• Thiti Kunajipimol

Hidden Cost of Digital Transformation เจาะลึกการลงทุนในซอฟต์แวร์และค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่

หลายๆคนอาจมีคำถามว่าการลงทุนเพื่อใช้ซอฟต์แวร์ดีๆซักตัวนั้นต้องเตรียมงบประมาณไว้ซักเท่าไหร่ จริงๆแล้วก็คล้ายๆกับสินค้าและบริการอื่นๆ เมื่อราคาที่ถูกห้อยป้ายเอาไว้นั้นอาจไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่คุณจะต้องพบเจอ คล้ายกับภูเขาน้ำแข็งที่โผล่ขึ้นมาให้เห็นแต่ส่วนบนเพียงเล็กน้อยและซ่อนส่วนที่เหลืออยู่ใต้ผิวน้ำ


ในบทความนี้ ASAP Project จะชวนให้ทุกท่านลองมอง ลึกลงไปใต้ผิวน้ำเพื่อสำรวจภูเขาน้ำแข็งก้อนนี้กันครับ


ส่วนที่อยู่เหนือน้ำ

ค่าใช้จ่ายที่เห็นได้ชัดและตรงไปตรงมา เรียกได้ว่า เปิดเว็ปไซต์ หรือ Sales Kit มาก็จะเห็นส่วนนี้ก่อน


1. ค่า Software/Solution License: บนยอดภูเขาน้ำแข็งคือสิ่งที่มองเห็นได้อย่างชัดเจนที่สุด ราคาค่าตัวของซอฟต์แวร์จะมีรูปแบบการคิดค่าบริการที่ค่อนข้างหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น

2. แบบซื้อขาด(Perpetual license) เป็นการคิดค่าใช้จ่ายครั้งเดียวจบ

3. แบบเช่าใช้(Subscription license) ซึ่งจะคิดค่าบริการเป็นรายเดือน หรือ รายปี

4. แบบอื่นๆSoftware/Solution รุ่นใหม่ๆ มักจะมีรูปแบบการคิดค่าบริการที่ละเอียดอ่อนมากขึ้น

อย่างเช่น การคิดค่าบริการราย transaction หรือ On-demanded usage หรือ แม้กระทั่ง

5. แบบผสมที่ใช้หลากหลายวิธีในการคำนวนค่าบริการ


2. ค่าบริการรายปี (Anual Maintenance, MA, AM): หากเป็นซอฟต์แวร์ประเภท Subscription ก็จะมีการคิดค่าบริการแบบรายเดือน หรือ รายปีอยู่แล้ว แต่ซอฟต์แวร์แบบซื้อขาดเองก็จะมีค่าบริการรายปี โดยคิดเป็นอัตราส่วน (%) ของค่า License ตามอัตราที่ผู้ให้บริการกำหนด (ส่วนมากจะอยู่ที่ 10-15%) ซึ่งในกรณีที่มีการทำ Cutstomisation บางครั้งอัตราส่วนของ MA ก็อาจจะสูงกว่าอัตราปกติ


3. ค่า Add-on, Plug-in, Extension: ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่จะถูกออกแบบมาให้รองรับมาตรฐานการใช้งานแบบกว้างๆ แต่หากคุณต้องการใช้ Feature หรือ Module เพื่มเติม ก็จะต้องมีค่าใช้จ่ายในส่วนนี้เช่นกัน ดังนั้นเวลาที่เราคุยกับพนักงานขายว่าเรื่องนั้น เรื่องนี้ทำได้หรือไม่ เราจะต้องดูให้ดีว่านั่นรวมอยู่ใน Standard Package หรือจะต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เราไม่อยากให้คุณต้องเซอร์ไพรซ


ใต้ผิวน้ำ

ลึกลงไปใต้ผิวน้ำ คือบรรดาค่าใช้จ่ายที่มักจะไม่ได้ระบุไว้ในโบรชัวร์โฆษณา ซึ่งอาจจะเปลี่ยนความคิดของคุณต่อราคาของซอฟต์แวร์นั้นๆไป ก็เป็นได้ เช่น


