ERP เป็นคำศัพท์ที่คนทำงานคงได้ยินกันบ่อย และอาจจะเริ่มสับสนว่ามันคืออะไรกันแน่ ขอบเขตคืออะไร รวมระบบอะไร ไม่รวมอะไร วันนี้เราจะพาทุกคนมาเข้าใจ ERP กันแบบชัดๆ และเข้าใจง่าย!
ที่มา
คำว่า ERP เริ่มเกิดขึ้นในช่วงปี 1990 โดย Gartner Group เป็นผู้เริ่มใช้คำนี้โดยกว้าง ที่มาของ ERP จริงๆ แล้ว เกิดมาจากฐานประเภทธุรกิจผลิต ซึ่งมีการพัฒนา “ระบบบริหารวัตถุดิบการผลิต” หรือ "MRP" (Material Requirement Planning) ขึ้นมาตอบโจทย์ในการวางแผนการผลิต จนในปี 1983 ก็เริ่มมีการพัฒนา MRP ไปมากกว่าเดิม เรียกว่า “MRPII” ซึ่งเริ่มมีคอนเซ็ปต์ของ “โมดูล” หรือระบบย่อยๆ ในโปรแกรมท่ีเอามาประกอบกัน เข้ามา เช่น โมดูลจัดซื้อ โมดูล Bill of Materials (BOM) โมดูลในการวางแผนการผลิต เป็นต้น
เมื่อเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์พัฒนามากขึ้นในช่วงปี 1970-1980 เริ่มมีการพัฒนาระบบที่คล้ายกับ MRPII แต่เอามาดูแลส่วนอื่นๆของธุรกิจที่นอกเหนือจากการผลิต โดยรวมส่วนของบัญชีการเงิน การขายและลูกค้า หรือ HR เข้ามา จนในปี 1990 Gartner ได้เรียกระบบแบบนี้ว่า ERP หรือ "Enterprise Resource Planning"
โมดูล/ระบบ
ERP กลายมาเป็นระบบที่ทุกคนเริ่มใช้เพื่อบริหารทุกส่วนงานในองค์กร ตั้งแต่
ระบบขาย และลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)
ระบบจัดซื้อ และ supply chain
ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory)
ระบบคลังสินค้า (Warehouse)
ระบบบริหารการขนส่ง (Logistics)
ระบบผลิต
ระบบสินทรัพย์ (Assets)
ระบบบัญชี
ระบบการเงิน
ระบบ HR
ซึ่ง ERP นั้นมักจะมี “Core module” อยู่ที่บัญชีการเงิน ทำให้หลายๆครั้งคนสับสนระหว่าง ERP กับโปรแกรมบัญชีทั่วไป พูดง่ายๆ ERP ก็คือเครื่องมือที่จะช่วยบริหารทุกส่วนในองค์กรด้วยซอฟต์แวร์เดียวกัน
ขนาด
ERP ไม่จำเป็นต้องมีครบทุกระบบตามที่กล่าวข้างต้น เนื่องจากแต่ละระบบหรือ vertical ก็มีความซับซ้อน ความยาก และมีความต้องการเฉพาะตัวของตนเอง เราอาจแบ่ง ERP เป็นขนาดๆ ได้ดังนี้
ERP ขนาดเล็ก ซึ่งอาจจะใหญ่กว่าโปรแกรมบัญชีขึ้นมาเล็กน้อย โดยอาจมีฟีเจอร์ที่ละเอียดขึ้นในส่วนของสินค้าคงคลัง หรือการเงิน แต่มักจะไม่มีส่วนของผลิต HR หรือ CRM
ERP ขนาดกลาง ท่ีอาจเพิ่มส่วนของผลิตเข้ามา เช่นมีระบบ MRP แต่ยังไม่ได้รองรับการวางแผนการผลิตแบบขั้นสูง หรือมีส่วนของ CRM หรือ HR เข้ามา
ERP ขนาดใหญ่ ซึ่งมีไม่กี่แบรนด์ในตลาด มีครบหรือเกือบครบทุกระบบ ทำงานเชื่อมต่อกันหรือแยกกันก็ได้ มีระบบผลิตขั้นสูง ที่รองรับความซับซ้อนและขนาดที่ใหญ่ของการธุรกิจผลิตได้ดี
SaaS
