- Thiti Kunajipimol
พร้อม Work from home ด้วย 5 เครื่องมือ Online Conference ที่ดีที่สุด
ในภาวะที่โรคระบาดจากไวรัส Covid-19 เกิดขึ้นทั่วโลก หลายบริษัทต่างก็ต้องปรับตัวการทำงานมาสู่โลกออนไลน์มากขึ้น
เพื่อป้องกันการแพร่ระบาดของไวรัส นโยบายการ Work from home จึงถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลาย และไม่ใช่กับภาคธุรกิจเท่านั้น ในส่วนของภาคการศึกษาเอง โรงเรียน และ มหาวิทยาลัยชั้นนำทั่วโลกต่างก็ประกาศปรับรูปแบบการเรียนการสอนมาเป็น รูปแบบ ออนไลน์ด้วยกันทั้งสิ้น ซึ่งหากองค์กรใดที่คุ้นเคยและมีเครื่องมือในการทำ Online Conference อยู่แล้วก็คงไม่ต้องมีการปรับตัวอะไรมาก แต่สำหรับองค์กรที่ยังมีคำถามว่า ถ้าเราจะต้องการทำการประชุมออนไลน์บ้าง ควรจะมองหาเครื่องมือตัวไหนดี
ในบทความนี้ ASAP Project จะมารีวิวแนะนำ 5 เครื่องมือที่ใช้ทำ Online meeting หรือ VDO Conference ที่เราเคยใช้งานมาแบบสั้นๆให้ฟังกันครับ
เริ่มต้นที่ $12/Month/Organizer
GoToMeeting เป็นเครื่องมือที่เรามีโอกาสได้ใช้บ่อยๆเวลาพูดคุยกับองค์กรในต่างประเทศ คุณอาจจะต้องติดตั้ง app นิดหน่อยก่อนเริ่มใช้งาน ซึ่งตัวเครื่องมือมีฟีเจอร์ครบเครื่อง พร้อมคุณภาพ ภาพและเสียงที่ดีเยี่ยม โดย go to meeting จะมีช่วงเวลาทดลองใช้ฟรีให้ที่ 14 วัน แต่หลังจากนั้นจะมีค่าใช้จ่ายโดยเริ่มต้นที่ $12-16/month/host ซึ่งสามารถมีผู้เข้าร่วมสูงสุด 150-250 คนตามลำดับ หรือถ้าคุณจะต้องจัดการการสัมนาขนาดใหญ่ event การเปิดตัวสินค้า คุณอาจจะเหมาะกับ Enterprise Plan ซึ่งมีได้สูงสุดถึง 3,000 คน นอกจากนี้ส่วนที่ ASAP Project ชอบมากๆ คือ ฟีเจอร์ที่เราสามารถ Highlight หน้าจอ ที่คุณสามารถ วง ขีดเส้นไต้ หรือ เขียนคอมเมนต์ได้ ระหว่างที่มีการทำ Screen Sharing ซึ่ง เรามักจะเห็น Software Vendor จากต่างประเทศใช้ในการ Present ใช้บ่อยๆซึ่งทำให้การอธิบายทางไกลง่ายเหมือนนั่งอยู่ข้างๆกัน
เริ่มต้นจาก $14.99 -19.99/month/host
Zoom เป็นหนึ่งในเครื่องมือ VDO Conference ที่เป็นที่นิยมมากๆ รวมถึงในประเทศไทยด้วย คุณสามารถเลือกใช้ Free Plan ได้โดยสามารถมีจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมได้สูงสุดถึง 100 คน แต่ข้อจำกัดในการใช้งาน Free Plan ก็คือ แต่ละ Meeting จะถูกจำกัดเวลาไว้ให้ไม่เกิน 40 นาที แล้วระบบจำทำการจบการประชุมทันที อย่างไรก็ตามคุณสามารถเลือกใช้งาน Plan แบบมีค่าใช้จ่าย โดยเริ่มต้นจาก $14.99 -19.99/month/host ซึ่งในPlan ที่สูงขึ้นคุณจะไม่ถูกจำกัดเวลาการประชุมอีกต่อไป และยังสามารถบันทึกการประชุม (VDO Recording) ส่วนใน Plan สูงสุดนั้น คุณจะสามารถ Custom Branding Logo ต่างๆให้เป็นไปตามองค์กรของคุณได้อีกด้วย
