มารีวิวจุดเด่น "ClickUp" แอปพลิเคชันเพื่อการบริหารโปรเจ็คที่สุดยืดหยุ่น

หลายๆ คนอาจจะเคยได้ยินชื่อ ClickUp กันมาบ้างแล้ว แต่อาจจะไม่รู้จักกันอย่างละเอียด วันนี้เราจะพาทุกคนไปรู้จักกับ ClickUp กัน!

(หรือดูรีวิวของเราทาง Youtube กันก่อนได้เลย)

ClickUp เป็น Application ในกลุ่ม Project Management Tool หรือที่บางคนอาจเรียกว่า Collaboration Tool หรือ Productivity Tool ที่จะช่วยในเรื่องของการประสานงาน ติดตามงานต่างๆให้เป็นไปตามแผน ซึ่งจะว่าไปเครื่องมือประเภทนี้มีตัวเลือกอยู่เยอะมากๆในตลาด อย่างเช่นที่ทุกคนรู้จักกันดีอย่าง Trello Asana หรือ Slack

แต่ ClickUp มีข้อดีข้อด้อยอะไร และเหมาะกับใคร มาดูกันเลย

• ข้อดี

• จุดด้้อย

• เหมาะกับใคร?

• ราคา

(หรือทดลองใช้กันก่อนได้ที่ https://clickup.com/?fp_ref=jan81)

ข้อดี

1. Flexible View

เรื่องนี้คงถูกใจทีมงานที่ต้องต้องมีการประสานงานกันหลายๆฝ่ายสุดๆ เพราะ ClickUp มีมุมมองให้เราติดตามเนื้องานได้หลากหลายแบบมากๆ

บางคนอยากเห็นเป็น Tasklist เรียงๆกัน บางคนอยากเห็นในรูปแบบของ ปฏิทิน วันที่ หรือบางครั้งหัวหน้าทีมเองต้องการมองในรูปแบบของ Gantt Chart เพื่อติดตามสถานะของงาน ก็สามารถทำได้แบบยืดหยุ่น ซึ่งเอื้อต่อธรรมชาติการทำงานของแต่ละคนแต่ละฝ่ายที่มีวิธีคิดและความถนัดแตกต่างกันไป

2. Advance View

ต่อเนื่องจากข้อที่แล้ว ClickUp ยังมี View บางจำพวกที่เราอาจไม่ได้พบบ่อยๆ ใน Project Management Tools ตัวอื่นๆ ซึ่งเป็นการให้มุมมองที่เป็นประโยชน์ต่อการคิดและวางแผนงาน อย่าง Mind Map (บน) และ Whiteboard (ขวา) ซึ่งจะช่วยให้คุณและทีมระดมสมอง และมองเห็นความเชื่อมโยงของ Task งานต่างๆ ได้ในภาพเดียว

หรือมุมมองในการติดตามสถานะงานอย่าง Work Load (บน) และ Pulse ที่จะช่วยให้เรามองเห็นภาระงาน และ พฤติกรรมการทำงานของทีม เพื่อให้เราสามารถเห็นภาพและตัดสินใจมอบหมายงานได้อย่างเหมาะสมมากขึ้น

3. Multiple Level Tasks

แน่นอนว่าโปรเจ็คท์บางโปรเจ็คท์จะต้องมี Task ย่อยๆเยอะแยะหลายชั้นไปหมด อย่างเช่นถ้าทีมของคุณกำลังจะต้องทำโฆษณาสำหรับสินค้าตัวใหม่แล้วล่ะก็ คุณอาจจะแบ่ง Level ของงานเป็นดังตารางตัวอย่างทางด้านล่าง

ด้วยงานที่วางได้หลายระดับแบบนี้ ถือว่าละเอียดมากๆ ถ้าจัดการ Folder และ List ดีๆ ก็จะทำให้เก็บงานได้เป็นระเบียบ ดูรายงานง่าย ตาม progress สะดวก แถมถ้าเราใส่สีของ List เป็นคนละสี จะทำให้เวลามองภาพรวมๆ กัน ก็จะแยกแยะงานออกได้อย่างง่ายดาย!

