ซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจ เป็นผลิตภัณฑ์ที่ไม่ใช่ว่าซื้อมาแล้วจะใช้งานได้เลยเหมือนแอพพลิเคชั่นตัวเล็กๆ เนื่องจากมีหลายๆโมดูลข้างในที่เชื่อมต่อกัน ทำให้การเริ่มต้นใช้งานนั้น ต้องมีลำดับขั้นตอนเฉพาะ ที่ทาง Vendor หรือผู้ให้บริการ Software นั้นๆจะต้องให้คำแนะนำก่อนเริ่มใช้งานจริงซึ่งเรียกว่า การวางระบบ หรือ ขึ้นระบบ (Implementation) นั่นเอง รายละเอียดจะเป็นอย่างไรนั้น มาฟัง ASAP Project สรุปให้ฟังกันค่ะ
บริการวางระบบนี้ ส่วนใหญ่แล้วหากเป็นซอฟต์แวร์สำเร็จรูปขนาดเล็กจะเป็นบริการที่ไม่ได้บังคับซื้อ ยกเว้นในกรณีที่เป็นธุรกิจที่ยากจริงๆ แต่จะถือว่าเป็นขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่อย่าง ERP หรือ CRM ขนาดใหญ่ค่ายต่างชาติ ซึ่งถือว่ามีความสำคัญมากถึงมากที่สุดต่อความสำเร็จในการนำระบบใหม่ไปใช้
ขั้นตอนหลักๆ ในการให้บริการ ส่วนใหญ่แล้ว จะประกอบไปด้วย
การเก็บรายละเอียดความต้องการลูกค้าอย่างละเอียด เช่น ขั้นตอนการทำงานในแต่ละฝ่ายเป็นอย่างไร ใช้เอกสารอะไร มีการอนุมัติอย่างไร จะต้องมีงานเชื่อมต่อระหว่างฝ่ายอย่างไร แล้วทำเป็น Blueprint หรือ Functional design (หรือแล้วแต่ว่าบริษัทไหนจะเรียกยังไง) ซึ่งจะเป็นสรุปเกี่ยวกับระบบงานของลูกค้าที่จะนำขึ้นมาไว้ในซอฟต์แวร์
การปรับแต่งโปรแกรมเพิ่มเติม (Customization) ตามความต้องการลูกค้า หากมี โดยขั้นตอนนี้จะมีโปรแกรมเมอร์เข้ามาเกี่ยวข้อง อาจใช้เวลาแล้วแต่ระดับความยากง่ายของความต้องการที่เก็บมา และรวมถึง
การแต่งฟอร์มเอกสาร ให้มีลักษณะหน้าตาตามที่แต่ละองค์กรใช้จริงและทดสอบพิมพ์ออกมา
การปรับแแต่งรายงานในระบบให้ตอบโจทย์ความต้องการ
การตั้งค่าระบบต่างๆ เช่น ผู้ใช้งานและสิทธิการเข้าถึงข้อมูล ภาษี ฟอร์ม หน้างบ วิธีคิดต้นทุน วิธีคิดค่าเสื่อมของแต่ละองค์กร เป็นต้น
การเชื่อมต่อระบบอื่นๆ (Integration) ซึ่งจริงๆ แล้วอาจจะอยู่ในขั้นตอนนี้หรือจะทำทีหลังเมื่อไหร่ก็ได้ ขึ้นอยู่กับความพร้อมของอีกระบบด้วย
การเตรียมเท็มเพลตข้อมูลหลัก (Master data) ที่จะต้องนำเข้าในระบบใหม่ ในกรณีที่จะย้ายจากฐานข้อมูลที่ใช้อยู่เดิม โดยทาง vendor จะมีเท็มเพลตให้อยู่แล้ว และจะให้ลูกค้าเป็นฝ่ายใส่ข้อมูลมาให้ หรืออาจจะใช้วิธีดึงมาจากระบบอื่นด้วยการเชื่อมต่อ
ทำการทดสอบระบบ (UAT และ SIT) เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ใช้งานยอมรับวิธีการใช้งานจริงและไม่ติดปัญหาอะไร รวมถึงว่าระบบต่างๆ เชื่อมต่อกันได้อย่างถูกต้องและราบรื่น
สอนการใช้งาน (Training) ให้ผู้ใช้งานคุ้นเคยและเข้าใจวิธี/คอนเซ็ปต์การทำงานของโปรแกรม
Go live หรือเริ่มใช้ระบบจริง โดยอาจจะมีทีมงานประกบช่วยดูให้ทำงานได้เรียบร้อย ไม่มีปัญหา
บริการวางระบบจะประกอบด้วย การให้บริการ ณ สถานที่ของลูกค้า หรือที่เรียกกันว่า on-site และการทำงานหลังบ้าน คือกลับมาเตรียมงานให้ลูกค้าที่ออฟฟิศ ซึ่งราคาของโปรเจ็ควางระบบนั้น ขึ้นอยู่กับจำนวนวันทั้งหมดที่จะต้องใช้ทั้งหมดนั่นเอง หากเป็นธุรกิจที่มีความซับซ้อน หรือมีระบบงานที่เฉพาะตัวมากๆ ไม่เหมือนที่อื่น ก็อาจต้องใช้วันบริการที่มากขึ้นตามลำดับ
หากมีการปรับแต่งโปรแกรมเพิ่มเติม (Customization) ก็จะมีผลทำให้โปรเจ็คยาวนานและราคาสูงขึ้น เพราะมีขั้นตอนต่างๆเพิ่มเข้ามา ดังนี้:
1. เก็บสเป็คงานหรือความต้องการและตรวจสอบยืนยันกัน
2. โปรแกรมเมอร์เขียนงาน
3. ทดสอบงาน
4. แก้ BUG หรือข้อผิดพลาด
5. ทำคู่มือ และส่งมอบงานให้ลูกค้า
ASAP Project ให้ความสำคัญมากถึงมากที่สุดในขบวนการทำงานที่เป็นระบบ และมีเอกสารยืนยันการตัดสินใจในทุกขั้นตอนของลูกค้า เพราะถึงแม้คุณจะเลือก Solution ที่ดีแค่ไหน แต่ถ้ากระบวนการขึ้นระบบล้มเหลว ก็อาจะทำให้ลูกค้าเสียหายได้ ซึ่งถ้าคุณไม่มั่นใจ การปรึกษา Software Consultant ที่มีประสบการณ์ จะช่วยแนะนำวิธีการเลือกซอฟต์แวร์ และ ผู้ให้บริการ รวมไปถึงควบคุมการขึ้นระบบให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ เพื่อป้องกันความเสียหายอันสามารถเกิดขึ้นได้ระหว่างกระบวนการต่างๆและบรรลุจุดประสงค์ตามที่ได้ตั้งเป้าหมายเอาไว้