หลายคนอาจจะคิดว่าภายใต้ชื่อ Cisco นั้น WebEx จะต้องเป็นเครื่องมือที่เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น แต่จริงๆแล้ว นี่เป็นหนึ่งในตััวเลือกที่ให้ Feature ค่อนข้างมากสำหรับ Free Plan และจากประสบการณ์ของ ASAP Project ที่เคยใช้งานร่วมกับลูกค้ามา จะเป็นตัวที่มีคุณภาพของ ภาพ และ เสียงที่ค่อนข้างดีมาก ส่วนหนึ่งเป็นเพราะว่า WebEx จะเกิดประโยชน์และคุณภาพสูงสุดในการใช้งานร่วมกับ Hardware อย่าง กล้อง และ Soundbar ที่สามารถติดตั้งไว้ในห้องประชุม รวมไปถึง WebEx Whiteboard ที่เอื้อให้การประชุมสำหรับธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบ (Creative & Design) เป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ เหมือนผู้เข้าร่วมประชุมจากอีกฝั่งหนึ่งสามารถมาวาดแก้ไขภาพ หรือ แบบ ตรงหน้าคุณเลย
Skype คือเครื่องมือ VDO Confence ยุคแรกๆ โดยเฉพาะการสื่อสารระหว่างประเทศในยุคที่สังคมออนไลน์ยังไม่เฟื่องฟู อย่างไรก็ตาม Skype ได้มีการพัฒนาเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ และเมื่อมาอยุ่ในอ้อมอกอย่างพี่ใหญ่ Microsoft Skype เองก็ยิ่งมีจุดเด่นในการทำงานร่วมกับเครื่องมือในส่วนของ Office365 ตัวอื่นๆ
Skype เป็นเครื่องมือที่แตกต่างจาก เครื่องมือตัวอื่นๆที่ยกตัวอย่างมาในบทความนี้ เพราะ Skype จะมีหน้า Listing ที่เริ่มจากบทสนทนาล่าสุดผ่านการ Chat เป็นหน้าหลัก ไม่ได้เป็นเพียง Live Chat ระหว่างการ Conference ซึ่งคุณสามารถเข้าไปทักทายคู่สนทนาผ่านการแชทหรือ Sticker ก่อนที่จะเริ่มการประชุมกัน ถึงแม้ว่า
Skype จะมีข้อจำกัดเรื่องผู้เข้าร่วมที่มีสูงสุดจำกัดได้ 50 คน แต่ในภาพรวมยังคงตอบโจทย์ในเรื่องพื้นฐานทั้งหมดในการทำ VDO Conference และยังคงจุดเด่นเดิมที่สามารถเชื่อมต่อกับการโทรผ่านเครือข่ายโทรศัพท์ธรรมดาได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้ ยังมีการพัฒนา Feature ใหม่ที่น่าสนใจอย่าง Real time Translation คือการที่ระบบจะขึ้น Subtitle ตามภาษาที่เราเลือก ซึ่งปัจจุบันรองรับ 10 ภาษา English, Spanish, French, German, Chinese (Mandarin), Italian, Portuguese, Arabic, และ Russian.