4. Powerful Features for Free

ใช่ครับจากประสบการณ์ของเราที่เล่น Software ประเภทนี้มาหลายๆตัว ClickUp เป็นเครื่องมือที่ปล่อย Features ให้เราได้ใช้งานเยอะมากๆในแพ็คเกจฟรี

ซึ่งแน่นอนล่ะว่าสิ่งที่ ClickUp ควบคุมไว้อยู่คือ จำนวน Workspace ที่จำกัดอยู่ที่ 5 workspace แต่สังเกตว่า Task กับ Member นั้น Unlimited!! อันนี้หายากมากๆ ในเครื่องมือที่ยังฟรีอยู่ หากคุณไม่ได้มีโปรเจ็คท์ในมือเยอะนัก หรือหากคุณบริหารจัดการ Level ของ Task ได้ดีๆล่ะก็ การใช้งาน Free Package ก็อาจจะเพียงพอแล้วสำหรับคุณ

5. Custom Field

ถ้าช่องไม่เพียงพอเราสามารถสร้าง Custom field ขึ้นมาได้ มี Logic (ประเภทช่องข้อมูล)ให้เลือกหลายแบบเลย ไม่ว่าจะเป็น ตัวเลข, ค่าเงิน, วันที่, บุคคล(User) ranking, choices หรือแม้กระทั่งสูตรคำนวณ ซึ่งช่อง Custom field เหล่านี้ จะเป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้เราสามารถใช้ ClickUp เพื่อประสานงานในรูปแบบต่างๆได้อย่างยืดหยุ่น เหมือนกับคุณแทบจะเขียนโปรแกรมเล็กๆ ขึ้นมาใช้เองได้โดยไม่ต้องใช้ skill การเขียน Code เลยล่ะครับ

6. ใช้งานง่าย

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการออกแบบ Software ให้ใช้งานง่ายเป็นหนึ่งในแต้มต่อที่ทำให้หลายๆ คนเริ่มหันมาสนใจ ClickUp มากขึ้น

แต่ยิ่งไปกว่านั้น ClickUp เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีการทำ Knowledge Base หรือ คู่มือการใช้งานที่ดีและเข้าใจง่ายมากๆ เมื่อเราติดปัญหาในการใช้งานตรงจุดใด เราก็สามารถหาคำตอบด้วยตัวเองได้ง่ายๆ แต่อาจจะติดปัญหาสำหรับ user ชาวไทยเล็กน้อยที่ตัวคำอธิบายต่างๆยังอยู่ในรูปแบบภาษาอังกฤษครับ

ถึงตรงนี้ทุกคนคงเริ่มเข้าใจ ClickUp มากขึ้นแล้ว น่าสนใจมากๆเลยใช่ไหมครับ ทีนี้เรามาดูกันในส่วนของจุดด้อยกันบ้าง

จุดด้อย

1. ข้อจำกัดในการใช้งานบนโทรศัพท์ และ Tablet

แม้ว่า ClickUp จะมีมุมมองที่หลากหลายและยืดหยุ่นมากๆ แต่เป็นที่น่าเสียดายที่ การแสดงผลในโทรศัพท์ หรือ Tablet นั้น อาจจะไม่สะดวกต่อการใช้งานนักในบางกรณี เช่น ส่วนของ Calendar ที่มีการแสดงวันที่ค่อนข้างแคบไปสักหน่อย เราจะมองเห็นวันที่ได้เพียง 3 วันใน แนวตั้ง และ 4 วันในแนวนอน (แต่พวกเราอยากเห็นกันเต็มสัปดาห์ใช่ไหมล่ะครับ) หรือมุมมองแบบ Gantt Chart ที่คุณจะต้อง เปิดปิด Tab Project ทางด้านซ้ายเพื่อดูตลอดเวลาว่า กราฟแท่งไหนคืองานอะไร เพราะมันแทบจะมองไม่เห็นเลยในโทรศัพท์แนวตั้ง ถ้าจะว่าไปแล้ว View ที่ดูจะทำงานได้คล่องตัวที่สุด บนโทรศัพท์เองก็น่าจะเป็นแค่ List และ Board (Kanban) เป็นหลัก

