หลายๆ คนคงรู้จักคำว่า “ERP” หรือเคยได้ยินกันมาบ้าง ซึ่งจริงๆ แล้ว ERP ก็คือระเภทของซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่บริหารจัดการขั้นตอนการทำงานของหลายๆ ฝ่ายงานในองค์กรในระบบเดียวกัน พูดง่ายๆ ก็คือเป็นซอฟต์แวร์ที่มีหน้าที่กว้างขวางมากๆ ที่ทุกคนในบริษัทใช้ร่วมกันได้
แต่เคยได้ยินคำว่า “Postmodern ERP” กันมั้ย? ถ้าไม่เคย เราอยากจะแนะนำให้รู้จักกัน!
Postmodern ERP เป็นคำศัพท์ที่ทางสถาบันสำรวจระดับโลกอย่าง Gartner เป็นผู้ริเริ่มขึ้นในช่วงปี 2014 ว่า “A technology strategy that automates and links administrative and operational business capabilities with appropriate levels of integration that balance the benefits of vendor-delivered integration against business flexibility and agility.”
หรือ กลยุทธ์ด้านเทคโนโลยีที่ทำการเชื่อมต่อกระบวนการทำงานแบบ “Administrative” (เช่น งานประเภทการเงิน บริหารทุนมนุษย์ จัดซื้อ) และแบบ “Operational” (เช่น งานประเภทผลิต และการกระจายสินค้า) เข้าด้วยกันโดยใช้การเชื่อมต่อระหว่างหลายๆ โปรแกรมเพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน และลดค่าใช้จ่ายในการซื้อระบบใหญ่ที่มีทุกอย่าง
ซึ่งกลยุทธ์นี้เป็นสิ่งที่หลายๆ องค์กรก็กำลังทำอยู่อย่างไม่รู้ตัว แต่ไม่ใช่ว่าใช้ซอฟต์แวร์หลายๆ ตัวก็เรียกว่าเราใช้กลยุทธ์แบบ Postmodern ERP แล้วหรอกนะ มันต้องใช้การเชื่อมต่อที่ลงตัวกันอย่างมีการวางแผนมาแล้วด้วย ซึ่งก็ไม่ได้ง่ายขนาดนั้น
ย้อนไปช่วงปี 1990-2000 คำว่า “ERP” เริ่มเข้ามาในวงการบริหารธุรกิจ และกลายเป็นกลไกที่สำคัญต่อการผลักดันองค์กรไปข้างหน้า ด้วยการลดต้นทุนและเวลาในการทำงานซ้ำซ้อน และในช่วงกลางทศวรรษที่ 2000 ERP ก็เริ่มมีชื่อเสียง (หรือชื่อเสีย?) จากเรื่องราคาที่แพง ความไม่ยืดหยุ่นจากโมดูลย่อยที่ปรับเปลี่ยนยาก และการขึ้นระบบที่ล้มเหลวได้ง่าย
ทำให้เกิดทางเลือกอื่นๆ นอกเหนือจากการพยายามใช้ ERP ตัวเดียวสำหรับทั้งองค์กรขึ้นมา เช่น
1. หันมาเลือกซอฟต์แวร์เฉพาะประเภทที่เก่งในทางนั้นไปเลย และใช้การเชื่อมต่อกับโมดูลที่จำเป็นใน ERP ที่มีอยู่ แทนที่จะพยายามใช้โมดูลนั้นๆ ของ ERP เอง เช่นการเลือก CRM ที่ใหญ่และยืดหยุ่นเหมาะกับองค์กร แล้วเชื่อมต่อกับ ERP อีกที
2. ใช้ ERP จากหลายๆ ผู้ให้บริการสำหรับบริษัทลูกและสาขาที่มีความต้องการต่างกันอย่างสิ้นเชิง
3. ไม่ใช้ ERP แต่เลือกแอพพลิเคชั่นที่ขนาดเล็กแต่ทำหน้าที่เฉพาะทางได้ดี และมีวิธีการส่งต่อข้อมูลระหว่างกันและกันได้
สรุป Postmodern ERP ก็คือกลยุทธ์ในการดีไซน์ระบบ โดยเลือกใช้ซอฟต์แวร์ท่ีเก่งเฉพาะด้านของตนเอง และสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ได้ในเรื่องที่จำเป็น
แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าองค์กรของเราเหมาะกับกลยุทธ์นี้หรือไม่?
