Snapshots
จะเปิดร้านอาหารต้องมีระบบหลักๆ อะไรบ้าง?
ระบบหน้าร้านหรือ POS เสาหลักหน้าบ้านที่สำคัญ มีตั้งแต่แอพตัวเล็กยันระบบขนาดใหญ่ เลือกดูตามฟีเจอร์ที่ต้องการใช้ก่อน
หากคุณกำลังจะเปิด หรือเพิ่งเปิดร้าน ลองเลือกระบบบัญชีขนาดเล็กหรือมาตรฐานที่สามารถออกเอกสาร และให้รายงานคุณได้พอสมควร
หากคุณกำลังขยับขยาย หรือเริ่มมีการผลิตเข้ามาเกี่ยวข้อง ลองมองหาระบบ ERP ขนาดกลาง ที่รองรับการผลิตและเชื่อมต่อกับระบบหน้าร้าน หรือแพลตฟอร์มออนไลน์ของคุณได้แบบ Seamless ดูดีกว่า!
---
หลายคนที่กำลังคิดจะเปิด หรือได้เปิดธุรกิจร้านอาหารกันมาซักพักแล้ว อาจจะมัวแต่ยุ่งกับเรื่องเมนูอาหารและการบริการในร้าน จนลืมไปว่าที่ร้านต้องมีระบบซอฟต์แวร์อะไรบ้าง เพื่อใช้บริหารจัดการร้าน แล้วต้องเลือกอย่างไรให้เหมาะกับขนาดของธุรกิจ มาหาคำตอบกันเลย!
1. ระบบหน้าร้าน หรือที่เรียกกันว่า POS ซึ่งย่อมาจาก Point of Sale
เป็นสิ่งที่ต้องมีสำหรับทุกร้านทุกสาขา เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ที่ Developer ชาวไทยเราพัฒนากันอย่างแพร่หลาย เพราะมีความต้องการในตลาดที่ชัดเจนและคล้ายคลึงกัน โดยเฉพาะ POS สำหรับธุรกิจอาหาร ซึ่งมีตั้งแต่แอพพลิเคชั่นขนาดเล็กใช้งานง่าย ไปจนซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ ที่ต้องรองรับความต้องการที่ซับซ้อนให้ได้
หน้าที่ของระบบนี้มีด้วยกันหลายอย่าง ซึ่งความสามารถของแต่ละตัวก็ขยับเพิ่มขึ้นไปพร้อมราคา ยิ่งเก่ง ก็ยิ่งมีราคาที่สูงขึ้น เช่น
Order-taking คือการรับออเดอร์จากลูกค้าผ่านระบบ mobile device ซึ่งมักจะยืดหยุ่น ให้สามารถเพิ่ม Add-on หรือ Topping ต่างๆ ได้ด้วย นอกเหนือจากเมนูมาตรฐานทั่วไป
การเช็คบิล เก็บเงินลูกค้า และการแยกช่องทางการจ่ายเงิน เช่น เป็นบัตรเครดิต เป็นเงินสด หรือทำการ split bill ให้กับลูกค้า
สามารถแยกช่องทางการสั่งอาหาร เช่น Dine in หรือ Take away เป็นต้น
มีฐานข้อมูลลูกค้าและการขาย
ระบบฐานข้อมูลลูกค้า หรือ ระบบสมาชิกเพื่อทำการเก็บสะสมแต้ม Cash card หรือ Gift card เป็นต้น
สร้างโปรโมชั่นได้หลากหลาย ตั้งค่าจากหลังบ้านให้สามารถใช้ได้ตามสาขาที่ต้องการ
บันทึกและรายงานยอดขาย รายวัน รายสาขา
Kitchen management คือการบริหารจัดการครัว ส่งออเดอร์ไปที่ครัวโดยตรง ดูว่ามีกี่คิว คิวไหนได้ก่อนหลัง ช่วยให้ Checker สามาารถตรวจสอบอาหารก่อนไปเสิร์ฟได้ถูกต้อง
