ระบบ จะให้ทำงานลดลงจริงไหม ?

พอเริ่มจะมีไอเดียอยากนำระบบเข้ามาใช้ หลายๆ คนก็อาจจะเจอ Challenge กลับมาจากพ่อแม่ว่า เอาเข้ามาแล้วจะลดงานได้จริงหรือไม่ จะลดต้นทุนได้จริงหรือไม่ วันนี้ Tech ที่บ้านอยากจะพามาหาคำตอบกัน


TYPE

ASAP Project X ทำที่บ้าน

✅ ประเภทของ “งาน” ที่จะ “ลดลง” จากการมีระบบ

ถ้าถามว่า 'ระบบ' จะช่วยลดงาน ลดต้นทุนได้จริงหรือไม่ คำตอบโดยทั่วไปแล้ว คือ งานจะ “ลดลง”
แต่เราต้องมาพูดถึงคำว่า “งาน” ว่าเป็นงานแบบใด

ส่วน “ต้นทุน”​ ที่จะลดลง คือต้นทุนต่อชั่วโมงงานของบุคลากรของเราที่จะสามารถประหยัดไปทำอย่างอื่นได้ แทนที่จะทำงานที่สามารถถูกทดแทนด้วยระบบได้

หมายเหตุตรงนี้ก่อนนะ ว่านี่เป็นคำตอบตามหลักการ ในเงื่อนไขที่ว่า เราได้ระบบที่ตอบโจทย์ความต้องการของเราจริงๆ (มีบางกรณีที่เราอาจจะต้องยอมทำงานแบบ Manual ต่อไปเพราะสู้งบของระบบไม่ไหว ก็อาจต้องพยายามประนีประนอม หา Workflow มารองรับกันต่อไป)

  • ประเภทของ “งาน” ที่จะ “ลดลง” จากการมีระบบงานคำนวณหรือการเก็บฐานข้อมูลใน Excel เช่น การคำนวณสินค้าที่ต้องสั่งซื้อ การติดตามสถานะ SO/PO การวางแผนส่งสินค้า ฐานข้อมูลลูกค้า หรือฐานข้อมูลสินทรัพย์ เป็นต้น

  • ฟอร์มกระดาษการอนุมัติต่างๆ และกระบวนการเดินวนขอลายเซ็น

  • รายงานที่ต้องดึงมาจากหลากหลายที่ และทำได้จาก Excel ของคนใดคนหนึ่งที่รู้วิธีการทำ Data

  • การเก็บประวัติของข้อมูลในอดีต และการเอาเอกสารเข้าแฟ้ม เช่น เอกสารซื้อขาย ใบแจ้งหนี้ ฟอร์มอนุมัติฯ

  • การพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษ เพื่อใช้นำเสนอกันและกัน และขอลายเซ็นเป็นหลักฐาน

  • การเข้าออฟฟิศมาเพื่อประชุม และฟังอัปเดตที่ไม่มีในระบบ เช่น การอัปเดตสถานะดีลลูกค้ากับฝ่ายขาย สถานะของโปรเจกต์ต่างๆ

  • ความวุ่นวายในการขออนุญาตเข้าถึงและให้สิทธิ์เข้าถึงไฟล์ต่างๆ และการเอาสิทธิ์นั้นออก

หลายๆ กระบวนการเหล่านี้สามารถเอาเข้ามาอยู่ในระบบแทน ด้วยการวางแผนการใช้ให้รอบคอบที่สุด

✅ ประเภทของ “งาน” ที่จะ “ลดลง” จากการมีระบบ

ถ้าถามว่า 'ระบบ' จะช่วยลดงาน ลดต้นทุนได้จริงหรือไม่ คำตอบโดยทั่วไปแล้ว คือ งานจะ “ลดลง”
แต่เราต้องมาพูดถึงคำว่า “งาน” ว่าเป็นงานแบบใด

