที่จะทำการทรานส์ฟอร์ม เพราะหลายๆ ครั้งเราจะเจอกับสถานการณ์ขับคันที่ต้องกระโดดลงไปแก้ปัญหา เอาตัวเองเข้าไปทำงานแทน หรือต้องนำทีมแบบไม่ทันตั้งตัว หากไม่มี Growth Mindset อาจจะทำให้เรารู้สึกอึดอัด สับสน และกังวลจนทำงานไปเครียดไป  

อย่างไรก็ตาม การที่ทีมจะมีความยืดหยุ่นและปรับตัวได้ ก็ต้องมีผู้นำที่ทำให้เกิดความไว้ใจ เชื่อใจ ว่าจะคอยช่วยซัพพอร์ทและช่วยเหลือ ไม่ว่าสถานการณ์จะดีหรือร้าย


👉🏻 หลายองค์กรที่เราเคยทำงานด้วย ที่มีการเตรียมพร้อมกับการทำ DX มาก มักจะมีทีมทำทรานส์ฟอร์เมชัน หรือ Change Management อยู่แล้ว โดยทีมนี้จะทำหน้าที่วิ่งประสานงานระหว่างฝ่ายงานต่างๆ (Cross-Functional) โดยแต่ละฝ่ายจะเข้าใจอยู่แล้วว่าทีมนี้มีโปรเจกต์อะไร และต้องการให้แต่ละฝ่ายทำอะไรให้ 

ผู้นำขององค์กรเหล่านี้ มีส่วนอย่างมากในการสื่อสารและกระตุ้นให้ทุกฝ่ายให้ความร่วมมือ

✅ แล้วเราต้องรับมือยังไง?

พอรู้แบบนี้แล้ว เราก็เตรียมรับมือก่อนทำโปรเจกต์ DX ได้แน่นอน
เราขอแชร์ 3 แนวทางให้จากประสบการณ์จริง

[1] รีบหาให้เจอ ว่าหน้าที่ใหม่ที่ยังไม่เคยมีมาก่อนคืออะไร

และรีบทำให้เกิดความชัดเจน ด้วย Matrix ในการระบุระดับของความรับผิดชอบ
ให้ PM หรือผู้ที่มีอำนาจในการมอบหมายงานเข้ามามีส่วนร่วมและตัดสินใจโดยเร็ว และทำการสื่อสารออกไปอย่างทันเวลา และทั่วถึง

[2] ถ้าต้องมีตำแหน่งใหม่ ให้ HR เข้ามามีส่วนร่วม

บางครั้ง งานอาจจะเฉพาะทาง และจำเป็นต้องมีตำแหน่งใหม่ในองค์กร 

กรณีนี้ เราควรจะดึง HR เข้ามามีส่วนร่วม ให้เข้าใจถึงทักษะหรือความรู้ที่จำเป็นต่อการทำงาน เพื่อที่จะได้ช่วยสรรหาบุคลากรที่เหมาะสมเข้ามาให้ได้ทันเวลา 
ถ้าจะให้ดี ควรหาให้ได้ก่อนจะเริ่มโปรเจกต์ แต่ถ้าไม่ทัน อย่างน้อย ให้เข้ามาก่อนจะ Go Live กับโปรเจกต์ และให้ทำการสานต่อกระบวนการหลังจากนั้น 

ประเด็นสำคัญคือ เราต้องระบุให้ได้ว่าคนที่เราต้องการ จะต้องมีสมรรถนะอะไรที่สำคัญ

[3] ปลูกผัง Growth Mindset

จริงๆ เรื่อง Mindset เป็นเรื่องที่สำคัญสำหรับการทำงานโดยทั่วไปอยู่แล้ว แต่สำหรับคนที่ต้องทำโปรเจกต์ DX ที่ต้องทำอะไรใหม่ๆ และแก้ปัญหาใหม่ๆ ตลอดเวลานั้น เรื่องนี้เป็นเรื่องที่จำเป็น

การมีใจที่เปิดกว้างต่อการเปลี่ยนแปลง ยอมและพร้อมปรับตัวไปกับสถานการณ์ และมุ้งหน้าในการแก้ปัญหาไปข้างหน้าตลอดเวลา เป็นมุมมองที่เราต้องปลูกผังให้กับทีมงานที่จะทำการทรานส์ฟอร์ม เพราะหลายๆ ครั้งเราจะเจอกับสถานการณ์ขับคันที่ต้องกระโดดลงไปแก้ปัญหา เอาตัวเองเข้าไปทำงานแทน หรือต้องนำทีมแบบไม่ทันตั้งตัว หากไม่มี Growth Mindset อาจจะทำให้เรารู้สึกอึดอัด สับสน และกังวลจนทำงานไปเครียดไป  

อย่างไรก็ตาม การที่ทีมจะมีความยืดหยุ่นและปรับตัวได้ ก็ต้องมีผู้นำที่ทำให้เกิดความไว้ใจ เชื่อใจ ว่าจะคอยช่วยซัพพอร์ทและช่วยเหลือ ไม่ว่าสถานการณ์จะดีหรือร้าย


