HR Transformation The Series - ทรานส์ฟอร์มไปให้สุด กับทุกส่วนงานของ HR

Human Resources หรือ HR เป็นอีกฝ่ายงานที่มีความซับซ้อนและละเอียดอ่อนในการทำงาน ซึ่งการจะดูแลพนักงานทุกคนในบริษัทให้ได้รับสิทธิต่างๆ ภายใต้เงื่อนไขของบริษัทเป็นเรื่องที่ใช้เวลาค่อนข้างมาก HR จึงเป็นอีกหนึ่งส่วนงานที่มีผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมารองรับหลากหลายเป็นอันดับต้นๆซึ่งไม่ได้มีแค่เรื่องของ Payroll และเครื่องแสกนนิ้วอย่างที่ทุกคนเข้าใจเท่านั้น

ในบทความชุด HR Transformation The Series นี้ ASAP Project จะมาแชร์ให้ทุกคนมองเห็นภาพกว้างๆก่อนว่า ในส่วนของ HR มีเนื้องานตรงไหนบ้าง ที่ซอฟต์แวร์จะช่วยลดปริมาณงาน และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมงานของคุณได้อย่างเต็มที่ อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการรายละเอียแบบเจาะลึก เพื่อลองวิเคราะห์ตัวเองในเบื้องต้น (Self-Assessment) ว่าคุณควรจะเริ่มมองหาเครื่องในแต่ละส่วนหรือยัง เราก็เตรียมไว้ให้คุณแล้วเช่นกัน (สามารถอ่านเพิ่มเติมในลิงค์ที่แนบไว้ให้ได้เลยครับ)

ในโลกของ HR Software นั้นเราสามารถแบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลักๆดังนี้

1) HRM (HR Management) การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล ประกอบไปด้วย

1. การบันทึกเวลา (Time Attendance)

2. การคำนวนค่าตอบแทน (Payroll system)

ซึ่งบริษัทส่วนใหญ่มักจะเริ่มใช้ซอฟต์แวร์เพื่อรองรับการทำงานในส่วนนี้ก่อน เพราะเป็นส่วนงานที่ต้องใช้เวลามากเพื่อตรวจสอบเงื่อนไขเวลาการทำงานการให้ค่าตอบแทน และสวัสดิการต่างๆ ให้ถูกต้องและยุติธรรม

2) HRD (HR Development) การพัฒนาทรัพยากรบุคคล ประกอบไปด้วย 2 ส่วนหลักๆคือ

1. การพัฒนา (Development & Training)

2. การประเมิน (Evaluation)

การพัฒนาบุคลากรเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมากในการผลักดันพนักงานรุ่นใหม่ที่พึ่งเข้ามาร่วมงาน ให้มีความเข้าใจ มีทักษะที่สามารถช่วยขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าร่วมกับทีมงานปัจจุบันได้ และใช้เพื่อการประเมินผลลัพธ์ และประสิทธิภาพในการทำงานว่าเป็นไปตามกลยุทธ (Strategy) ที่วางเอาไว้หรือไม่

3) ATS (Applicant Tracking System) การบริหารจัดการรับสมัครและการจ้างงาน

เป็นเรื่องปกติที่เราจะต้องลงประกาศรับสมัครงานตามเว็ปไซต์หรือช่องทางต่างๆ ซึ่งแน่นอนว่าการจัดการรายชื่อผู้สมัคร ในตารางเอกเซล และเอกสารกระดาษกองโตคงไม่ใช่เรื่องง่ายแน่ๆ

ข่าวดีก็คือ ทุกๆประเด็นและปัญหาที่พูดถึงทางด้านบน สามารถบริหารจัดการด้วย Software และ Platform แบบ Digital ได้เช่นกัน แล้วการมี Software เพื่อจัดการงานด้านบุคคลทั้งหมดแบบ Automate จะช่วยอะไรคุณได้บ้าง?

1) HRM Software:

• บันทึกฐานข้อมูลพนักงาน ในเรื่องต่างๆอย่างเป็นระเบียบตามโครงสร้างบริษัท

• บันทึกเวลาการทำงานด้วยเทคโนโลยีต่างๆ (เครื่องแสกนนิ้ว, RFID, Location Check-in)

• Leave Management บริหารจัดการการลา ตั้งเงื่อนไขต่างๆ การยื่นขอลา และการอนุมัติ

• OT Management บริหารจัดการการ OT ตั้งเงื่อนไขค่าตอบแทนต่างๆ การยื่นขอOT และ การอนุมัติ

• การบริหารจัดการกะงาน ไม่ว่าจะเป็นการสลับกะ เปลี่ยนกะ ควบกะ ซึ่งนี่คืออีกหนึ่งเรื่องปวดหัวซึ่งกินเวลาของ HR ไปมากเป็นอันดับต้นๆ

• การคำนวนเงินเดือน การทำจ่าย และออก Payslip

ต้องการอ่านรายละเอียดแบบเจาะลึก และวิเคราะห์ตัวเองในเบื้องต้น (Self-Assessment) ในส่วนของ HRM คลิกที่นี่เลยครับ <a href="https://asapproject.co/blog/48">ปิด excel พับใบลา พลิกโฉมงานบริหารบุคลากรให้เป็นดิจิตัลด้วย HRM Software</a>

2) HRD Software:

