ยากก่อน หรือ ง่ายก่อน? เริ่มทำ Digital Transformation ส่วนงานไหนก่อนดี

หลังจากที่เราได้พูดถึง Areas of Digital Transformation กันไปแล้วว่าเนื้องานในธุรกิจของเราสามารถแบ่งออกมาได้เป็นส่วนๆ ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง (ท่านสามารถอ่านเกี่ยวกับ “Areas of Digital Transformation” ได้ที่ Link นี้ ครับ) หลายท่านอาจจะเริ่มมีคำถามว่า แล้วเราจะรุ้ได้อย่างไรว่าเราควรลงมือทำ Digital Transformation ที่ส่วนใดก่อนหรือหลังจะดีกว่ากัน? บางคนอาจจะเคยได้ยินว่าให้ทำส่วนที่ง่ายๆก่อนค่อยเป็นค่อยไป บางคนก็มีความเห็นว่าให้เริ่มจากส่วนที่ยากที่สุดก่อน จะได้รู้ๆกันไปเลย


ความเห็นทั้งสองแบบไม่มีอะไรถูกหรือผิดครับ เพราะบริบททางธุรกิจของแต่ละองค์กรนั้นมีรายละเอียดแตกต่างกันไป ในบทความนี้ ASAP Project จะมาชวนทุกท่านคิดไปพร้อมๆกันว่า อะไรคือปัจจัยที่เราควรจะต้องพิจารณาในการจัดลำดับการทำ Digital Transformation ให้ได้เหมาะที่สุดกับธุรกิจของท่านกันครับ แล้วในท้ายบทความผมจะมีเครื่องมือให้ทุกท่านได้ทดลองทำกันดู เป็นตาราง Matrix ที่จะช่วยให้ทุกท่านสามารถมองเห็นภาพลำดับความสำคัญได้ดีขึ้นครับ ซึ่งคุณสามารถ Download Template เพื่อไปทดลองทำด้วยตัวเองได้ครับ


ก่อนจะเริ่มอ่านรายละเอียดทางด้านล่างเรามาตกลงกันแบบนี้นะครับ เมื่อคุณทำความเข้าใจแต่ละประเด็นแล้ว คุณก็สามารถลองให้คะแนนองค์กรของคุณไล่ไปทีละข้อ โดยผมจะเขียนคะแนนเต็มไว้ให้ใน วงเล็บ ที่ท้ายหัวข้อนะครับ


เอาล่ะครับเรามาเริ่มกันเลยดีกว่า ผมขออธิบายโดยแบ่งมิติการพิจารณาออกเป็นสองมิติดังนี้ครับ

มิติที่ 1 - Impact หรือผลกระทบต่อธุรกิจของเรา

(เต็ม 30 คะแนน)

การลงมือทำ Digital Transformation ก็เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและสร้างความสามารถในการแข่งขันใช่ไหมล่ะครับ ดังนั้นเราควรจะต้องมาพิจารณากันว่าการเปลี่ยนแปลงในแต่ละส่วนจะส่งผลอะไรต่อธุรกิจของเรากันบ้าง ซึ่ง Impact ในที่นี้ เรากำลังพูดถึง Possitive Impact หรือการสร้างการเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้น ซึ่งส่วนงานที่เราควรจะเริ่มทำก่อน ก็ควรจะเป็นส่วนที่เปลี่ยนแปลงแล้วจะสร้าง Positive Impact ได้สูง ซึ่งผมขออนุญาตแบ่ง Impact ออกเป็นทั้งหมด 3 ด้าน ดังนี้ครับ


Impact ด้านรายได้ (10 คะแนน)

การเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ธุรกิจสามารถมีรายได้เพิ่มขึ้น ไม่ว่าจะเป็น การเพิ่มช่องทางทางการขาย หรือการนำระบบช่วยขายแบบอัตโนมัติเข้ามาใช้งาน การทำ Lead Nuturing หรือ Marketing Automation ด้วย Maketing Technology (MarTech) ไปจนถึงการสร้างโอกาสในการ Upsell, Cross-sell คือสิ่งที่จะช่วยสร้างรายได้ที่เพิ่มขึ้นให้กับคุณ ดังนั้นการทำ Transformation ในส่วนงานไหนที่ช่วย เสริมในจุดนี้ หากทำได้ ทำเลยครับ