👉🏻 หลายองค์กรที่เราเคยทำงานด้วย ที่มีการเตรียมพร้อมกับการทำ DX มาก มักจะมีทีมทำทรานส์ฟอร์เมชัน หรือ Change Management อยู่แล้ว โดยทีมนี้จะทำหน้าที่วิ่งประสานงานระหว่างฝ่ายงานต่างๆ (Cross-Functional) โดยแต่ละฝ่ายจะเข้าใจอยู่แล้วว่าทีมนี้มีโปรเจกต์อะไร และต้องการให้แต่ละฝ่ายทำอะไรให้ 

ผู้นำขององค์กรเหล่านี้ มีส่วนอย่างมากในการสื่อสารและกระตุ้นให้ทุกฝ่ายให้ความร่วมมือ

✏️ ทำยังไงให้ R&R ชัดเจน?

หลายคนน่าจะเคยได้ยิน Framework ในการจัดการอย่าง “RACI Matrix” กันมาบ้างแล้วใช่มั้ยคะ
เราอยากจะให้ทุกคนลองนำไปใช้ในครั้งหน้าที่มีงานที่ไม่ชัดเจน 

RACI เป็นการระบุระดับของขอบเขตความรับผิดชอบ โดยย่อมาจาก

  • R - Responsible มีหน้าที่ในการทำงานนั้นๆ ให้เกิดขึ้น

  • A - Accountable เป็นเจ้าของงาน และความสำเร็จของงานนั้น

  • C - Consulted มีหน้าที่ให้คำปรึกษา หรือให้ข้อมูล เพื่อให้งานนั้นสำเร็จ

  • I - Informed ต้องรับทราบถึงความเป็นไปของงาน 

โดยส่วนมาก เราจะเริ่มสร้างตาราง RACI Matrix จากการระบุงาน/หน้าที่/กิจกรรมใหม่ๆ หรือที่ไม่ชัดเจนไว้เป็น Rows และระบุชื่อผู้รับผิดชอบ (หน่วยงาน/ฝ่ายงาน/ทีมที่เกี่ยวข้องกับงานเหล่านั้น) เป็น Columns

  • ต่อมา ระบุ R, A, C, และ I ให้กับผู้รับผิดชอบในแต่ละคอลัมน์

  • เริ่มจากระบุ A ให้ได้ก่อน เพื่อดูว่าใครเป็นแม่งาน แล้วค่อยดูว่าใครเป็น R ที่จะทำเป็นทำงานนั้นจริงๆ 

  • ตามด้วย C ที่จะมีส่วนให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อคนที่เป็น R 

  • และตามด้วย I ที่จะต้องรับรู้สถานะของงาน เช่น ผู้บริหารหรือที่ปรึกษา

(อ่านเพิ่มเติมได้ที่ https://www.aihr.com/blog/raci-template)

✏️ ทำยังไงให้ R&R ชัดเจน?

หลายคนน่าจะเคยได้ยิน Framework ในการจัดการอย่าง “RACI Matrix” กันมาบ้างแล้วใช่มั้ยคะ
เราอยากจะให้ทุกคนลองนำไปใช้ในครั้งหน้าที่มีงานที่ไม่ชัดเจน 

RACI เป็นการระบุระดับของขอบเขตความรับผิดชอบ โดยย่อมาจาก

  • R - Responsible มีหน้าที่ในการทำงานนั้นๆ ให้เกิดขึ้น

  • A - Accountable เป็นเจ้าของงาน และความสำเร็จของงานนั้น

  • C - Consulted มีหน้าที่ให้คำปรึกษา หรือให้ข้อมูล เพื่อให้งานนั้นสำเร็จ

  • I - Informed ต้องรับทราบถึงความเป็นไปของงาน 

โดยส่วนมาก เราจะเริ่มสร้างตาราง RACI Matrix จากการระบุงาน/หน้าที่/กิจกรรมใหม่ๆ หรือที่ไม่ชัดเจนไว้เป็น Rows และระบุชื่อผู้รับผิดชอบ (หน่วยงาน/ฝ่ายงาน/ทีมที่เกี่ยวข้องกับงานเหล่านั้น) เป็น Columns

  • ต่อมา ระบุ R, A, C, และ I ให้กับผู้รับผิดชอบในแต่ละคอลัมน์

  • เริ่มจากระบุ A ให้ได้ก่อน เพื่อดูว่าใครเป็นแม่งาน แล้วค่อยดูว่าใครเป็น R ที่จะทำเป็นทำงานนั้นจริงๆ 

  • ตามด้วย C ที่จะมีส่วนให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อคนที่เป็น R 

  • และตามด้วย I ที่จะต้องรับรู้สถานะของงาน เช่น ผู้บริหารหรือที่ปรึกษา

(อ่านเพิ่มเติมได้ที่ https://www.aihr.com/blog/raci-template)

✏️ ทำยังไงให้ R&R ชัดเจน?