ERP ยังคงมีการพัฒนารูปแบบอยู่ตลอดเวลา จากเดิมที่เป็นโปรแกรมขนาดใหญ่ที่เก็บฐานข้อมูลไว้ใน server ของแต่ละบริษัท (On-premise) และมีค่าใช้จ่ายสูงในส่วนของ Hardware ที่เกี่ยวข้อง เมื่อเข้าสู่ยุคของ Cloud ก็เริ่มเปลี่ยนโมเดลการให้บริการ เป็นแบบ “Software-as-a-service” หรือ SaaS ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลใน ERP จากที่ไหนก็ได้ ลดค่า Hardware ลดค่าคนที่ต้องดูแล อัพเดทเวอร์ชั่นง่าย แต่ก็ไม่ใช่ทุกบริษัทที่ยอมหันมาใช้ Cloud กันตั้งแต่แรก แม้แต่ในตอนนี้ ก็ยังมีบางบริษัทที่ต้องการใช้แบบ On-premise มากกว่า ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัยของข้อมูล
Post-modern ERP
ในปัจจุบัน ERP ต้องปรับตัวให้เข้ากับซอฟต์แวร์ใหม่ๆ ที่พัฒนาขึ้นมาเร็วและเป็นจำนวนมาก และความต้องการที่จะใช้งานบนมือถือ ทำให้เกิดคำใหม่อย่าง “Post-modern ERP” ขึ้นมาโดย Gartner เป็นผู้กำหนดขึ้นในช่วงปี 2013 ซึ่งก็คือ การที่เราไม่จำเป็นต้องใช้ ERP ตัวใหญ่ตัวเดียวทำทุกอย่างในองค์กรอีกต่อไป การเชื่อมต่อระหว่างส่วนงานต่างๆ ทำได้หลายวิธีมากขึ้น โดยไม่ต้องพึ่งการเชื่อมต่อภายในตัว ERP เองเท่านั้น เทรนด์ที่เกิดขึ้นคือ การยอมให้ส่วนงานต่างๆในบริษัท หรือ บริษัทสาขา/บริษัทลูกต่างๆ มีซอฟต์แวร์เป็นของตนเองได้ แล้วใช้วิธีเชื่อมต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลกันแทน เช่น
สำนักงานใหญ่อาจจะใช้ ERP ตัวหนึ่ง และสาขาในต่างประเทศ อาจจะใช้ ERP ของประเทศนั้นๆ เพื่อให้เกิดความยืดหยุ่น รองรับกับความต้องการพิเศษในพื้นที่นั้นๆ
ในบริษัทหนึ่งๆ อาจจะใช้ ERP เพื่อรองรับการออกเอกสารและการ automate กระบวนงานของระบบหลัก เช่น ขาย ซื้อ สินค้าคงคลัง ผลิต หรือ คลัง และใช้ซอฟต์แวร์ตัวอื่นๆ ในการดูแลงานที่นอกเหนือจากตรงนี้ อย่าง HR ก็ใช้ระบบ HRM (Human Resource Management) แยกไป ฝ่ายขายก็ใช้ CRM (Customer Relationship Management) แยกไป ฝ่ายบริการก็ใช้ Service Management แยกไป แล้วค่อยทำการเชื่อมต่อระหว่างซอฟต์แวร์เหล่านี้กับ ERP อีกที เพื่อให้ข้อมูลหลักยังอยู่ที่ ERP ส่วนข้อมูลเชิง Operation ให้อยู่ในซอฟต์แวร์แต่ละตัว
ในปัจจุบัน การนำ ERP เข้ามาใช้กลายเป็นลักษณะนี้เป็นส่วนใหญ่ไปแล้ว
ประโยชน์ของวิถี Post-modern ERP คือ
ยืดหยุ่นมากขึ้นในการเปลี่ยนซอฟต์แวร์เฉพาะฝ่ายหรือเฉพาะสาขา ไม่กระทบกับระบบหลัก คล่องตัวในการปรับระบบให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนไป
ทำให้สามารถเลือกซอฟต์แวร์ที่ตอบโจทย์ส่วนงานนั้นๆ หรือสาขานั้นๆ ได้มากกว่า เช่น ในเชิงระบบหลักแล้ว ใช้ ERP X ดีที่สุด แต่ ERP ตัวนี้ก็ไม่ได้มีระบบ CRM ที่ดีที่สุด การแยกกันใช้ ทำให้เราสามารถเลือก CRM ที่เหมาะกับเราที่สุด ในขณะที่ก็ได้ใช้ ERP ที่เหมาะกับเราที่สุดด้วยในเวลาเดียวกัน
