ASAP Project | พลิกโฉมงานบริหารบุคลากรให้เป็นดิจิตัลด้วยระบบ HRM

พลิกโฉมงานบริหารบุคลากรให้เป็นดิจิตัลด้วยระบบ HRM

HRM (HR Management) การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล สามารถแบ่งออกได้เป็นสองส่วน

การบันทึกเวลา (Time Attendance)
การคำนวนค่าตอบแทน (Payroll system)

ซึ่งบริษัทส่วนใหญ่มักจะเริ่มใช้ซอฟต์แวร์เพื่อรองรับการทำงานในส่วนนี้ก่อน เพราะเป็นส่วนงานที่ใช้เวลา มากเพื่อตรวจสอบเงื่อนไขเวลาการทำงาน การให้ค่าตอบแทน และสวัสดิการต่างๆ ให้ถูกต้องและยุติธรรม

TYPE

Solution Guide

TOOL

HRM (Human Resources Management)

ลองสำรวจตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้

ASAP Project มี ชุดคำถามสั้นๆ ที่จะชวนให้ทุกคนลองสำรวจตัวเองว่า ธุรกิจของคุณมีความพร้อมมากน้อยแค่ไหน หรือถึงเวลาแล้วหรือยังที่น่าจะต้องเริ่มมองหา Software HRM ดีๆ ซักตัวเพื่อมาใช้งานหรือทดแทนตัวเก่าที่แทบไม่ได้ช่วยอะไรคุณเลย ดังนี้

คุณยังใช้ Excel จัดการเงินเดือน และ ฐานข้อมูลพนักงานอยู่หรือเปล่า?
ระบบที่คุณใช้งานอยู่ สามารถตั้งค่าเพื่อรองรับนโยบายที่ซับซ้อนของคุณได้หรือเปล่า หรือคุณยังต้องมีข้อมูลบางส่วน ที่ต้องบันทึกไว้ใน Excel อีกอยู่ดี?
ทีมงานของคุณสามารถยื่นคำร้องขอลา ขอ OT หรือ ตรวจสอบ Slip เงินเดือนได้ด้วยตัวเองหรือยัง?
คุณยังต้องรอเจ้านายเข้าออฟฟิศเพื่อมาเซ็นต์ชื่ออนุมัติบนกระดาษอยู่หรือเปล่า?
นโยบาย ส่วนหัก ส่วนเพื่ม ที่ส่งผลต่อค่าตอบแทน และการตรวจสอบคำนวณค่า OT ยังเป็นงานที่เอาเวลาส่วนใหญ่ ของคุณไปใช่หรือเปล่า?

หากประเด็นทั้งหลายในขั้นต้นนี้เป็นปัญหาที่ค้างคาใจคุณ นี่อาจจะเป็นจังหวะที่ดีในการมองหา HRM Software ที่เหมาะสมสักตัวมาเพื่อแบ่งเบาภาระทีมงาน

ลองสำรวจตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้

คุณยังใช้ Excel จัดการเงินเดือน และ ฐานข้อมูลพนักงานอยู่หรือเปล่า?
ระบบที่คุณใช้งานอยู่ สามารถตั้งค่าเพื่อรองรับนโยบายที่ซับซ้อนของคุณได้หรือเปล่า หรือคุณยังต้องมีข้อมูลบางส่วน ที่ต้องบันทึกไว้ใน Excel อีกอยู่ดี?
ทีมงานของคุณสามารถยื่นคำร้องขอลา ขอ OT หรือ ตรวจสอบ Slip เงินเดือนได้ด้วยตัวเองหรือยัง?
คุณยังต้องรอเจ้านายเข้าออฟฟิศเพื่อมาเซ็นต์ชื่ออนุมัติบนกระดาษอยู่หรือเปล่า?
นโยบาย ส่วนหัก ส่วนเพื่ม ที่ส่งผลต่อค่าตอบแทน และการตรวจสอบคำนวณค่า OT ยังเป็นงานที่เอาเวลาส่วนใหญ่ ของคุณไปใช่หรือเปล่า?

HRM Software ที่เหมาะสม สามารถช่วยอะไรคุณได้บ้าง?

บันทึกฐานข้อมูลพนักงาน ในเรื่องต่างๆอย่างเป็นระเบียบตามโครงสร้างบริษัท
บันทึกเวลาการทำงานด้วยเทคโนโลยีต่างๆ (เครื่องแสกนนิ้ว, RFID, Location Check-in)
Leave Management บริหารจัดการการลา ตั้งเงื่อนไขต่างๆ การยื่นขอลา และการอนุมัติ
OT Management บริหารจัดการการ OT ตั้งเงื่อนไขค่าตอบแทนต่างๆ การยื่นขอ OT และ การอนุมัติ
การบริหารจัดการกะงาน ไม่ว่าจะเป็นการสลับกะ เปลี่ยนกะ ควบกะ ซึ่งนี่คืออีกหนึ่งเรื่องปวดหัวซึ่งกินเวลาของ HR ไปมากเป็นอันดับต้นๆ
การคำนวนเงินเดือน การทำจ่าย และออก Payslip คำนวณส่วนลดส่วนเพิ่มตามเงื่อนไขนโยบายของบริษัทโดยอัตโนมัติ

เราเชื่อว่าเมื่อคุณอ่านมาถึงตรงนี้คงมีหลายๆท่านที่มีเริ่มลงมือค้นหาใน Google กันแล้วใช่มั้ยครับ

HRM Software ที่เหมาะสม สามารถช่วยอะไรคุณได้บ้าง?