2. พัฒนาไวมาก

ClickUp ถือเป็น Start Up ที่ค่อนข้างโตไวมากๆ ได้รับเงินลงทุนในหลายๆรอบ ทำให้ทางทีมงานทยอยออกฟีเจอร์ใหม่ๆ และปรับปรุงรูปแบบการใช้งานอยู่ตลอด จริงๆแล้วนั่นเป็นสิ่งที่ดี แต่ในบางครั้ง การพัฒนาที่รวดเร็วก็ทำให้เราสับสนอยู่บ้างว่า ปุ่มนี้ทำไมย้ายจากข้างบนมาอยู่ข้างล่าง หรือบางอย่างเคยใช้ได้ฟรี ก็มีข้อจำกัดเพิ่มขึ้น และนั่นทำให้เราต้องเรียนรู้สิ่งใหม่ๆอยู่ตลอดเวลาเช่นกันครับ

3. ต้องวางแผนให้รอบคอบก่อนใช้

ด้วยความที่ตัว ClickUp มีความยืดหยุ่นในการใช้งานมากๆ ทำให้เราอาจจะต้องวางแผนและต้องตกลงกันในทีมให้ชัดเจนว่าให้ใช้งานในรูปแบบเดียวกัน ก่อนที่จะเริ่มขึ้นระบบ ไม่อย่างนั้นหากต่างคนต่างทำไปเรื่อยๆ คุณอาจจะมีการใช้งานหลายมาตรฐานบนนระบบเดียว และ ทำให้เกิความสับสนได้ครับ

ClickUp เหมาะกับใคร?

หากพิจารณา จากจุดเด่นเป็นหลักแล้วล่ะก็ ClickUp เองเหมาะกับ

• ทีมที่ต้องการการประสานงานหลายฝ่ายที่ทำหน้าที่แตกต่างกัน เพราะด้วยมุมมองต่างๆที่ระบบสามารถแสดงผลให้กับเราได้จะตอบโจทย์ธรรมชาติของแต่ละฝ่าย

• ทีมที่ต้องการบันทึกรายละเอียดเยอะๆ เพราะว่า Custom field ของเจ้า Click Up นี่แหละที่ Powerful ไม่น้อย แต่นั่นก็แปลว่า สำหรับธุรกิจหรืองานที่มีความซับซ้อนน้อยกว่า Click Up ก็เอาอยู่อย่างแน่นอนครับ

ยกตัวอย่างเช่นธุรกิจ Media, Marketing Agency, Creative Agency ที่ฝ่าย Production อาจจะอยากดูตารางงานในแต่ละวันแบบปฏิทิน AE ต้องการเห็น Timeline ในภาพรวม และ ผู้จัดการต้องการดู Gantt Chart หรือจะเป็นธุรกิจที่ปรึกษา ที่ต้องดูแลลูกค้าเป็นรายโปรเจ็คท์ และต้องติดตามสถานการ และ รายละเอียดงานย่อยๆอยู่ตลอดเวลา

ราคา

ส่วนใครสนใจทดลองใช้งาน สามารถเริ่มใช้ได้เลยที่นี่ -> https://clickup.pxf.io/k0zkrM

หากสนใจที่จะอัพเกรดเพื่อให้สามารถใช้ฟีเจอร์อื่นๆได้เพิ่มเติม ClickUp ก็มี Package เริ่มต้นที่ $5, $9 และ $19 ต่อ user ต่อเดือน ซึ่งไม่แพงเลยในการที่เราจะมีเครื่องมือบริหาร Project ดีๆ ซักตัวมาเพื่อใช้งาน

สุดท้ายนี้ ทุกท่านสามารถติดตามรีวิวซอฟต์แวร์เต็มรูปแบบได้ทางบล็อกถัดไปของเรา หรือทาง Youtube, Facebook และ Blockdit ชื่อ "Toolscape by ASAP Project" ครับ