นอกจากนี้ ERP ในปัจจุบันเริ่มมีการพัฒนาการเชื่อมต่อให้ทำได้กับแพลตฟอร์ม อย่าง E-commerce เว็บไซต์ ระบบขายหน้าร้าน หรือ Social media เพื่อตอบโจทย์การค้าขายในแบบใหม่ๆ มากขึ้น
การขึ้นระบบ ERP หรือ Implementation
การที่เราจะ transform องค์กร แค่ซื้อ ERP ที่ใช่มายังไม่ใช่ทั้งหมด แต่เรายังต้องใส่ใจในกระบวนการการขึ้นระบบ ERP ที่ซื้อมาแล้วนั้นด้วย ซึ่งเรียกว่าขั้นตอน “Implementation” หรือแปลตรงๆ คือการนำไปใช้งานจริง ประกอบไปด้วยงานต่างๆ ดังนี้
การเก็บความต้องการ หากไม่ได้มีการเก็บไปแล้วอย่างละเอียดในช่วงจัดซื้อ ผู้ขาย ERP จะมีการเก็บงานละเอียดกันในเบื้องต้นนี้อีกรอบ เพื่อให้เห็นวิธีการทำงานอย่างละเอียดของแต่ละฝ่าย ณ จุดนี้อาจจะทำให้เกิดความต้องการที่ไม่อยู่ในสิ่งที่ ERP นั้นๆ รองรับได้ ซึ่งจะทำให้เกิดความจำเป็นในการ “Customize” ระบบ หรือแก้ไขปรับให้ระบบนั้นเข้ากับความต้องการ
เมื่อเก็บความต้องการเรียบร้อยแล้ว จะเริ่มขั้นตอนการเตรียมข้อมูลเพื่อเอาเข้าระบบ ในจุดนี้ผู้ขาย ERP จะมีเท็มเพลตของการใส่ข้อมูลมาให้ (ซึ่งส่วนใหญ่ก็คือไฟล์ Excel) พร้อมอธิบายวิธีการใส่ข้อมูลอย่างละเอียด ข้อมูลตรงนี้จะเรียกว่า Master Data หรือเรียกว่า รหัสข้อมูล เช่น รหัสลูกค้า รหัสผู้ขาย รหัสโปรเจ็ค รหัสฝ่ายงาน รหัสสินค้า เป็นต้น
หากมีการ Customize ระบบ ก็อาจจะต้องใช้เวลาหลายเดือนเพื่อแก้ไข และนำมาเช็คกับทางลูกค้าอยู่เรื่อยๆ จนกว่าจะเรียบร้อยพร้อมๆ ไปกับการเก็บความต้องการ
เมื่อทำข้อมูลเสร็จแล้ว จะเป็นการนำข้อมูลเข้าไปใน ERP และทดสอบเพื่อดูความเรียบร้อย
หลังจากข้อมูลและระบบเรียบร้อยแล้ว ทางผู้ให้บริการก็จะนัดวันเข้าบริการอบรมการใช้งานให้กับผู้ใช้งาน ในบางเจ้าอาจจะมีการประกบใช้งานต่อไปสักระยะอีกด้วย
ตัดสินใจวันที่จะ Go live หรือเริ่มใช้จริง
ราคาโดยเฉลี่ยในไทย
ราคาของ ERP ในขนาดกลาง จะอยู่ที่ประมาณ 300,000 - 1,000,000 ต่อโปรเจ็ค (รวมขึ้นระบบแล้ว) ส่วนหากเป็น ERP ขนาดใหญ่ จะอยู่ที่ประมาณ 2,000,000 ขึ้นไป รวมค่าขึ้นระบบ แต่อาจไม่รวมค่า Customize หรือเชื่อมต่อระบบ
ถึงตรงนี้ ทุกคนน่าจะเริ่มเข้าใจและเห็นภาพของ ERP กันมาบ้างแล้ว ด้วยความที่ ERP มีความเกี่ยวเนื่องกับหลายๆ ฝ่ายงาน และมีฟีเจอร์ที่ละเอียดซับซ้อน หากเราไม่เตรียมความต้องการของตนเองให้ดี ก็อาจจะทำให้มองข้าม หรือลืมตรวจทานกับฝ่ายผู้ขายอย่างละเอียด ทำให้อาจต้องมาแก้ไขระบบหรือซื้อเสริมเพิ่มในภายหลังได้ เหนือสิ่งอื่นใด คือ การที่เราเข้าใจความต้องการของธุรกิจให้ดีที่สุดก่อนจะเข้าสู่กระบวนการเลือกซื้อ ERP
Ref:
Wikipedia