วันนี้ เราจะพาทุกมารู้จักกับซอฟต์แวร์ที่ชื่อ “Pipefy” ซึ่งถือว่าเป็นเครื่องมือจัดการ Workflow หรือที่อาจจะถูกเรียกว่า Business Process Management System (BPM system) ซึ่งจะช่วยเราจัดการกระบวนงานที่อาจจะไม่ได้อยู่ในซอฟต์แวร์หลัก ที่ปกติแต่ละองค์กรอาจจะใช้อยู่ อย่างโปรแกรมบัญชีหรือ ERP ที่มีขั้นตอนเอกสารชัดเจน
ตัวอย่างของกระบวนงานเหล่านี้ เช่น งานของฝ่าย HR ที่ต้องการติดตามขั้นตอนการขออนุมัติจากพนักงาน หรืองานของฝ่าย IT ที่ต้องการจัดการรีเควสขอซ่อมสินทรัพย์ภายในองค์กร หรือการขอเบิกค่าใช้จ่ายภายในฝ่าย เป็นต้น
ลองดูวิดิโอรีวิวของเราที่นี่ได้เลย
มารู้จัก Pipefy กันเลย
ใน Pipefy Workflow จะถูกเรียกว่า “Pipe” หรือท่องาน หนึ่ง Pipe ก็ถือว่าเป็นหนึ่งโฟลวงาน
ในแต่ละ Pipe จะมี “ขั้นตอนงาน” ที่เรียกว่า “Phase” ซึ่งเราสามารถจะดีไซน์ได้เอง ว่าจะต้องมีการใส่ข้อมูลอะไรลงไปบ้าง และสร้างความสัมพันธ์ของแต่ละ Phase ว่างานของเราจะวิ่งจาก Phase ไหนไป Phase ไหน (ทั้งวิ่งไปและวิ่งกลับ)
มาดูวิธีใช้งานคร่าวๆ ของ Pipefy
สร้าง Pipe
1. เราสามารถเริ่มต้นจากการเลือก “Template” ที่ระบบมีให้ก็ได้ เช่น Purchase Process, Customer Onboarding, Employee Onboarding และอีกมากมาย หรือเราจะสร้างเองจาก 0 ก็ได้
2. เมื่อสร้าง Pipe เรียบร้อยแล้ว เราสามารถเข้าไปจัดการ Phase หรือ "ขั้นตอนงาน" และข้อมูลที่ต้องบันทึกในแต่ละ Phase ได้ง่ายๆ โดยลากช่องข้อมูลที่ต้องการแสดงมาวาง ซึ่งก็มีให้เราเลือกหลากหลายประเภท ในแต่ละ Phase ไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลที่เหมือนกัน จะเป็นการเก็บสะสมข้อมูลต่อกันไปเรื่อยๆ
3. สร้างฟอร์มตั้งต้นในการกรอกข้อมูลเพื่อเริ่มต้นกระบวนการงานใน Pipe ตรงนี้เราก็สามารถเลือกช่องข้อมูลตามที่ต้องการได้
และเปิดให้เป็น “Public Form” หรือฟอร์มสาธารณะ ในกรณีที่ต้องการให้คนนอกระบบ เช่น คนที่อยู่ฝ่ายอื่นๆ หรือนอกองค์กร เข้ามาส่งฟอร์มนี้เพื่อเป็นการเริ่มกระบวนการงานให้กับเรา
เมื่อเราสร้างครบแล้วก็เปิดใช้งานได้เลย
เริ่มเปิดงานใน Pipe
เราสามารถเลือกเปิดงานได้หลายวิธี ได้แก่
1. สร้าง Card งานขึ้นมาใหม่ เหมือนใน Trello ซึ่งใน Card เราจะเป็นคนเติมข้อมูลในฟอร์มตั้งต้นที่ออกแบบไว้เพื่อเป็นการเริ่มกระบวนการงานเอง
2. ส่งลิงค์ Public Form ที่สร้างไว้ให้กับคนที่เราต้องการให้กรอก ย้ำอีกที คือคนที่กรอกไม่จำเป็นต้องเป็น User ในระบบ ทำให้ยืดหยุ่นมากต่อการใช้งานจริง
เปลี่ยนสถานะหรือ Phase ของงาน
การอัพเดทสถานะของงานแต่ละ Card ทำได้ง่ายมาก 2 วิธี
1. ใช้วิธี Drag & Drop Card เหมือนใน Trello โดยจะขยับทีละ 1 Phase
2. เปิด Card ขึ้นมา ระบุรายละเอียดข้างใน แล้วกด Move Card ซึ่ง Phase ที่เราเห็นตรงนี้ก็มาจากการตั้งค่าของเรานั่นเอง
จะเห็นว่าระบบจะเก็บประวัติเอาไว้ตลอด ว่ามีการเปลี่ยน Phase ไปเมื่อไหร่บ้าง และสามารถดูข้อมูลที่มีการบันทึกเอาไว้ใน Phase ก่อนหน้าได้ทั้งหมด