1. ค่าบริการขึ้นระบบ (Implementation): ซอฟต์แวร์ที่มีความซับซ้อนมักจะต้องอาศัย Implementor หรือ ทีมงานมืออาชีพดูแล พวกเขาจะช่วยเรียบเรียงข้อมูล จัดระเบียบ วางรูปแบบ และตั้งค่า เพื่อให้ระบบพร้อมใช้งานตาม Workflow และ นโยบาย ด้วยข้อมูลตั้งต้นของคุณ โดยค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จะขึ้นอยู่กับ ความซับซ้อน และระยะเวลาที่ต้องใช้ ซึ่งบริการขึ้นระบบของซอฟต์แวร์บางตัวก็อาจจะสูงพอๆกันกับค่า License เองก็เป็นได้ แต่เชื่อเถอะ ว่าคุณต้องการมัน


2. ค่าบริการจ้างเขียน (Customisation): กรณีความต้องการที่เฉพาะเจาะจงบางอย่างที่ฟีเจอร์มาตรฐาน ของผู้ให้บริการไม่สามารถรองรับได้ และอาจจะต้องมีการจ้างเขียนพัฒนาเพิ่มเติม การคิดค่าบริการในส่วนนี้ จะขึ้นอยู่กับความยากง่ายของงาน ซึ่งแน่นอนว่าสิ่งที่ตามมาไม่ได้จบแค่เรื่องของค่าใช้จ่าย แต่รวมถึงเวลา และ ต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกส่วนงาน เพื่อให้ได้ Specification ที่ตรงตามความต้องการ และป้องกันการบานปลายของงบประมาณให้ดีที่สุด


3. ค่าบริการ Cloud และ VM (Vertual Machine): ในยุคที่ธุรกิจส่วนใหญ่เริ่มเปลี่ยนมาเก็บข้อมูลไว้บน Cloud แทน Server แล้ว เราเองก็ต้องทำความเข้าใจ และ พิจารณาให้ดีว่า การเก็บข้อมูลบน Cloud จำเป็นสำหรับเราจริงหรือไม่ ผู้ให้บริการ Software Solution บางราย จะรวมค่าบริการ Cloud อยู่ในค่าบริการหลักอยู่แล้ว แต่หลายรายก็ไม่ หรือ เราจะสามารถเลือกใช้ผู้ให้บริการ Cloud ค่ายใดก็ได้อย่างอิสระ หรือ ต้องเฉพาะเจาะจงบางเจ้าเท่านั้น ทั้งหมดนี้เรากำลังจะบอกว่า คุณต้องพิจารณาให้ดี เพราะ Cloud ไม่เหมือนกับ Sever ที่ลงทุนซื้อครั้งเดียวจบ เพราะจะต้องจ่ายค่าบริการไปตลอดอายุการใช้งาน


4. ค่า Hardware ที่เกี่ยวข้อง: การหาซื้อซอฟต์แวร์ตัวใหม่เองก็ต้องคำนึงว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ Hardware ที่เรามีอยู่สามารถใช้งานร่วมกันได้หรือไม่ ถ้าหากไม่ได้ก็อาจจะต้องมีการเปลี่ยน อัพเกรด หรือซื้อเพิ่ม ซึ่งบางครั้งการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการเลือกใช้ระบบต่างๆ ก็จะต้องคำนึงถึงการลงทุนที่แตกต่างกันในประเด็นนี้ด้วยเช่นกัน

ด้านล่างของภูเขาน้ำแข็ง

นอกเหนือจากค่าใช้จ่ายทั้งหมดทางข้างต้น ยังมีบางส่วนที่ซ่อนอยู่ซึ่งคุณอาจจะมองไม่เห็นหรือนึกไม่ถึงเลยก็ได้ และแน่นอนว่ามันจะไม่มีอยู่ในใบเสนอราคา เพราะมันคือต้นทุนแฝงของเราเอง