Impact ด้าน Productivity (10 คะแนน)

จริงๆแล้วคำว่า Productivity เองก็มีความหมายในหลายๆมิติด้วยกันเช่น ทำแล้วจะสามารถลดค่าใช้จ่ายได้ ลดเวลาในการทำงานจากได้ ลดอัตราการเพิ่มคนในขณะที่ธุรกิจก็ยังสามารถขยายไปต่อได้ หรือการได้มาซึ่ง Insight ในการตัดสินใจครั้งสำคัญๆ ที่จะช่วยลดความผิดพลาดและ Focus ได้มากขึ้น ทั้งหมดนี้ก็เป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้การสร้างรายได้เช่นกันครับ


Impact ด้านความปลอดภัยและการลดความเสี่ยง (10คะแนน)

นี่เป็นปัจจัยส่วนหนึ่งที่สำคัญมากๆ แต่หลายคนอาจจะมองข้ามไป ผมจะขออนุญาตแบ่งเรื่องนี้ออกเป็นสองส่วนคือ


ความเสี่ยงด้าน Cyber Security (5 คะแนน)

การมี Cyber Security ที่ดีจะช่วยสร้างความมั่นใจให้ได้ทั้งฝั่งลูกค้าและทีมงานของคุณ เราคงเคยได้ยินกันมาบ้างแล้วไม่ว่าจะเป็นสถาบันชื่อดัง หรือผู้ให้บริการ Application ระดับโลกที่โดน Hacker เจาะเอาฐานข้อมูลลูกค้าเราไปขาย หรือเคสที่ทุกคนมีสิทธิโดนกับตัว อย่าง malware ที่เรียกค่าไถ่กัน 7-8 หลัก หรืออันตรายจากคนภายในบริษัทเอง ที่อาจจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับได้ง่ายเกินไป คุณก็อาจจะเสี่ยงต่อการถูกนำข้อมูลภายในไปเผยแพร่ หรือ สูญหายด้วยความไม่ได้ตั้งใจหรือตั้งใจก็ดี ผมเชื่อเราคงไม่อยากมาตระหนักถึงความสำคัญในข้อนี้ในวันที่ทุกอย่างสายเกินไป


ความเสี่ยงด้านคนและองค์ความรู้ (5 คะแนน)

โดยเฉพาะในธุรกิจที่กำลังเปลี่ยนผ่านจากรุ่นสู่รุ่น การที่เราไม่เคยมีระบบแบบ Centralized ในการดำเนินกิจการทำให้เราต้องอาศัย ประสบการณ์ และความเชี่ยวชาญจากพนักงานรุ่นก่อนๆ แต่ทุกงานเลี้ยงก็ย่อมมีวันเลิกรา การทำ Transformation เพื่อยกกระบวนการ ข้อมูลทั้งหมดเข้าไปไว้ในระบบ ก่อนที่พนักงานรุ่นเก๋าของเราจะเกษียณอายุ หรือ ลาออกไป ย่อมเป็นสิ่งที่ควรทำก่อนที่วันสุดท้ายนั้นจะมาถึง เริ่มชวนพี่ๆคนสำคัญมาสร้างระบบงานไปด้วยกันดีกว่าครับ



มิติที่ 2 - ความยากง่ายในการเปลี่ยนแปลง (30 คะแนน)

ปฏิเสธไม่ได้เลยครับว่าบริบทของแต่ละธุรกิจก็จะมีส่วนที่เปลี่ยนแปลงได้ยาก และง่าย แตกต่างกันไป ดังนั้น ASAP Project อยากจะให้ทุกท่านลองพิจารณาโดยแบ่งประเด็นนี้ออกเป็น 2 ส่วนดังนี้ครับ


ความพร้อมของข้อมูล และ นโยบายการทำงาน (15 คะแนน)

