แน่นอนว่าการเลือกซอฟต์แวร์เพื่อมาต่อยอดพัฒนาธุรกิจนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย
ไหนจะต้องรวบรวมปัญหาและรายการความต้องการจากแต่ล่ะฝ่าย ไหนจะการติดต่อประสานงาน และเปรียบเทียบผู้ให้บริการแต่ละเจ้า ซึ่งละเอียดและซับซ้อน ดังนั้นการเลือกซอฟต์แวร์ที่ไม่ตรงกับความต้องการ นั้นคงไม่ใช่เรื่องดีแน่ๆ ซึ่งจากการสำรวจของ Gartner พบว่ามีผู้ใช้งาน ERP ถึง 75% ที่มองว่า บริษัทของตนไม่ประสบความสำเร็จในการเลือกและใช้งาน ERP และเราเชื่อว่าคุณคงไม่อยากเป็นหนึ่งในนั้นแน่ๆ
ในบทความนี้ ASAP Project จะมาชวนทุกคนลองมองว่าอะไรคือความเสี่ยงที่จะต้องเผชิญ
หากเรา “เลือกพลาด” และเราจะสามารถยอมรับความเสี่ยง เหล่านี้ได้หรือไม่ หรือเราจะสามารถหลีกเลี่ยงและลดความเสี่ยงอย่างไรได้บ้าง
1) ค่าซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์อย่าง ERP ที่เป็นแกนหลักสำคัญในสวนหลังบ้านของธุรกิจ อาจมีมูลค่าเริ่มต้นตั้งแต่หลักหมื่น สำหรับ ERP ขนาดเล็ก ไปจนถึงหลักล้าน สำหรับ ERP ขนาดใหญ่ ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ไม่ใช่จำนวนน้อยๆเลย ไหนจะประกอบไปด้วย ค่า License, ค่าบริการ, Training & Implementation หรือในหลายๆครั้งเมื่อคุณไม่ได้พิจารณาให้ถี่ถ้วนตั้งแต่แรก คุณอาจจะต้องลงทุนเพิ่มเติมกับการจ้างเขียน หรือ Customization อีกด้วย (ซึ่งอาจจะไม่สามารถใช้งานได้จริงตามที่ตั้งใจไว้)
2) ค่าเสียโอกาส
การใช้ซอฟต์แวร์ที่ไม่ตอบโจทย์อาจสร้างความเสียหายทางอ้อมได้มากกว่าที่คุณคิด
เพราะแทนที่คุณจะได้พัฒนาประสิทธิภาพการทำงานตามที่ต้องการ แต่กลับต้องมาพยายามปรับตัวหรือฝืนใช้งาน ซึ่งเสียเวลาและไร้ประสิทธิภาพ ยกตัวอย่าเคสของ HP ในปี 2004 ที่พวกเขาตัดสินใจที่จะเปลี่ยน ERP ในองค์กร แต่เมื่อเวลาผ่านไปก็พบว่า ERP ตัวใหม่นั้น ยังไม่สามารถตอบโจทย์รายการความต้องการของพวกเขาได้ถึง 20% ซึ่งเมื่อประเมินมูลค่าความเสียหายออกมาสามารถคิดได้เป็นมูลค่าถึง 160 ล้านดอลลาร์
3) กำลังใจของทีมงาน
อย่างที่กล่าวไปในตอนต้น การขึ้นระบบใหม่ ต้องใช้พลังของทีมงานอย่างมาก ตั้งแต่ขั้นตอนการสรรหาผู้ให้บริการ ไปจนถึงการขึ้นระบบเพื่อใช้งานจริง เพราะนอกจากพวกเขาจะต้องทำงานประจำที่ตัวเองต้องรับผิดชอบแล้ว ยังจะต้องแบ่งเวลามาให้ในส่วนนี้อีก แล้วไหนจะความเชื่อมั่นที่มีต่อผู้บริหารที่จะต้องถูกกระทบอีก ดังนั้นการเปลี่ยนระบบบ่อยๆจึงไม่ใช่เรื่องขำๆสำหรับพวกเขาอย่างแน่นอน
4) เวลา
เวลาคืออีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่องค์กรจะต้องลงทุนไปกับการเลือกซอฟต์แวร์ ตั้งแต่ขั้นตอนแรกๆไปจนถึงการใช้งานจริง
จากแบบสำรวจพบว่า ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้เวลาไปกับการพิจารณา ERP โดยเฉลี่ย 5-7 เดือน ซึ่งยังไม่รวมระยะเวลาในการขึ้นระบบ และอบรมการใช้งานซึ่งอาจใช้เวลาไปถึง 6-12 เดือน ดังนั้น ดังนั้นมุขตลกร้ายที่ว่า ตั้งแต่เข้าไปเริ่มงาน จนลาออก ก็ยังขึ้นระบบไม่เสร็จนั้นอาจจะไม่ได้ไกลความเป็นจริงซักเท่าไหร่สำหรับบางคน ดังนั้นการพิจารณาเลือกซอฟต์แวร์ให้เหมาะสมที่สุดตั้งแต่ขั้นตอนแรกๆน่าจะง่ายกว่าการย้อนเวลาเกือบปีกลับมาแน่นอน
เมื่อเราเริ่มเห็นแล้วว่าการเลือกซอฟต์แวร์พลาด หรือไม่สามารถตอบโจทย์ที่เป็นหัวใจหลักได้นั้น จะก่อให้เกิดความเสี่ยงในด้านใดบ้าง ดังนั้นการพิจารณาอย่างละเอียดตั้งแต่ขั้นตอนแรกๆ น่าจะเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญที่สุด ยิ่งการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่ทั้งองค์กรมีส่วนร่วมอย่าง ERP แล้ว ปัญหาที่ซอฟต์แวร์ตัวใหม่จะต้องตอบโจทย์ให้ได้ จะไม่ใช่แค่ปัญหาของคนใดคนหนึ่งแต่เป็นสิ่งที่ต้องทำร่วมกันทั้งองค์กร ซึ่งทั้งหมดนี้ต้องใช้เวลาและกำลังคนที่มีความสามารถเพื่อพิจารณารายละเอียดทั้งหมด แต่หากองค์กรของคุณกำลังขาดทั้งสองปัจจัย การให้ผู้มีประสบการณ์อย่าง Software Consultant เข้ามาช่วยพิจารณา น่าจะเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจเช่นกัน