• Thiti Kunajipimol

“Officevibe” แอพพลิเคชั่นเพื่อการเป็น Manager ที่ดีขึ้น และสร้าง engagement ได้อย่างแท้จริง

Updated: Dec 13, 2021

คนที่เป็น manager หลายๆคน คงจะรู้สึกเหมือนกันว่าอยากรู้ความรู้สึกของน้องๆ ในทีม อยากได้รับฟีดแบกในการทำงานร่วมกันในโปรเจ็ค อยากเข้าใจจุดมุ่งหมายหรือ Goal ในชีวิตของแต่ละคนเพื่อที่จะได้ช่วยผลักดันให้ไปให้ถึงฝันเร็วขึ้น แต่ปัญหาก็คือหลายๆ คนในทีมยังไม่กล้าพูดความในใจหรือแม้แต่ความคิดเห็นส่วนตัวออกมา ไม่ว่าจะเป็นระหว่างประชุมทีม หรือประชุมกันเอง 1 ต่อ 1 ก็ตาม การที่เราจะบริหารจัดการทีมให้ได้มีประสิทธิภาพนั้น มันก็ยิ่งยากขึ้น



วันนี้ ASAP Project อยากจะแนะนำแอพพลิเคชั่นดีๆ ที่จะช่วยแก้ไขความไม่ชัดเจนของการเข้าถึงความคิดของกันและกันอย่าง “Officevibe” ที่บริษัทชั้นนำหลายที่ใช้กัน เน้นการตรวจสอบความรู้สึกของคนในองค์กรทีละนิดๆ แต่ถี่ๆ เพื่อให้จับได้ถึงบรรยากาศและความเปลี่ยนแปลงในความรู้สึกของทุกคนได้ตลอดเวลา


Officevibe เป็นแอพเล็กๆ ที่ไม่ได้มีอะไรข้างในมากมาย คุณประโยชน์ของมันขึ้นอยู่กับคุณ ว่าจะใช้มันได้อย่างเต็มที่มากน้อยแค่ไหน หน้าที่ของ Officevibe มุ่งเน้นให้คุณเป็น manager ที่ดีขึ้น เข้าใจกันมากขึ้นด้วยฟีเจอร์ที่คิดมาแล้ว โดยสามารถมองเห็นภาพรวมทั้งองค์กร หรือแยกเป็นทีมๆ ก็ได้ ดังนี้


1. สร้าง Engagement กับลูกทีม



เริ่มด้วยการส่ง “Pulse survey” หรือแบบทดสอบสั้นๆ ที่ใช้เวลาทำน้อย แต่มีการส่งให้ทำบ่อยๆ เพื่อตรวจสอบฟีดแบกในหลายๆ มุมมองหรือ “Key Metrics” ซึ่งมีอยู่ 10 เรื่องที่สำคัญ (โดยตรงนี้ Officevibe ได้ทำงานร่วมกับองค์กรที่ปรึกษาระดับโลกอย่าง Deloitte อีกด้วย) ได้แก่


1. Relationship with manager (ความสัมพันธ์กับหัวหน้า)

2. Recognition (การได้รับการพูดถึง)

3. Feedback (การได้รับข้อเสนอแนะ)

4. Personal growth (การเติบโตรายบุคคล)

5. Alignment (ความสอดคล้องของค่านิยมและจุดมุ่งหมายของคนและองค์กร)

6. Satisfaction (ความพึงพอใจโดยรวม)

7. Relationship with peers (ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน)

8. Wellness (สุขภาพ)

9. Happiness (ความสุข)

10. Ambassadorship (ความเป็นไปได้ในการบอกต่อหรือแนะนำให้มาทำงานกับองค์กร)


มีการแชทกันระหว่าง Manager และผู้ทำงาน เพื่อให้ฟีดแบคกัน แต่ไม่ต้องห่วงว่าจะไม่รู้ว่าจะตอบอะไรดี เพราะระบบมีคำตอบที่แนะนำให้คุณได้อีกด้วย!