ส่วน “ต้นทุน”​ ที่จะลดลง คือต้นทุนต่อชั่วโมงงานของบุคลากรของเราที่จะสามารถประหยัดไปทำอย่างอื่นได้ แทนที่จะทำงานที่สามารถถูกทดแทนด้วยระบบได้

หมายเหตุตรงนี้ก่อนนะ ว่านี่เป็นคำตอบตามหลักการ ในเงื่อนไขที่ว่า เราได้ระบบที่ตอบโจทย์ความต้องการของเราจริงๆ (มีบางกรณีที่เราอาจจะต้องยอมทำงานแบบ Manual ต่อไปเพราะสู้งบของระบบไม่ไหว ก็อาจต้องพยายามประนีประนอม หา Workflow มารองรับกันต่อไป)

  • ประเภทของ “งาน” ที่จะ “ลดลง” จากการมีระบบงานคำนวณหรือการเก็บฐานข้อมูลใน Excel เช่น การคำนวณสินค้าที่ต้องสั่งซื้อ การติดตามสถานะ SO/PO การวางแผนส่งสินค้า ฐานข้อมูลลูกค้า หรือฐานข้อมูลสินทรัพย์ เป็นต้น

  • ฟอร์มกระดาษการอนุมัติต่างๆ และกระบวนการเดินวนขอลายเซ็น

  • รายงานที่ต้องดึงมาจากหลากหลายที่ และทำได้จาก Excel ของคนใดคนหนึ่งที่รู้วิธีการทำ Data

  • การเก็บประวัติของข้อมูลในอดีต และการเอาเอกสารเข้าแฟ้ม เช่น เอกสารซื้อขาย ใบแจ้งหนี้ ฟอร์มอนุมัติฯ

  • การพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษ เพื่อใช้นำเสนอกันและกัน และขอลายเซ็นเป็นหลักฐาน

  • การเข้าออฟฟิศมาเพื่อประชุม และฟังอัปเดตที่ไม่มีในระบบ เช่น การอัปเดตสถานะดีลลูกค้ากับฝ่ายขาย สถานะของโปรเจกต์ต่างๆ

  • ความวุ่นวายในการขออนุญาตเข้าถึงและให้สิทธิ์เข้าถึงไฟล์ต่างๆ และการเอาสิทธิ์นั้นออก

หลายๆ กระบวนการเหล่านี้สามารถเอาเข้ามาอยู่ในระบบแทน ด้วยการวางแผนการใช้ให้รอบคอบที่สุด

✅ ประเภทของ “งาน” ที่จะ “ลดลง” จากการมีระบบ

ถ้าถามว่า 'ระบบ' จะช่วยลดงาน ลดต้นทุนได้จริงหรือไม่ คำตอบโดยทั่วไปแล้ว คือ งานจะ “ลดลง”
แต่เราต้องมาพูดถึงคำว่า “งาน” ว่าเป็นงานแบบใด

ส่วน “ต้นทุน”​ ที่จะลดลง คือต้นทุนต่อชั่วโมงงานของบุคลากรของเราที่จะสามารถประหยัดไปทำอย่างอื่นได้ แทนที่จะทำงานที่สามารถถูกทดแทนด้วยระบบได้

หมายเหตุตรงนี้ก่อนนะ ว่านี่เป็นคำตอบตามหลักการ ในเงื่อนไขที่ว่า เราได้ระบบที่ตอบโจทย์ความต้องการของเราจริงๆ (มีบางกรณีที่เราอาจจะต้องยอมทำงานแบบ Manual ต่อไปเพราะสู้งบของระบบไม่ไหว ก็อาจต้องพยายามประนีประนอม หา Workflow มารองรับกันต่อไป)

  • ประเภทของ “งาน” ที่จะ “ลดลง” จากการมีระบบงานคำนวณหรือการเก็บฐานข้อมูลใน Excel เช่น การคำนวณสินค้าที่ต้องสั่งซื้อ การติดตามสถานะ SO/PO การวางแผนส่งสินค้า ฐานข้อมูลลูกค้า หรือฐานข้อมูลสินทรัพย์ เป็นต้น