บันทึกฐานข้อมูลพนักงาน ในเรื่องต่างๆอย่างเป็นระเบียบตามโครงสร้างบริษัท
บันทึกเวลาการทำงานด้วยเทคโนโลยีต่างๆ (เครื่องแสกนนิ้ว, RFID, Location Check-in)
Leave Management บริหารจัดการการลา ตั้งเงื่อนไขต่างๆ การยื่นขอลา และการอนุมัติ
OT Management บริหารจัดการการ OT ตั้งเงื่อนไขค่าตอบแทนต่างๆ การยื่นขอ OT และ การอนุมัติ
การบริหารจัดการกะงาน ไม่ว่าจะเป็นการสลับกะ เปลี่ยนกะ ควบกะ ซึ่งนี่คืออีกหนึ่งเรื่องปวดหัวซึ่งกินเวลาของ HR ไปมากเป็นอันดับต้นๆ
การคำนวนเงินเดือน การทำจ่าย และออก Payslip คำนวณส่วนลดส่วนเพิ่มตามเงื่อนไขนโยบายของบริษัทโดยอัตโนมัติ

ข้อพิจารณาในการเลือกระบบ HRM

ASAP Project ขอแนะนำประเด็นที่สำคัญต่อการใช้เพื่อพิจารณาเลือก ดังนี้

มองหาความยืดหยุ่นในการรองรับนโยบายของบริษัทไม่ว่าจะเป็นการคำนวนค่าตอบแทน การจัดการ กะงาน วันลา และ OT
มองหาความยืดหยุ่นในการรองรับโครงสร้างบริษัท ไม่ว่าจะเป็น ตำแหน่ง ทีม ฝ่าย หรือ แผนก ลูกจ้างประจำ และชั่วคราว เพราะแน่นอนว่า แต่ละบริษัทก็จะมีความซับซ้อนเฉพาะตัวที่แตกต่างกันไป
มองหาความสามารถในการให้รายงานที่เพียงพอและเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจ
มองหาความสามารถในการรองรับ Workflow ที่ซับซ้อน โดยเฉพาะในการอนุมัติเรื่องต่างๆ ว่าสามารถทำได้กี่ชั้น ชั้นละกี่คน
มองหาตัวเลือกที่เข้ากันได้กับจริตของผู้ใช้งานจริง เพราะตัวที่สวยกว่าอาจจะไม่ได้ใช้งานง่ายที่สุดเสมอไป

ข้อพิจารณาในการเลือกระบบ HRM

ASAP Project ขอแนะนำประเด็นที่สำคัญต่อการใช้เพื่อพิจารณาเลือก ดังนี้

มองหาความยืดหยุ่นในการรองรับนโยบายของบริษัทไม่ว่าจะเป็นการคำนวนค่าตอบแทน การจัดการ กะงาน วันลา และ OT
มองหาความยืดหยุ่นในการรองรับโครงสร้างบริษัท ไม่ว่าจะเป็น ตำแหน่ง ทีม ฝ่าย หรือ แผนก ลูกจ้างประจำ และชั่วคราว เพราะแน่นอนว่า แต่ละบริษัทก็จะมีความซับซ้อนเฉพาะตัวที่แตกต่างกันไป
มองหาความสามารถในการให้รายงานที่เพียงพอและเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจ
มองหาความสามารถในการรองรับ Workflow ที่ซับซ้อน โดยเฉพาะในการอนุมัติเรื่องต่างๆ ว่าสามารถทำได้กี่ชั้น ชั้นละกี่คน
มองหาตัวเลือกที่เข้ากันได้กับจริตของผู้ใช้งานจริง เพราะตัวที่สวยกว่าอาจจะไม่ได้ใช้งานง่ายที่สุดเสมอไป

การคัดเลือกระบบ HRM ให้ได้ตรงกับความต้องการนั้นอาจจะไม่ใช่เรื่องที่ง่ายนัก ในเมื่อนโยบายและการบริหารบุคลากรมีความละเอียดอ่อนและซับซ้อน จึงควรจะทำการวิเคราะห์ความต้องการขององค์กรให้ชัดเจน ก่อนคุยกับผู้ให้บริการแต่ละราย

ASAP Project เป็นที่ปรึกษาด้าน Digital Transformation ที่จะช่วยสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับธุรกิจด้วยเทคโนโลยี

#HRM