การสร้างแบบทดสอบนั้นก็ง่ายๆ สามารถเลือกสร้างจากเท็มเพลตในแต่ละมุมมองที่มีไว้ให้อยู่แล้ว หรือจะเลือกสร้างเอาเองก็ได้ เลือกคำตอบเป็นแบบ open-ended, แบบตัวเลือก multiple choice หรือแบบ scale น้อยไปมาก และเพื่อให้ทุกคนสามารถพูดความในใจได้อย่างสบายใจ ผู้ตอบสามารถเลือกตอบแบบ “Anonimous” หรือไม่เปิดเผยชื่อ ก็ได้



จุดที่สคัญที่สุดคือรายงานที่ได้มาทันทีเมื่อจำนวนผู้ตอบครบถ้วนมากพอ data ตรงนี้มีการจัดวางมาให้อย่างมีนัยสำคัญ ช่วยให้วิเคราะห์และเห็นประเด็นที่ควรจะโฟกัสได้ในทันที เช่น ตอนนี้คนในองค์กรรู้สึกว่าขอบเขตความรับผิดชอบของตนเองชัดเจนพอหรือไม่? รู้สึกว่าได้รับการยกย่องหรือให้ความนับถือจากความสำเร็จมากน้อยเพียงใด? ทุกคนถูกปฏิบัติด้วยความเท่าเทียมกันหรือไม่ อย่างไร? เป็นต้น



นอกจากนี้ ยังสามารถมองเห็นคะแนนของแต่ละทีมเปรียบเทียบกัน และมองเป็นมวลรวมทั้งองค์กรได้อีกด้วย ช่วยให้เห็นว่า engagement หรือทัศนคติของทีมไหนดีกว่ากันหรือแย่กว่ากันในมุมมองใดบ้าง


2. 1-on-1 Meeting


การสื่อสารเป็นเรื่องที่สำคัญที่สุดเรื่องหนึ่งในการสร้าง engagement และการเข้าใจลูกน้อง โดยเฉพาะการจัดเวทีส่วนตัวเพื่อที่จะปรึกษาหารือกันเป็นการส่วนตัวกับลูกน้องแต่ละคน หรือที่เรียกว่า “1-on-1"

Officevibe จะช่วยให้คุณสร้าง agenda ของการทำ 1-on-1 กับลูกน้องได้ง่ายขึ้น สบายใจขึ้น เป็นมาตรฐานขึ้น โดยเริ่มจาก

* การสร้าง goal ให้กับทีม และใช้ goal นี้ในการนำบทสนทนาในการทำ 1-on-1

* การจัดตารางและส่ง invitation ให้กับลูกทีมแยกไปได้ในทันที

* การสร้าง agenda ร่วมกันระหว่าง manager และลูกทีม โดยจะระบบจะมีการคิดหัวข้อและคำพูดต่างๆ มาให้ก่อน เราก็แค่ติ๊กเลือกเอามาเป็นหัวข้อในการคุยกันเท่านั้นเอง

* เมื่อคุย 1-on-1 เรียบร้อย manager ก็สามารถมาบันทึกผลในการคุยกัน หัวข้อที่อาจจะไม่ได้อยู่ใน agenda แต่มีการพูดถึงไป และแชร์ให้กับลูกทีมได้รับทราบ

* สุดท้ายสามารถสร้างรายการ follow-up ที่จะต้องทำต่อไป พร้อมกับ deadline ได้อีกด้วย (เหมือนคุณหมอนัดเจอตรวจอาการต่อเนื่อง) การประชุม 1-on-1 จะได้ไม่ขาดตอน



3. คอนเท้นที่ดี และตรงประเด็น



แน่นอนคนเราจะเก่งขึ้นได้ก็ต้องมี input ที่ดีและตรงกับสถานการณ์ Officevibe มีการคัดสรรคอนเท้นบทความดีๆ สำหรับการสร้าง engagement มาให้ผู้ใช้งานได้เข้าไปอ่านได้ตลอดเวลา จะได้มีไอเดียด้านการบริหารจากคนอื่นๆ ทั่วโลก


ราคา

คุณสามารถทดลองใช้ได้ก่อนเลย 14 วัน

หากพอใจ ก็ลองใช้กันได้เลยที่ $3.33/ผู้ใช้งาน/เดือน (วางบิลรายปี) หรือเพียง 105 บาท/ผู้ใช้งาน/เดือน เท่านั้น!!


หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือดีๆ ที่น่าจะพัฒนาความสัมพันธ์ของคนในทีม ตลอดจนคนในองค์กรทั้งหมด และอยากจะเห็นรายงานที่มีมุมมองตัวชี้วัดที่ถูกต้อง และชัดเจน ตรวจสอบเปรียบเทียบย้อนหลังได้ ASAP Project แนะนำให้ลองเปิดใจใช้ Officevibe วันนี้เลยที่ https://officevibe.com


Image Credit: Officevibe.com