หลายคนน่าจะเคยได้ยิน Framework ในการจัดการอย่าง “RACI Matrix” กันมาบ้างแล้วใช่มั้ยคะ
เราอยากจะให้ทุกคนลองนำไปใช้ในครั้งหน้าที่มีงานที่ไม่ชัดเจน 

RACI เป็นการระบุระดับของขอบเขตความรับผิดชอบ โดยย่อมาจาก

  • R - Responsible มีหน้าที่ในการทำงานนั้นๆ ให้เกิดขึ้น

  • A - Accountable เป็นเจ้าของงาน และความสำเร็จของงานนั้น

  • C - Consulted มีหน้าที่ให้คำปรึกษา หรือให้ข้อมูล เพื่อให้งานนั้นสำเร็จ

  • I - Informed ต้องรับทราบถึงความเป็นไปของงาน 

โดยส่วนมาก เราจะเริ่มสร้างตาราง RACI Matrix จากการระบุงาน/หน้าที่/กิจกรรมใหม่ๆ หรือที่ไม่ชัดเจนไว้เป็น Rows และระบุชื่อผู้รับผิดชอบ (หน่วยงาน/ฝ่ายงาน/ทีมที่เกี่ยวข้องกับงานเหล่านั้น) เป็น Columns

  • ต่อมา ระบุ R, A, C, และ I ให้กับผู้รับผิดชอบในแต่ละคอลัมน์

  • เริ่มจากระบุ A ให้ได้ก่อน เพื่อดูว่าใครเป็นแม่งาน แล้วค่อยดูว่าใครเป็น R ที่จะทำเป็นทำงานนั้นจริงๆ 

  • ตามด้วย C ที่จะมีส่วนให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อคนที่เป็น R 

  • และตามด้วย I ที่จะต้องรับรู้สถานะของงาน เช่น ผู้บริหารหรือที่ปรึกษา

(อ่านเพิ่มเติมได้ที่ https://www.aihr.com/blog/raci-template)

📍 Key Takeaways

สรุปสั้นๆ เรื่องความสำคัญของ R&R 

👉🏻 โปรเจกต์อย่าง DX เป็นเรื่องใหม่เกือบจะเสมอ ไม่มีคนเคยทำ ไม่มีเขียนไว้ก่อน

👉🏻 หากละเลย R&R ปล่อยให้โปรเจกต์เดินไปแบบไม่ชัดเจน: อาจทำให้โปรเจกต์ล่าช้า หรือหยุดไปด้วยความไม่ชัดเจน, เกิดความขัดแย้งในทีมและเกี่ยงภาระงาน, รับงานมาแบบยอมจำนนทำให้เกิดภาวะหมดกำลังใจในการทำงาน, และงานที่ไม่มีคนจัดการชัดเจน ก็จะไม่ได้รับการตรวจสอบที่ดี ทำให้อาจมีผลกระทบทางลบกับทั้งองค์กร

👉🏻 ก่อนจะทรานส์ฟอร์ม รีบดูก่อนว่าน่าจะมีหน้าที่งานใหม่ๆ อะไรบ้างที่จะเพิ่มมา จะต้องมีตำแหน่งงานใหม่หรือคนใหม่ที่ต้องหาหรือไม่ และดึง HR เข้ามามีส่วนในการวางแผนกำลังพล นอกจากนี้ ควรจะปลูกผังมุมมองแบบ Growth Mindset ให้กับทีมที่จะเป็น Key Driver ให้กับโปรเจกต์ 

👉🏻 ถ้ากำลังจะทำโปรเจกต์ทรานส์ฟอร์มหลายๆ ส่วนไปพร้อมๆ กัน หรือน่าจะมีหลายโปรเจกต์ อาจจะพิจารณาสร้างทีม Transformation หรือ Change Management ขึ้นมาโดยเฉพาะ เพื่อทำงานที่ต้องประสานกับหลายส่วนงาน ทำให้เกิดความคล่องตัวและรวดเร็ว

👉🏻 เริ่มทำตาราง RACI Matrix และลองใช้เพื่อเคลียร์ R&R กันดูนะคะ

ASAP Project เป็นที่ปรึกษาด้าน Digital Transformation ที่จะช่วยสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับธุรกิจด้วยเทคโนโลยี

ติดตาม YouTube ของเราเพื่อดูรีวิวเพิ่มเติม

ติดตาม Facebook เพจของเรา

< Previous

🔥 AI + HR: 11 เทรนด์ที่องค์กรต้องจับตาในปี 2026

< Previous

< Previous

NEXT >

DX 101: เริ่มทรานส์ฟอร์มอะไรก่อนดี?

NEXT >

NEXT >

Feeling overwhelmed?
Let us help you find the right tools.

LET'S TALK

Feeling overwhelmed?
Let us help you find the right tools.

LET'S TALK

Feeling overwhelmed?
Let us help you find the right tools.

LET'S TALK