1. ค่าเวลาและโอกาสที่เสียไปในการให้พนักงานประจำต้องทำงานที่ไม่ถนัด

ทุกครั้งที่มีการหาซอฟต์แวร์ใหม่ในองค์กร หน้าที่ในการดูแลรับผิดชอบนั้นก็มักจะตกอยู่กับ หัวหน้าแผนกต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น บัญชี HR หรือ แม้กระทั่ง IT เอง ส่วนใหญ่ พวกเขาเหล่านั้นก็ไม่ได้มีความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับซอฟต์แวร์มากนัก ทำให้พวกเขาจะต้องใช้เวลามากไปกับการหาข้อมูล ที่ไม่แน่ใจว่าเข้าใจถูกหรือไม่ แทนที่จะได้โฟกัสกับงานประจำ และนั่นก็คือ ชั่วโมงงานที่เสียไป ยกตัวอย่างเช่น บริษัททั่วไปมักจะใช้เวลา หา ERP อย่างเร็วที่สุดก็คือ ภายใน 6 เดือนถ้าหัวหน้าแผนกบัญชีของคุณรับค่าตอบแทนที่ เดือนละ 50,000 บาท หรือเท่ากับ 312.5 บาท/ชม. เขาจะต้องใช้เวลาเฉลี่ย สัปดาห์ละ 4 ชม. หรือ 96 ชม ตลอด 6 เดือน คำนวนเป็นเงินได้ 30,000 บาท และแน่นอนว่า ในกระบวนการคัดเลือกซอฟต์แวร์อย่าง ERP ที่เกี่ยวข้องกับส่วนงานต่างๆมากมายก็จะต้องมีบุคคลากรท่านอื่นๆที่จะต้องเข้ามามีส่วนร่วมอีกด้วย


2. ค่าความเสี่ยงที่อาจเลือก Solution ที่ผิดพลาด

ในการเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมนั้น ต้องใช้เวลา และ ความใส่ใจในรายละเอียดมาก ประกอบกับค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่ได้กล่าวมาตั้งแต่ต้นนั้น สิ่งที่เราไม่อยากให้เกิดขึ้นมากที่สุดคือ การด่วนสรุป และเสี่ยงเลือก Software Solution ที่คุณคิดว่าใช่ โดยยังไม่ได้พิจารณาให้รอบคอบ ซึ่งอาจทำให้การลงทุนลงแรงทั้งหมดนั้น ไม่เกิดประโยชน์ ไม่ได้แก้ปัญหาที่มีอยู่ อีกทั้งยังทำลายความมั่นใจของทีมงาน ที่มีประสบการณ์ไม่ดีกับการใช้ซอฟต์แวร์นั้นๆอีกด้วย และสุดท้าย คุณก็จะต้องกลับมาเริ่มต้นกระบวนการคัดเลือก Software อีกตัวใหม่ทั้งหมดอีกครั้งหนึ่ง

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าผู้ให้บริการมีเจตนาที่จะซ่อนหรือปกปิดค่าใช้จ่ายต่างๆเพื่อหลอกล่อคุณ แต่เป็นเพราะว่าผู้ให้บริการจะต้องกำหนดราคาและขอบเขตการให้บริการ ให้ครอบคลุมความต้องการที่เป็นมาตรฐานก่อน จึงต้องมีค่าใช้จ่ายอีกส่วนหนึ่ง ที่จะถูกประเมินตามลักษณะงานจริงตามความต้องการของลูกค้าต่างหาก


หวังว่าสิ่งที่ ASAP Project หยิบมานำเสนอในบทความนี้ น่าจะช่วยให้คุณเห็นภาพของภูเขาน้ำแข็งก้อนนี้ได้ครบถ้วนยิ่งขึ้น เพื่อให้พิจารณาเลือก Solution ได้อย่างละเอียด และ เห็นภาพใหญ่ของการลงทุนได้ชัดเจนมากที่สุด ตั้งแต่ยอดบนสุด ไปจนถึงส่วนที่จมลึกใต้ผิวน้ำครับ