Table Management คือการบริหารโต๊ะ ว่าลูกค้าจะต้องนั่งตรงไหน โต๊ะไหนนั่งเดี่ยว นั่งกลุ่ม ทำการย้ายโต๊ะ รวมหรือแยกโต๊ะได้อย่างอิสระ
ระบบสต็อก
เช็คสต็อก ว่าตอนนี้มีวัตถุดิบพอหรือไม่อย่างไร
สั่งสินค้าไปที่สำนักงานใหญ่ หรือครัวกลางให้มาส่งที่สาขา
ทำการบันทึกของเสียต่างๆ (Waste Management)
ทำสูตรการผลิต หรือสูตรอาหาร (BOM) ได้ เพื่อการบริหารจัดการ วัตถุดิบ ของแต่ละเมนู
2. ระบบบริหารหลังบ้าน เมื่อมีระบบหน้าบ้านที่เอาไว้บริหารจัดการยอดขายแล้ว ก็ควรจะมีระบบบริหารหลังบ้านด้วย แต่จุดนี้ต้องคิดกันดีๆ เพราะปัจจัยในการเลือกจะขึ้นอยู่กับ ความซับซ้อน และความพร้อมของธุรกิจกันด้วย ว่าพร้อมลงทุนแค่ไหน
2.1 หากเป็นธุรกิจเพิ่งเริ่มต้น หรือเปิดได้ไม่นาน ยังไม่มั่นใจใน cashflow และยังไม่มีการผลิตอาหารในปริมาณมาก ไม่มีสาขา แนะนำให้มองเป็น โปรแกรมบัญชีขนาดเล็กหรือกลาง ซึ่งอย่างน้อยๆ ก็ควรจะทำสิ่งเหล่านี้ได้
มีระบบขาย บันทึกยอดขายรายวันจากหน้าร้านได้ หากสามารถเชื่อมต่อแบบอัตโนมัติได้ (เรียกว่า interface หรือ integration) จะดีที่สุดแต่มักจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเป็นโปรเจ็คไป
มีระบบซื้อ เพื่อทำการซื้อวัตถุดิบ ซื้อสินทรัพย์ หรือบริการอื่นๆ ที่เป็นทั้งแบบซื้อสด และซื้อแบบมีเครดิต ควรจะสามารถสร้างใบสั่งซื้อ (PO) ใบแจ้งหนี้ ใบเพิ่ม/ลดหนี้ และใบเสร็จ เป็นมาตรฐาน
มีระบบสต็อก ที่อาจจะไม่ได้แข็งแรงมากขนาดจับวันหมดอายุ ล็อตสินค้า หรือแยกประเภทสินค้าได้อย่างละเอียด แต่ไม่ต้องกังวลไปเพราะเราสามารถใช้ ฟีเจอร์ดังกล่าวใน POS ได้
มีระบบบัญชี การเงิน ที่ดึงเอารายการในระบบอื่นๆ มาลงบัญชีให้อัตโนมัติ ดูกำไรขาดทุนต่อเดือนได้ ปิดงบในตัวได้ ออกฟอร์มต่างๆได้
แน่นอนว่า หลายบริษัทก็เลือกที่จะ outsource ส่วนของบัญชีออกไป ซึ่งในกรณีนี้ จะต้องเน้นเรื่องการจับต้นทุนให้ดี ขอให้มีรายงานกำไรขาดทุนออกมาได้ชัดเจนก็จะดีที่สุด เพราะธุรกิจอาหารจะมี waste ค่อนข้างมาก ต้องเอามาคิดหาต้นทุนด้วย
2.2 หากเป็นธุรกิจที่เปิดตัวมาระยะหนึ่งแล้ว มีการขยายสาขา เริ่มมีการผลิตเพื่อจำหน่ายในช่องทางอื่นๆ เช่น ขายออนไลน์ทางเว็บไซต์ ทาง grab food หรือ line man ทำให้มี demand สูง และต้องการควบคุมการผลิต เราขอแนะนำว่าให้เขยิบขึ้นมาจากระบบบัญชีเล็กๆ มาเป็น ERP ระดับกลาง ซึ่งจะมีความสามารถเพิ่มขึ้นมาจากระบบบัญชีธรรมดา เช่น