  • ฟอร์มกระดาษการอนุมัติต่างๆ และกระบวนการเดินวนขอลายเซ็น

  • รายงานที่ต้องดึงมาจากหลากหลายที่ และทำได้จาก Excel ของคนใดคนหนึ่งที่รู้วิธีการทำ Data

  • การเก็บประวัติของข้อมูลในอดีต และการเอาเอกสารเข้าแฟ้ม เช่น เอกสารซื้อขาย ใบแจ้งหนี้ ฟอร์มอนุมัติฯ

  • การพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษ เพื่อใช้นำเสนอกันและกัน และขอลายเซ็นเป็นหลักฐาน

  • การเข้าออฟฟิศมาเพื่อประชุม และฟังอัปเดตที่ไม่มีในระบบ เช่น การอัปเดตสถานะดีลลูกค้ากับฝ่ายขาย สถานะของโปรเจกต์ต่างๆ

  • ความวุ่นวายในการขออนุญาตเข้าถึงและให้สิทธิ์เข้าถึงไฟล์ต่างๆ และการเอาสิทธิ์นั้นออก

หลายๆ กระบวนการเหล่านี้สามารถเอาเข้ามาอยู่ในระบบแทน ด้วยการวางแผนการใช้ให้รอบคอบที่สุด

🗂️ งานที่อาจจะยัง “มีเหมือนเดิม” จากการมีระบบ

การตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล แม้จะอยู่ในระบบแต่ก็ต้องตรวจสอบเหมือนเดิม

  • การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล แต่จะทำได้อย่างมีระบบมากขึ้น

  • การสร้างเอกสารและอัปเดตสถานะ แต่จะอยู่ในรูปแบบที่มาตรฐานและเก็บในที่เดียวกัน

  • การทำรายงาน แม้จะสามารถดึงหลายๆ รายงานจากระบบได้ แต่ก็ยังอาจจะต้องทำรายงานแบบ Manual ในกรณีที่มีโจทย์เฉพาะที่ระบบไม่ได้มีรายงานเตรียมไว้

  • การประชุม แม้จะดูข้อมูลจากระบบได้เลย แต่การประชุมแบบ Face-to-Face ก็ถือว่ายังสำคัญ

  • การตัดสินใจและอนุมัติ โดยจะทำในระบบแทนที่จะเป็นกระดาษ

🗂️ งานที่อาจจะยัง “มีเหมือนเดิม” จากการมีระบบ

การตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล แม้จะอยู่ในระบบแต่ก็ต้องตรวจสอบเหมือนเดิม

  • การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล แต่จะทำได้อย่างมีระบบมากขึ้น

  • การสร้างเอกสารและอัปเดตสถานะ แต่จะอยู่ในรูปแบบที่มาตรฐานและเก็บในที่เดียวกัน

  • การทำรายงาน แม้จะสามารถดึงหลายๆ รายงานจากระบบได้ แต่ก็ยังอาจจะต้องทำรายงานแบบ Manual ในกรณีที่มีโจทย์เฉพาะที่ระบบไม่ได้มีรายงานเตรียมไว้

  • การประชุม แม้จะดูข้อมูลจากระบบได้เลย แต่การประชุมแบบ Face-to-Face ก็ถือว่ายังสำคัญ

  • การตัดสินใจและอนุมัติ โดยจะทำในระบบแทนที่จะเป็นกระดาษ

🗂️ งานที่อาจจะยัง “มีเหมือนเดิม” จากการมีระบบ

การตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล แม้จะอยู่ในระบบแต่ก็ต้องตรวจสอบเหมือนเดิม

  • การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล แต่จะทำได้อย่างมีระบบมากขึ้น

