ถ้าถามว่า 'ระบบ' จะช่วยลดงาน ลดต้นทุนได้จริงหรือไม่ คำตอบโดยทั่วไปแล้ว คือ งานจะ “ลดลง”
แต่เราต้องมาพูดถึงคำว่า “งาน” ว่าเป็นงานแบบใด

ส่วน “ต้นทุน”​ ที่จะลดลง คือต้นทุนต่อชั่วโมงงานของบุคลากรของเราที่จะสามารถประหยัดไปทำอย่างอื่นได้ แทนที่จะทำงานที่สามารถถูกทดแทนด้วยระบบได้

หมายเหตุตรงนี้ก่อนนะ ว่านี่เป็นคำตอบตามหลักการ ในเงื่อนไขที่ว่า เราได้ระบบที่ตอบโจทย์ความต้องการของเราจริงๆ (มีบางกรณีที่เราอาจจะต้องยอมทำงานแบบ Manual ต่อไปเพราะสู้งบของระบบไม่ไหว ก็อาจต้องพยายามประนีประนอม หา Workflow มารองรับกันต่อไป)

• ประเภทของ “งาน” ที่จะ “ลดลง” จากการมีระบบงานคำนวณหรือการเก็บฐานข้อมูลใน Excel เช่น การคำนวณสินค้าที่ต้องสั่งซื้อ การติดตามสถานะ SO/PO การวางแผนส่งสินค้า ฐานข้อมูลลูกค้า หรือฐานข้อมูลสินทรัพย์ เป็นต้น

• ฟอร์มกระดาษการอนุมัติต่างๆ และกระบวนการเดินวนขอลายเซ็น

• รายงานที่ต้องดึงมาจากหลากหลายที่ และทำได้จาก Excel ของคนใดคนหนึ่งที่รู้วิธีการทำ Data

• การเก็บประวัติของข้อมูลในอดีต และการเอาเอกสารเข้าแฟ้ม เช่น เอกสารซื้อขาย ใบแจ้งหนี้ ฟอร์มอนุมัติฯ

• การพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษ เพื่อใช้นำเสนอกันและกัน และขอลายเซ็นเป็นหลักฐาน

• การเข้าออฟฟิศมาเพื่อประชุม และฟังอัปเดตที่ไม่มีในระบบ เช่น การอัปเดตสถานะดีลลูกค้ากับฝ่ายขาย สถานะของโปรเจกต์ต่างๆ

• ความวุ่นวายในการขออนุญาตเข้าถึงและให้สิทธิ์เข้าถึงไฟล์ต่างๆ และการเอาสิทธิ์นั้นออก

หลายๆ กระบวนการเหล่านี้สามารถเอาเข้ามาอยู่ในระบบแทน ด้วยการวางแผนการใช้ให้รอบคอบที่สุด