Barcode เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มความแม่นยำในการจัดการข้อมูลต่างๆ ไม่ใช่เฉพาะกับสินค้า แต่ยังรวมถึงกระบวนการภายใน และรหัส (Code) อื่นๆอีกด้วยเช่น

✅️ Item Code: ระบุว่าสินค้าชิ้นนั้นคืออะไร
✅️ Lot Number: บ่งบอกว่าสินค้านั้นผลิตมาจาก Lot ไหน
✅️ Warehouse Code: ระบุตำแหน่งในคลังสินค้า
✅️ Staff Code: ระบุว่าพนักงานคนใดเป็นผู้ดำเนินการ Transaction หรือ Record นั้นๆ

ลองจินตนาการตามดูนะครับ

พี่สมชายแสกน Barcode ที่บัตรพนักงานตัวเอง” ปิ๊ป” แล้วไปแสกน Barcode ที่ตัวสินค้า ”ปิ๊ป” พร้อมรหัส Lot และนำสินค้าไปจัดเก็บที่ Rack สินค้าพร้อมแสกน Code ที่ช่องชัดเก็บ “ปิ๊ป” ระบบจะเข้าใจว่า พี่สมชายได้จัดเก็บสินค้าอะไร Lot ที่เท่าไหร่ ไว้ที่จุดใด และเมื่อจะมีการเบิกสินค้าตัวนั้นออกมาจากคลัง ระบบก็จะสามารถระบุตำแหน่งที่ต้องไปหยิบสินค้าได้อย่างชัดเจน

ซึ่งการนำ Barcode เข้ามาใช้งานก็สามารถช่วยลดข้อผิดพลาดในการจัดการสินค้าลงไปได้มากกว่า 80% รวมถึงเพิ่มความเร็วในการตรวจนับสินค้าในสต๊อคได้ 3-5 เท่าเลยทีเดียว

เมื่อไหร่จึงควรพิจารณานำ Barcode มาใช้ ?

• เมื่อการจัดการแบบ Manual รองรับไม่ไหว หากพบว่าการจัดการสินค้าด้วยมือก่อให้เกิดความผิดพลาดสูง เช่น การนับสต๊อคผิด หยิบสินค้าผิด หรือใช้เวลานานในการตรวจสอบข้อมูล Barcode สามารถช่วยลด Human Error และเพิ่มประสิทธิภาพได้มากทีเดียว

• เมื่อธุรกิจต้องการความเร็วและความแม่นยำที่สูงขึ้น ธุรกิจที่ต้องการควบคุมสินค้าด้วยความแม่นยำ เช่น อุตสาหกรรมอาหาร ยา หรือสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีข้อกำหนดเข้มงวดเรื่องการติดตาม Lot และ Serial Number Barcode ซึ่งจะช่วยให้ตรวจสอบย้อนกลับได้อย่างรวดเร็ว

• เมื่อธุรกิจขยายและมีพนักงานมากขึ้น Barcode จะช่วยกรอบระบบการทำงานให้เป็นขั้นตอน ซึ่งจะทำให้พนักงานสอนงานและส่งต่องานกันได้ง่ายขึ้น

แล้วต้องเตรียมตัวอย่างไร ?

• โครงสร้างรหัสต่างๆ ต้องชัดเจน: เหมือนที่เรายกตัวอย่างไปในขั้นต้น การออกแบบรหัสต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นรหัสสินค้า รหัส (Lot No.), และอื่นๆ ต้องถูกออกแบบและกำหนดไว้ให้ชัดเจนตรงกัน

• ระบบ ERP หรือ WMS ที่ใช้ต้องรองรับ Barcode: ไม่ว่าจะเป็นการสร้าง (Generate) หรือบันทึกเพื่อให้สามารถใช้งานร่วมกับ Barcode Scanner ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ต้องมี Hardware ด้วย: ขาดไม่ได้เลยกับอุปกรณ์ที่จำเป็น เช่น Barcode Scanner หรือ Handheld รวมไปถึง Barcode Printer ซึ่งมีราคาเริ่มต้นตั้งแต่ 2,000 - 20,000 บาท ขึ้นอยู่กับฟังก์ชันที่ต้องการใช้งาน

เทคโนโลยีอื่นๆ ที่ใกล้เคียงกัน

จริงๆนอกจาก Barcode แล้ว ยังมีเทคโนโลยีอื่นๆ ที่ช่วยจัดการสินค้าคงคลังได้ ในบริบทที่ต่างกันออกไปไม่ว่าจะเป็น

01 QR Code

เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการให้พนักงานใช้ โทรศัพท์มือถือ ในการสแกนสินค้า เช่น ธุรกิจจัดส่งสินค้า หรือร้านค้าออนไลน์ที่ต้องตรวจสอบสินค้าก่อนส่ง แต่อาจจะไม่เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการรักษาความลับเนื่องจากเสี่ยงต่อการที่พนักงานจะถ่ายรูปสินค้าออกไปได้

02 RFID (Radio Frequency Identification)

เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการตรวจสอบสินค้าแบบอัตโนมัติ เช่น Uniqlo ที่ใช้ RFID ในการตรวจนับสินค้าแบบรวดเร็วที่จุดชำระเงิน หรือ Sushiro ที่ใช้ RFID ที่ฝังไว้ในจานอาหารเพื่อตรวจนับจำนวนจานที่ลูกค้ารับประทานไปอย่างรวดเร็ว

03 Barcode และเทคโนโลยีใกล้เคียงอื่นๆ

ถือเป็นระบบที่ช่วยลดข้อผิดพลาด เพิ่มความเร็วความแม่นยำ ในการจัดการได้มาก แต่คุณต้องไม่ลืมที่จะวางพื้นฐานสำคัญด้านอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องโครงสร้างรหัสสินค้า และการขึ้นระบบ ERP เพื่อความสำเร็จในการทำ Digital Transformation ด้วยนะครับ