  • การสร้างเอกสารและอัปเดตสถานะ แต่จะอยู่ในรูปแบบที่มาตรฐานและเก็บในที่เดียวกัน

  • การทำรายงาน แม้จะสามารถดึงหลายๆ รายงานจากระบบได้ แต่ก็ยังอาจจะต้องทำรายงานแบบ Manual ในกรณีที่มีโจทย์เฉพาะที่ระบบไม่ได้มีรายงานเตรียมไว้

  • การประชุม แม้จะดูข้อมูลจากระบบได้เลย แต่การประชุมแบบ Face-to-Face ก็ถือว่ายังสำคัญ

  • การตัดสินใจและอนุมัติ โดยจะทำในระบบแทนที่จะเป็นกระดาษ

📈 งานที่อาจจะ “เพิ่มขึ้น” จากการมีระบบ

สุดท้าย มาดูงานที่อาจจะ “เพิ่มขึ้น” จากการมีระบบ

  • การ Audit ตรวจสอบข้อมูล เนื่องจากมีระบบ จะต้องมีขั้นตอนการเข้าไปสุ่มดูข้อมูลที่ยังไม่สมบูรณ์ หรือทำให้ตัวเลขไม่ถูกต้องด้วย

  • ขั้นตอนเพิ่มเติมในการทำงานบางอย่างในระบบ เช่น การใส่ข้อมูลจำเป็นในการสร้างรหัสลูกค้า การระบุ Cost center เวลาขอซื้อสินค้าบางอย่าง หรือการระบุก้อนงบประมาณและขออนุมัติใช้งบ เป็นต้น

  • การบริหารจัดการผู้ใช้งานระบบ (User Control)

  • การเก็บประวัติรายการปัญหาการใช้งานระบบ และสถานะการแก้ไข เพื่อคุยกับผู้ให้บริการ

  • การอบรมการใช้งานระบบให้ผู้ใช้งานใหม่ๆ

เพราะการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างมีผลกระทบทั้งด้านดีและด้านลบ เราจึงต้องประเมินและเตรียมขั้นตอนการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงนั้นไว้ก่อน แม้ว่าจะมีงานที่ยังมีเหมือนเดิมแต่เปลี่ยนรูปแบบไป หรืองานที่เพิ่มขึ้น แต่งานที่ไม่สร้าง Value จะลดลง และทำให้เราเป็นอิสระจากการพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่งในองค์กร ซึ่งจะทำให้เราเติบโตได้อย่างไม่ต้องห่วงหน้าพะวงหลัง

ถ้าเราวางแผนดีๆ ระบบของคุณจะกลายมาเป็นเหมือนกระดูกสันหลังที่จะช่วยให้ทีมงานทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นและมีหลักการอย่างยั่งยืนได้ในที่สุดครับ

📈 งานที่อาจจะ “เพิ่มขึ้น” จากการมีระบบ

สุดท้าย มาดูงานที่อาจจะ “เพิ่มขึ้น” จากการมีระบบ

  • การ Audit ตรวจสอบข้อมูล เนื่องจากมีระบบ จะต้องมีขั้นตอนการเข้าไปสุ่มดูข้อมูลที่ยังไม่สมบูรณ์ หรือทำให้ตัวเลขไม่ถูกต้องด้วย

  • ขั้นตอนเพิ่มเติมในการทำงานบางอย่างในระบบ เช่น การใส่ข้อมูลจำเป็นในการสร้างรหัสลูกค้า การระบุ Cost center เวลาขอซื้อสินค้าบางอย่าง หรือการระบุก้อนงบประมาณและขออนุมัติใช้งบ เป็นต้น

  • การบริหารจัดการผู้ใช้งานระบบ (User Control)

  • การเก็บประวัติรายการปัญหาการใช้งานระบบ และสถานะการแก้ไข เพื่อคุยกับผู้ให้บริการ