สุดท้ายแล้ว การใช้ ERP ก็ควรจะคงคอนเซ็ปต์ของ ERP: หากอะไรที่สามารถใช้ร่วมกันได้ในระบบเดียว ก็ให้ใช้ร่วมกันดีที่สุด แต่ถ้าเราพบว่ามีบางโมดูลของ ERP ที่ยังไม่ตอบโจทย์และสามารถแยกออกมาเป็นอีกซอฟต์แวร์หนึ่งเพื่อเชื่อมต่อกันได้ ก็ถึงเวลาเริ่มคิดถึงกลยุทธ์ Postmodern ERP ได้แล้ว
คำถามที่ควรถามตัวเองก่อนเลย ได้แก่
1. ขนาดขององค์กร มีพนักงานมากกว่าหรือน้อยกว่า 100 คน?
2. มีบริษัทลูกที่ทำธุรกิจแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงหรือไม่?
3. เป็นธุรกิจที่มีความต้องการเฉพาะตัวสูงหรือไม่?
หากองค์กรของคุณมีพนักงานมากกว่า 100 คน ซึ่งถือว่าขนาดกลางถึงใหญ่ เป็นธุรกิจที่มีสาขาหรือบริษัทลูกที่อาจจะรันงานคนละประเภทกัน หรือธุรกิจคนละแบบกัน และเป็นธุรกิจที่มีความเฉพาะตัว เช่น ผลิตหนัก รับเหมาก่อสร้าง ประกันภัย การศึกษา จะเหมาะสมกับการใช้กลยุทธ์แบบ Postmodern ERP เพราะซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่บริหารส่วนของการ Operate เนื้องานหลักของธุรกิจมักจะถูกแยกเป็นซอฟต์แวร์อีกประเภทหนึ่ง (อาจจะเรียกว่า “ระบบหน้าบ้าน” ก็ได้) ส่วนงานหลังบ้านอย่างการเงินบัญชี หรืองานเอกสารด้านซื้อขายสต็อก มักจะถูกจัดการด้วย ERP อีกที ทั้งสองส่วนของระบบควรจะมีจุดที่เชื่อมต่อกันเพื่อลดการทำงานซ้ำซ้อน
ในขณะเดียวกัน หากองค์กรของคุณมีพนักงานน้อยกว่า 100 คนหรือถือว่ามีขนาดเล็ก ไม่ได้มีสาขาหรือบริษัทลูกมากมาย เป็นธุรกิจที่มีขั้นตอนการทำงานตรงไปตรงมา เช่น ซื้อมาขายไป บริการ ผลิตหรือประกอบเบา อาจไม่เหมาะนักกับกลยุทธ์ที่จะต้องใช้ซอฟต์แวร์หลายๆ ตัว เพราะจะสร้างความยุ่งยากในการตรวจสอบ การประสานงาน และค่าใช้จ่ายที่จะตามมาในการ maintain ก็อาจจะสูงเกินความจำเป็นได้ ทางที่ดี ให้ทุกคนเข้ามาใช้ในระบบเดียวกัน แล้วคุยกับผู้ให้บริการ ERP รายนั้นๆ ให้ช่วยปรับระบบ (Customise) ในบางจุดที่จำเป็นจริงๆ จะดีกว่า
มาถึงตรงนี้ น่าจะมีปัจจัยในการสำรวจองค์กรของตนเองกันมากขึ้น และมีทิศทางในการวางแผนระบบกันในปีนี้กันไม่มากก็น้อย หากต้องการให้เราช่วยปรึกษา และพิจารณาให้ว่าองค์กรของคุณเหมาะกับการใช้ซอฟต์แวร์แบบใด ก็สามารถติดต่อเราได้เลย!