ก่อนที่เราจะเริ่มทำ Digital Transformation การเตรียม Data ที่มีอยู่ให้พร้อมขึ้นระบบหรือพร้อมใช้งาน คือสิ่งจำเป็นที่ทุกคนต้องทำ เพราะระบบคอมพิวเตอร์อาจจะมองการสะกดคำที่ต่างกัน แยกเป็นคนละตัวกันเช่น กรุงเทพ / กรุงเทพมหานคร / กทม. / Bangkok ทั้งสี่คำนี้ ระบบอาจจะมองเป็นคนละจังหวัดกันทั้งหมด หรือคำนำหน้าชื่อจะเป็น คุณ / นาย / นางสาว / น.ส. ก็ต้องตกลงร่วมกันและปรับข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันให้เรียบร้อย รวมไปถึงโครงสร้างของข้อมูล การเรียบเรียง Workflow และ นโยบายต่างๆ ให้ชัดเจนและเข้าใจตรงกันทุกฝ่าย ไม่สำคัญว่าคุณจะเคยเก็บข้อมูลไว้ที่ไหน แต่ถ้าธุรกิจของคุณมีความพร้อมของข้อมูล และ นโยบายการทำงานที่ดีแล้วล่ะก็ การทำ Digital Transformation นั้นก็จะสำเร็จได้ง่ายขึ้นอีกเยอะเลยครับ


ความพร้อมของคน (15 คะแนน)

สิ่งที่สำคัญที่สุดในการทำ Digital Transformation ก็คือคน ความพร้อมของคนในที่นี้อาจจะมองได้สองด้าน มุมแรกคือความสามารถ หรือ Skill คุณอาจจะลองประเมินดูว่า ทีมงานของคุณมี Digital Skill มากน้อยเพียงใด ถ้าหลายคนคุ้นเคยกับการทำงานแบบ Digital อยู่แล้ว การเรียนรู้เครื่องมือใหม่ๆก็น่าจะเป็นเรื่องที่ไม่ได้ยากเกินไปนัก "แต่สิ่งที่สำคัญกว่า Skill ก็คือ ความพร้อมรับความเปลี่ยนแปลงและเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ หรือ Willingness to adopt" เพราะเป็นไปไม่ได้หรอกครับ ที่ทุกคนจะมี Skill ที่ดีในทุกๆเรื่อง Skill คือสิ่งที่สามารถเรียนรู้กันได้ ในทางตรงกันข้าม Willingness ต่างหากคือสิ่งที่คุณควรจะลองประเมินทีมงานของคุณดูว่าพวกเขาพร้อมสำหรับความเปลี่ยนแปลงแค่ไหน แน่นอนว่าคนเราไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง แต่คุณสามารถที่จะ Motivate พวกเขาได้นะครับ ด้วยการ สื่อสาร การสร้างแรงจูงใจ หรือสร้างภารกิจร่วมกันในองค์กร และค่อยๆเสริมสร้างความรู้ความเข้าใจให้กับพวกเขาไปตลอดกระบวนการครับ "เพราะ Transformation ไม่ใช่แค่งานของใครคนใดคนหนึ่ง แต่ต้องร่วมมือกันทุกภาคส่วนจึงจะสำเร็จได้ครับ"



ลงมือทำกันเลย!

เอาล่ะครับ เมื่อคุณทำความเข้าใจกับรายละเอียดทางด้านบนแล้ว เรามาลองดูตัวอย่างการให้คะแนนกันในแต่ละ Area หรือส่วนงาน ในตารางประเมิน "Digital Transformation Prioritization Scoring" ทางด้านล่างนะครับ (คุณสามารถนำ Template นี้ไปเพิ่ม Area ต่างๆ ตามที่คุณตั้งใจจะทำ Digital Transformation ดูนะครับ)

จากตัวอย่างทางด้านบน เราจะนำคะแนนรวมที่ได้ไปทำงานต่อใน "Digital Transformation Prioritization Matrix" ทางด้านล่างนะครับ โดยให้คุณเริ่ม Plot พิกัดของแต่ละ Area ที่ต้องการพิจารณา โดยนำคะแนนรวมของหัวข้อ มิติที่ 1 - Impact” มาใส่ในแกน X และนำคะแนนรวมของหัวข้อ มิติที่ 2 - ความยากง่ายในการเปลี่ยนแปลง ไปใส่ในแกน Y เช่น

  1. Sales Area : X=25, Y=20

  2. After-sales Area : X=20, Y=10

  3. HR Area : X=10, Y=20

  4. Productivity Area : X=10, Y=10


ซึ่งจากภาพประกอบแล้วคุณจะเห็นว่าตัว "Digital Transformation Prioritization Matrix" ถูกแบ่งออกเป็น 4 Quadrants คือ