  • การอบรมการใช้งานระบบให้ผู้ใช้งานใหม่ๆ

เพราะการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างมีผลกระทบทั้งด้านดีและด้านลบ เราจึงต้องประเมินและเตรียมขั้นตอนการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงนั้นไว้ก่อน แม้ว่าจะมีงานที่ยังมีเหมือนเดิมแต่เปลี่ยนรูปแบบไป หรืองานที่เพิ่มขึ้น แต่งานที่ไม่สร้าง Value จะลดลง และทำให้เราเป็นอิสระจากการพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่งในองค์กร ซึ่งจะทำให้เราเติบโตได้อย่างไม่ต้องห่วงหน้าพะวงหลัง

ถ้าเราวางแผนดีๆ ระบบของคุณจะกลายมาเป็นเหมือนกระดูกสันหลังที่จะช่วยให้ทีมงานทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นและมีหลักการอย่างยั่งยืนได้ในที่สุดครับ

📈 งานที่อาจจะ “เพิ่มขึ้น” จากการมีระบบ

สุดท้าย มาดูงานที่อาจจะ “เพิ่มขึ้น” จากการมีระบบ

  • การ Audit ตรวจสอบข้อมูล เนื่องจากมีระบบ จะต้องมีขั้นตอนการเข้าไปสุ่มดูข้อมูลที่ยังไม่สมบูรณ์ หรือทำให้ตัวเลขไม่ถูกต้องด้วย

  • ขั้นตอนเพิ่มเติมในการทำงานบางอย่างในระบบ เช่น การใส่ข้อมูลจำเป็นในการสร้างรหัสลูกค้า การระบุ Cost center เวลาขอซื้อสินค้าบางอย่าง หรือการระบุก้อนงบประมาณและขออนุมัติใช้งบ เป็นต้น

  • การบริหารจัดการผู้ใช้งานระบบ (User Control)

  • การเก็บประวัติรายการปัญหาการใช้งานระบบ และสถานะการแก้ไข เพื่อคุยกับผู้ให้บริการ

  • การอบรมการใช้งานระบบให้ผู้ใช้งานใหม่ๆ

เพราะการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างมีผลกระทบทั้งด้านดีและด้านลบ เราจึงต้องประเมินและเตรียมขั้นตอนการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงนั้นไว้ก่อน แม้ว่าจะมีงานที่ยังมีเหมือนเดิมแต่เปลี่ยนรูปแบบไป หรืองานที่เพิ่มขึ้น แต่งานที่ไม่สร้าง Value จะลดลง และทำให้เราเป็นอิสระจากการพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่งในองค์กร ซึ่งจะทำให้เราเติบโตได้อย่างไม่ต้องห่วงหน้าพะวงหลัง

ถ้าเราวางแผนดีๆ ระบบของคุณจะกลายมาเป็นเหมือนกระดูกสันหลังที่จะช่วยให้ทีมงานทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นและมีหลักการอย่างยั่งยืนได้ในที่สุดครับ

หากคุณต้องการข้อมูลเกี่ยวกับ Digital Transformation และงานด้านอื่นๆ สามารถปรึกษา ASAP Project ได้ที่ hello@asapproject.co หรือ www.asapproject.co เพื่อคุยกันเบื้องต้นได้เลย!

ติดตาม YouTube ของเราเพื่อดูรีวิวเพิ่มเติม

ติดตาม Facebook เพจของเรา

#ทำที่บ้าน #digitaltransformation

< Previous

เริ่มทรานส์ฟอร์มอย่างไรดี ? กับธุรกิจครอบครัว

< Previous

< Previous

NEXT >

เวลาไหนเหมาะสมที่สุดในการ 'วางระบบ' ให้ธุรกิจคือตอนไหน ?

NEXT >

NEXT >

Feeling overwhelmed?
Let us help you find the right tools.

LET'S TALK

Feeling overwhelmed?
Let us help you find the right tools.

LET'S TALK

Feeling overwhelmed?
Let us help you find the right tools.

LET'S TALK