แชร์ข้อมูลของงาน เพื่อขอ Input เพิ่มเติม
ในบาง Phase งานของเราอาจจะต้องการข้อมูลเพิ่มเติมที่เราอาจจะไม่สามารถเป็นคนเติมเองได้ เช่น ขั้นตอนการขออนุมัติ ที่เราอาจจะต้องให้ทางลูกค้า หรือหัวหน้าฝ่ายเป็นคนอนุมัติแทน
เราก็สามารถที่จะแชร์ Card ใน Phase นั้นๆ ไปยังคนนอก Pipe หรือนอกระบบได้ เช่นเดียวกันกับ Public Form ด้วยวิธีง่ายๆ
1. ไปที่ Card นั้นๆ ใน Phase ที่เราเลือก หากเราต้องการให้ผู้ที่ต้องเติมข้อมูลเห็นข้อมูลเบื้องต้นใดๆ เราก็สามารถบันทึกไปก่อนได้
2. กด Share ด้านบน แล้ว Copy Link เพื่อส่งไปให้ผู้ที่ต้องใส่ข้อมูลแทนเรา
3. คนนั้นจะเห็นเป็นหน้าเว็บพร้อมช่องให้ระบุข้อมูลเฉพาะที่มีใน Phase นั้นๆ และเห็นข้อมูลที่เราเติมมาให้ก่อนแล้วด้วย
4. เมื่อ Submit แล้ว ข้อมูลทุกอย่างจะกลับเข้ามาอัพเดทใน Card ของเรา
การติดตามสถานะงาน
สำหรับผู้ใช้งาน Pipefy อยู่แล้ว ก็แค่เข้ามาใน Pipe เพื่อดูสถานะของงานว่าอยู่ใน Pipe ใด
แต่สำหรับผู้ที่อาจจะไม่ได้เป็นผู้ใช้งานใน Pipefy ก็มี Option ที่ง่ายและสะดวกมากๆ
หากเป็นผู้ที่ระบุข้อมูลใน Public Form เพื่อเปิดงานใน Pipe หลังจากส่งฟอร์มแล้ว จะมีอีเมลวิ่งกลับมาจากระบบ พร้อมลิงค์ “Request Tracker” ซึ่งเป็น Portal ให้เราเห็นว่ามีการเปิดงานอะไรไปบ้าง แล้วตอนนี้อยู่ในสถานะอะไรแล้ว ตรงนี้ไม่ต้องเป็นผู้ใช้งานก็ติดตามสถานะงานได้
การทำ Automation
Pipefy มีตัวเลือกให้เราทำ Automation สำหรับงานใน Pipe ได้อยู่พอสมควร โดยเราสามารถเลือก Condition หรือ Trigger และเลือก Action ที่จะเกิดขึ้น เช่น หากช่องข้อมูลใดๆ ถูกอัพเดท ให้ระบบโยก Card จาก Phase หนึ่งไปอีก Phase หนึ่งได้อัตโนมัติ เป็นต้น
รายงานและแดชบอร์ด
การสร้างรายงานใน Pipefy ทำได้ดีในระดับหนึ่ง ด้วยการเลือกช่องข้อมูลต่างๆ ที่มีการสร้างเอาไว้ในแต่ละ Phase มาวางเป็นรายงาน และแสดงผลในเชิงตัวเลขได้ (Sum, Average, Min, Max) และ Export เป็นไฟล์หรือส่งเป็นอีเมลได้ แต่อาจจะยังไม่สามารถทำรายงานที่ซับซ้อนได้ ซึ่งหลายๆ ฟีเจอร์ก็ยังอยู่ภายใต้ขั้นตอนการพัฒนาของ Pipefy
ส่วนแดชบอร์ดก็สามารถดึงช่องข้อมูลมาวางได้ค่อนข้างดี และเลือกรูปแบบกราฟได้หลายรูปแบบ
นอกจากนี้แล้ว สำหรับองค์กรที่มีหลายกระบวนงาน ก็สามารถสร้างขึ้นมาหลายๆ Pipe แล้วสร้างให้งานมีความเชื่อมโยงกันระหว่าง Pipe ได้ เหมือนเป็นการเอางานของหลายๆ ฝ่ายมาอยู่ในที่เดียวกัน
ราคาของ Pipefy
ค่าใช้จ่ายก็ถือว่าไม่แพงเลย ถ้าเทียบกับกระบวนงานที่ Streamline ขึ้นมาก โดยเริ่มต้นง่ายๆ ที่แพ็กเกจฟรี หรือเริ่มใช้แพ็กเกจ Business ที่ $18/คน/เดือน
สรุป
Pipefy ถือว่าเป็นเครื่องมือที่จะช่วยเราจัดระเบียบงานต่างๆ ให้ไหลไปตาม Workflow ได้อย่างราบรื่น มาพร้อมกับความยืดหยุ่น และที่สำคัญคือใช้งานง่าย รองรับทั้งทาง Desktop และมือถือ
ถ้าใครยังใช้ Trello อยู่แต่อยากได้ฟีเจอร์เพิ่มขึ้นเพื่อติดตามสถานะของงาน เราก็อยากแนะนำให้ลองใช้ Pipefy กันดู!
ทดลองใช้กันได้ก่อนเลยที่ www.pipefy.com