• คุณสามารถสร้างคอร์สอบรมพนักงานในส่ิงที่เขาควรจะต้องเรียนรู้ เกี่ยวกับการทำงานในบริษัท ซึ่งสามารถสร้างป็นหลักสูตรของบริษัทไว้บนโลกออนไลน์ และให้พนักงานของคุณรับผิดชอบเข้าไปศึกษาด้วยตนเองได้เลย

• ติดตามความคืบหน้า หรือ เรียกรายงานได้ว่าพนักงานคนไหน ผ่านการอบรมคอร์สไหนไปแล้วบ้าง

• สามารถสร้างแบบทดสอบเพื่อวัดผลความเข้าใจ

• หรือแม้กระทั่งคุณสามารถสร้างเป็นหลักสูตรของบริษัทไว้บนโลกออนไลน์ และให้พนักงานของคุณรับผิดชอบเข้าไปศึกษาด้วยตนเองได้เลย

ต้องการอ่านรายละเอียดแบบเจาะลึก และวิเคราะห์ตัวเองในเบื้องต้น (Self-Assessment)ในส่วนของ HRD คลิกที่นี่เลยครับ <a href="https://asapproject.co/blog/50">ปั้นให้ไกล ไปให้ถึง พัฒนาทีมงานอย่างเป็นระบบด้วย HRD Software</a>

3) ATS Platform:

• คุณสามารถทำงานแบบ Digital บนฐานข้อมูลเดียวกันได้ตั้งแต่ขั้นตอนการรับสมัครพนักงานใหม่จนถึงการบรรจุเข้าทำงาน (จริงๆแล้วจนวันสุดท้ายในการทำงานเลยด้วยซ้ำ)

• ระบบจะช่วยให้คุณสามารถติดตามสถานะขอผู้สมัครแต่ละคนว่าผ่านขั้นตอนไหนไปแล้วบ้างเพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ

• ระบบจะช่วยให้คุณบริหารจัดการการรับสมัครจากหลายๆช่องทางได้อย่างง่ายดายและเป็นระเบียบไม่ตกหล่น

• คุณสามารถจัดการสร้างและจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นต่างๆไม่ว่าจะเป็น ใบสมัคร แบบสอบถาม แบบทดสอบ เป็น Digital Form เพื่อลดการทำงานซ้ำซ้อนและ ป้องกันการสูญหาย

• สามารถจัดการและติดตามกระบวนการ Onboarding หรือการอบรมผู้สมัครใหม่ หลังจากรับเข้ามาเป็นพนักานแล้ว ได้ทั้งหมดเช่นได้รับอุปกรณ์ในการทำงานพร้อมไหม เข้าปฐมนิเทศหรือยัง ได้รับการสอนงานครบถ้วนหรือยังเป็นต้น

ต้องการอ่านรายละเอียดแบบเจาะลึก และวิเคราะห์ตัวเองในเบื้องต้น (Self-Assessment) ในส่วนของ ATS คลิกที่นี่เลยครับ <a href="https://asapproject.co/blog/49">ฝ่าพายุ Resume คัดคนที่ใช่ เลือกคนที่ชอบ ด้วยระบบ ATS (Applicant Tracking System)</a>

เมื่อคุณอ่านมาถึงตรงนี้ ก็อาจมีคำถามขึ้นในหัวว่า "แล้วเราจำเป็นต้องใช้ระบบที่เป็นตัวเดียวครอบจักรวาลทำได้ทุกอย่างหรือเปล่านะ?" สิ่งที่ ASAP Project อยากจะแนะนำคือ เราคงปฏิเสธไม่ได้ว่าไอเดีย “All in one software” คงเป็นสิ่งที่ทุกคนอยากเป็นเจ้าของหากเป็นไปได้ แต่สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าคือ คุณต้องเข้าใจก่อนว่า ซอฟต์แวร์ HR เป็นประเภทซอฟต์แวร์ที่ค่อนข้างละเอียดอ่อน โดยเฉพาะเรื่องของนโยบายการทำงาน และยิ่งไปกว่านั้น ความสำเร็จในการขึ้นระบบก็ต้องอาศัยการตอบรับที่ดีจากพนักงานทุกคน ดังนั้น

การพิจารณาเลือกซอฟต์แวร์ให้ “ถูกจริต” กับนโยบายบริษัท และ พนักงาน จึงเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าความเป็น “All in one software” เพราะเรายังสามารถพิจารณาให้แต่ละตัวในแต่ละส่วนที่เลือกมานั้น สามารถทำงานร่วมกันได้ มากน้อยตามความจำเป็น ดีกว่าการเลือกมาเป็นตัวเดียวกัน แต่ไม่สามารถตอบโจทย์ในส่วนที่ละเอียดอ่อนขององค์กร

สุดท้ายนี้ ASAP Project ขอแนะนำให้คุณค่อยๆพิจารณาเลือกซอฟต์แวร์ HR อย่างละเอียด เนื่องจากซอฟต์แวร์ประเภทนี้ เป็นหนึ่งในประเภทที่มีตัวเลือกเยอะมากๆในตลาด พร้อมวางนโยบายบริษัทควบคู่ไปด้วยกัน หรือการมองหาที่ปรึกษาในการวางแผนเลือกซอฟต์แวร์ ก็จะสามารถช่วยให้ผลลัพธ์ในการทำ HR Transformation นี้ ประสบความสำเร็จที่สุดครับ