01 Success Story ของบริษัทที่ทำธุรกิจใกล้เคียงกับเรา

ผู้บริหารรุ่น Baby boomers มักจะเชื่อถือสิ่งที่มีการพิสูจน์ถึงความสำเร็จมาก่อนแล้ว ถ้าเรามีเคสที่ประสบความสำเร็จจากการนำระบบเข้ามาใช้จากบริษัทที่อยู่ในประเภทธุรกิจเดียวกัน หรือขนาดใกล้เคียงกัน หรือแม้แต่เป็นคู่แข่งของเรา ก็น่าจะโน้มน้าวใจท่านได้ไม่มากก็น้อย โดยวิธีที่จะได้ข้อมูลมา ก็อาจมาจากการสอบถามบริษัทเหล่านั้นโดยตรง หรือง่ายกว่านั้นคือ สอบถามจากผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ของระบบต่างๆ (Vendor) ที่เราตั้งใจจะนำมาใช้ก็ได้

02 แผนการทำงาน (Project Plan)

การจะนำระบบเข้ามาเปลี่ยนแปลง ใช่ว่าจะทำได้เลยทันที ลองวางแผนที่ชัดเจนให้พ่อแม่เห็นว่า
📍 เรากำลังจะนำระบบอะไรเข้ามา
📍 ระบบนั้นช่วยแก้ Pain points อะไรในปัจจุบัน (As-is) เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นอย่างไรในอนาคต (To-be)
📍 กระบวนการทำงานใดมีการเปลี่ยนแปลงมากน้อยอย่างไร
📍 โปรเจกต์จะมีกี่เฟส มีขั้นตอนกว้างๆ อย่างไรบ้าง เริ่มเมื่อไร จบเมื่อไร
📍 คาดว่าจะต้องใช้คนของเรากี่คน และจะใช้ใครบ้าง
📍โปรเจกต์นี้จะต้องใช้เงินเท่าไหร่ ซึ่งเป็นประเด็นสุดท้ายที่พ่อแม่น่าจะถามเยอะที่สุด ทั้งนี้ ข้อมูลตรงนี้อาจจะชัดเจนได้ก็เมื่อเริ่มทำ Research หรือคุยกับ Vendor เบื้องต้น

03 วิเคราะห์ Pros และ Cons

เปรียบเทียบให้เห็นภาพว่า “ทำไม” ต้องมีระบบ วาดภาพข้อดีและข้อเสียอย่างไม่ลำเอียง แม้จะต้องอ้างอิงทฤษฎีสักหน่อยแต่ก็จำเป็น นอกจากนี้ ให้ลองประเมินในมุมของ “ระบบ (System)” “กระบวนการ (Process)” และ “คน (People)” เปรียบเทียบระหว่างการ “มี” ระบบ และ “ไม่มี” ระบบในระยะสั้นและยาว ทั้งนี้ อย่าลืมซิงก์แผนกลยุทธ์ในอนาคตของบริษัทกับพ่อแม่ก่อน เพื่อให้แน่ใจว่าภาพที่มองนั้นยังเป็นทิศทางเดียวกันอยู่

04 แผนเปรียบเทียบด้านการลงทุน

แน่นอนว่าเรื่องเงินคือเรื่องใหญ่ ในกรณีที่มีข้อมูลจาก Vendor มาแล้วบ้าง ก็น่าจะพอทำเปรียบเทียบกันได้ว่า การลงทุนในระบบใหม่นั้นจะต้องมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง แนะนำให้ประเมินเป็นค่าใช้จ่าย Upfront ในปีแรก, ปีถัดๆ ไป, รวมระยะเวลา 5 ปี และอย่าลืมค่าใช้จ่ายซ่อนเร้นอย่างค่าฮาร์ดแวร์ ค่า Infrastructure (Cloud) หรือค่า Maintenance รายปี และดีที่สุดคือสามารถวิเคราะห์หรือขอข้อมูล FTE (Full-time equivalent) ได้ว่า หากมีระบบแล้วจะลดชั่วโมงคนได้เท่าไรต่อปี เพื่อเป็นข้อมูลประกอบด้านการลดต้นทุนไปด้วย

05 Support จากคนที่พ่อแม่ไว้ใจ คนเก่าคนแก่ในออฟฟิศ

สำหรับพ่อแม่ที่เน้นความเชื่อใจคนเป็นหลัก ที่ต้องมีก็คือ Support จากคนที่เรารู้ว่าพ่อแม่ไว้ใจ เป็นคนที่ผ่านร้อนผ่านหนาว เจอปัญหาต่างๆ ของบริษัทมาแล้วเป็นสิบปี หากเราสามารถเจรจาให้พวกเขาเห็นด้วยกับการนำระบบเข้ามาใช้ และอยากจะเปลี่ยนแปลงไปด้วยกันได้แล้ว การขอให้ช่วยไปคุยกับพ่อแม่ด้วยกันก็จะโน้มน้าวได้มากทีเดียว

06 Small Wins พิสูจน์จากผลงานในอดีต

หากทำทุกอย่างแล้วก็ยังไม่พอ เราคงต้องถอยก่อน และลองทำโปรเจกต์เล็กๆ เพื่อสร้าง Small Wins ให้พ่อแม่เห็นและให้ความไว้วางใจ โดยเริ่มจากการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ ที่ยังไม่ต้องใช้ระบบและเงินมาก อาจจะเป็นการปรับกระบวนการบางอย่างให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การสร้างรูปแบบการประชุมใหม่ๆ การอนุมัติที่ใช้เวลาสั้นลง การลดฟอร์มกระดาษ เป็นต้น และจะดีกว่านั้นหากเป็นเรื่องที่สามารถเพิ่มรายได้ หรือลดค่าใช้จ่ายแบบจับต้องได้ หลังจากเรามีผลงานเล็กๆ ที่ทำให้เชื่อใจได้แล้ว พ่อแม่เราก็จะไว้วางใจให้เราได้ลองทำโปรเจกต์ที่ใหญ่ขึ้นได้ในที่สุด

ลองเตรียมบางข้อจาก 6 ข้อข้างต้น เพื่อเริ่มคุยไปทีละขั้น โดยไม่ต้องรีบร้อนหรือบีบคั้นจนเกินไป สื่อสารให้ชัดเจนว่าเรามองเห็นอะไร คนอื่นทำอะไร และวิธีที่ถูกต้องควรจะเดินแบบไหน ถ้าวิสัยทัศน์ตรงกัน เชื่อว่าพ่อแม่จะสนใจฟังเราแน่นอน