ระบบสต็อกแบบซับซ้อน
สูตรการผลิตสินค้า (BOM) โดยสามารถตั้งค่าทุกอย่างที่หลังบ้าน และเชื่อมไปเป็นฐานข้อมูลของระบบ POS ได้เลย
จับวันหมดอายุของวัตถุดิบและสินค้า
จับล็อตสินค้า โดยเฉพาะพวกที่มีการนำเข้าจากต่างประเทศ (มีการกระจายค่าใช้จ่ายในการนำเข้า ในแต่ละล็อตสินค้าได้ด้วย)
ระบุ serial number หรือ barcode ของสินค้า และลิงค์กับ Barcode Scanner หรือ Weight Scale ได้
บริหารคลังสินค้าระหว่างสาขา มีการโอนย้ายไปมาระหว่างคลังได้อย่างยืดหยุ่น
รายงานสินค้าคงเหลือ ต้นทุนต่างๆ แบบละเอียดกว่า
ระบบบัญชีการเงินที่ตอบโจทย์มากขึ้น เอื้อต่อการทำธุรกิจแบบ B2B มากขึ้น โดยเฉพาะสำหรับกลุ่มที่มีการซื้อของจากหลายๆ supplier หรือขายส่งให้กับลูกค้าแบบมีเครดิต และต้อง track อายุหนี้ต่างๆ หรือติดตามรับเช็ค เป็นต้น
ระบบผลิต
จับขั้นตอนการเบิกวัตถุดิบออกมาผลิต โดยทำหน้าที่บริหารสต็อกให้ ว่าเหลือพอหรือไม่ หากไม่พอต้องซื้อเพิ่มเท่าไหร่
ย้ายสินค้าระหว่างการผลิตหากมีระยะการผลิตที่ไม่ได้เป็นแบบ instant เพื่อให้เห็นปริมาณคงเหลือชัดเจน
รู้จำนวน output ต่อวัตถุดิบที่ซื้อเข้ามา และจำนวน waste
สามารถกระจายค่าใช้จ่ายโสหุ้ย หรือค่าแรงเข้าไปได้ในการผลิตแต่ละ Job
ระบบขาย ที่ทำหน้าที่รับข้อมูลจากระบบ POS แบบอัตโนมัติและ Real-time และยังอาจจะลิงค์กับระบบ e-commerce อีกด้วยหากมี
การตั้งรหัสข้อมูล (Master data) หลักที่จะทำให้บริหารฐานข้อมูลสินค้า ลูกค้าหรือ Supplier ในมือได้ง่ายขึ้น
นอกจากนี้แล้ว หากเน้นการทำการตลาดมากๆ คุณอาจจะต้องลองมองหา ระบบ CRM เพิ่มเติม
หากมีการเพิ่มการผลิตแบบ packaged food ด้วย ก็อาจจะต้องลองมองหาระบบบริหารการผลิตโดยเฉพาะเพิ่มเติมในอนาคตอีกก็เป็นได้
หากจะอธิบายในภาพรวมแล้ว การจะเปิดร้านอาหาร ควรจะต้องมีระบบหน้าร้านและระบบหลังบ้านที่เชื่อมต่อกัน และมีความสามารถที่เทียบเคียงกันได้ ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับธรรมชาติ ขนาด และกลยุทธ์การขยายตัวของธุรกิจนั้นๆ ซึ่งอย่างน้อยที่สุด การเริ่มต้นจากการมีระบบอย่างใดอย่างหนึ่งก่อนนั้น ย่อมดีกว่าใช้กระดาษและ excel บันทึกแน่นอน!