  1. Q1 ทำก่อนสำคัญมาก: เป็นงานที่มี impact สูง และทีมมีความพร้อมสูง ไม่ต้องอธิบายอะไรมาก ลุยงานที่อยู่ใน Quadrant นี้ก่อนเลยครับ

  2. Q2 มองหาตัวช่วย?: งานที่มี Impact สูง แต่ทีมไม่มีความพร้อม เมื่อเรารู้ว่างานตรงนี้สำคัญมาก แต่ทีมเราอาจจะไม่ได้มีความเข้าใจมากพอ แบบนี้คุณอาจจะต้องมองหาผู้เชี่ยวชาญหรือที่ปรึกษามาช่วยดูแลตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้งานสามารถสำเร็จได้ด้วยดีและทีมจะได้พัฒนาความรู้ความสามารถเพิ่มด้วยครับ

  3. Q3 Small Win: เป็นงานที่ไม่ได้มี impact มากนัก แต่ทีมค่อนข้างพร้อม เป็นส่วนงานที่คุณอาจจะเก็บไว้เพื่อสร้าง Small Win ให้กับทีมได้ เพื่อที่คณะทำงานจะได้มีกำลังใจในการ Transform ส่วนอื่นๆต่อไป แต่ว่าถ้าคุณมีงานใน Q1 หรือ Q2 อยู่เยอะๆ ก็ควรจะไปทำงานเหล่านั้นให้เสร็จก่อนนะครับตรงนั้นสำคัญกว่า

  4. Q4 เก็บไว้สุดท้าย: เป็นงานที่ไม่ได้มี impact และทีมก็ไม่ได้มีความพร้อมเช่นกัน ดังนั้นก็บงานใน Q4 นี้ไว้พิจารณาเป็นลำดับท้ายๆ แล้วโฟกัสกับงานใน Q1-Q3 ก่อนน่าจะดีกว่าครับ


สรุป: เมื่อพิจารณาตามตัวอย่างในข้างต้นแล้ว เราควรจะเริ่มลงมือทำ Transformation ใน

Sales Area (ตัวอย่าง 1) ก่อนเป็นอย่างแรก พร้อมทั้งหาตัวช่วยเพื่อมาจัดการ HR Area (ตัวอย่าง 3) ตั้งแต่เนิ่นๆ แล้วค่อยมาลุยใน After-sales Area (ตัวอย่าง 2) ก่อนจะเก็บ Productivity Area (ตัวอย่าง 4) ไว้เป็นลำดับสุดท้าย


งานบางอย่างต้องมองระยะยาว

อย่างไรก็ตาม งาน Digital Transformation บางอย่างคุณอาจจะไม่สามารถตัดสินระดับของ Impact ได้ในระยะสั้น เพราะว่าผลสำเร็จของมันจะต้องถูกวัดกันในระยะยาว เช่น การเก็บ Data เพื่อวิเคราะห์ Insight ต่างๆ ซึ่งต้องอาศัยระยะเวลาในการสะสมชุดข้อมูล หรืองานประเภท Customer Experience ที่เน้นการสร้าง Brand Awareness ก็อาจจะไม่ได้ส่งผลกลับมาในเชิงยอดขายในทันทีทันใด แต่มันจะส่งผลให้มีผู้ชื่นชอบใน Brand ของคุณได้ในระยะยาว และไม่เสียลูกค้าคนสำคัญไป ดังนั้นใครเริ่มทำก่อน ก็จะได้เห็นผลลัพธ์ก่อนเช่นกันครับ


ท่านใดที่อ่านมาถึงตรงนี้และอยากจะลองประเมินด้วยตัวเองแล้วล่ะก็สามารถ Download ตาราง "Digital Transformation Prioritization Scoring" และ "Digital Transformation Prioritization Matrix" ได้จาก Link นี้ เลยครับ


สุดท้ายนี้ ASAP Project หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญในการลงมือทำ Digital Transformation ได้เห็นภาพชัดเจนขึ้นไม่มากก็น้อย ซึ่งในแต่ละธุรกิจ แต่ละองค์กร ต่างก็มีตัวแปรที่แตกต่างกันไป ดังนั้นอย่าพึ่งลงมือทำตามคนรู้จักในทันที โดยยังไม่ได้สำรวจตัวเองให้ดีก่อนนะครับ