(ยังไม่มี Thai) ดังนั้น ASAP Project เองจึงยังไม่สามารถทดสอบเรื่องคุณภาพในการแปลได้
Google เองมีเครื่องมือ VDO Conference อยู่ทั้งหมด 2 ตัว คือ Hangout และ Meet
ทั้งนี้ Hangout จะเป็นตัวที่เล็กกว่า เหมาะสำหรับใช้ส่วนตัว หรือสำหรับ SME เล็กๆ ที่ไม่ได้ต้องการใช้ Feature อะไรมากไปกว่า การสนทนา Online พร้อม Screen Sharing และ Live Chat นิดๆหน่อย แต่ความสะดวกที่เราชอบมากๆก็คือ คุณสามารถลงตารางงานหรือทำนัดใน Google Carlendar โดยระบุวันเวลาพร้อมทั้งเลือกว่า นัดดังกล่าวเป็น การทำ VDO Conference เมื่อถึงเวลานัด คุณก็สามารถกดเข้าไปยัง Conference room ผ่านทาง Google Carlendar ได้เลยทั้งบน คอมพิวเตอร์ และ บน Smartphone (จริงๆ เครื่องมือหลายๆตัวก็สามารถทำได้โดยการเชื่อมต่อกับ Gmail Account แต่ของ Google เองจะสะดวกที่สุด)
ส่วน Meet นั้นจะมาพร้อมกับ GSuite ซึ่งมีค่าบริการเริ่มต้นที่ $6/month/user ซึ่งจะมีฟีเจอร์มากกว่า Hangout พอสมควร เช่น คุณสามารถตั้ง Vertual meeting room ตามกำหนดการ และใช้ร่วมกับการจองห้องประชุมในบริษัทได้ (เอาหน้า Google Meet ขึ้นบนจอทีวี จะมีกำหนดการให้เลยว่าจะมีประชุมไหนเกินกี่โมงที่ห้องไหน) ระบบสามาถให้รายงานได้ว่า แต่ละ Account มีการทำ Conference Meeting ไปกี่ครั้งเมื่อไหร่ แต่ละครั้งสั้นยาวขนาดไหน ใครเข้าร่วมประชุมบ้าง ซึ่งเป็นประโยชน์กับการตรวจสอบย้อนหลัง และสามารถ Record VDO ได้ใน Plan ที่สูงขึ้นไปของ GSuite อีกด้วย
มาถึงจุดนี้หลายคนอาจจะค่อนข้างสับสนและตัดสินใจไม่ได้ ASAP Project ขอแนะนำให้นึกถึงประเด็นดังนี้
มองลักษณะการประชุมการทำงานที่จะเกิดขึ้น ว่าคุณต้องมีผู้เข้าร่วม มาก หรือ น้อย
คุณต้องมีการใช้ Feature ในลักษณะ White Board หรือ Highlight ที่ต้องเขียนลงไปบนภาพที่ Present อยู่ในขณะนั้นหรือไม่
การะประชุมมีระยะเวลายาวนานหรือไม่
ทีมงานของคุณมีการใช้เครื่องมืออื่นๆที่สัมพันธ์กับตัวเลือก VDO Conference อะไรอยู่แล้วหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็น GSuite หรือ Microsoft365 เพราะนอกจากที่คุณจะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมแล้ว คุณจะได้ดึงประสิทธิภาพการทำงานของทั้งระบบ ออกมาใช้ได้เต็มทีอีกด้วย
ลองใช้ดูก่อน ไม่เสียหาย เพราะสุดท้ายคุณจะต้องลองดูว่าตัวไหนเข้า “จริต” การใช้งานของทีมคุณที่สุด
ลูกค้า และ Partner ของคุณ นิยมใช้เครื่องมือตัวไหนเพราะการใช้เครื่องมือตัวเดียวกันจะทำให้คู่สนทนาไม่ต้องเปลี่ยนเครื่องมือใช้งาน
สรุปการเปรียบเทียบเครื่องมือแต่ละตัว
ลองพิจารณากันดูนะครับ!
อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้เครื่องมือตัวไหนก็แล้วแต่ อย่าลืมสำรวจงานของตัวเองดูก่อนว่า เนื้องานส่วนไหนสามารถทำออนไลน์ หรือ Work from home ได้ และส่วนใดที่ไม่สามารถทำได้จริงๆ ซึ่งก็จะต้องพิจารณา หามาตรการในการจัดการเนื้องานในส่วนนั้นๆให้คงประสิทธิภาพสูงสุดไว้พร้อมกับความปลอดภัยของทีมงานทุกคน
แน่นอนว่าการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานนี้ อาจจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงบ้างในช่วงแรก แต่นี่ก็อาจจะเป็นก้าวสำคัญที่ทำให้ องค์กรทุกๆที่ได้เล็งเห็น และเริ่มปรับตัวทำ Digital Transformation ไปด้วยกัน